Comparativa de los mejores servicios de eSignature o firma electrónica

I. ¿Qué es la firma electrónica?

Las firmas en papel son anticuadas e implican mucho tiempo a la hora de obtenerlas. Las firmas electrónicas permiten a las empresas formalizar documentos jurídicos mediante la firma electrónica, evitando la firma presencial en papel, las impresoras y los escáneres. 

Los servicios de firma electrónica son muy populares hoy en día en todo tipo de sectores. Su aceptación y popularidad en el mundo de los negocios se debe a la propagación de la documentación digital, a las necesidades de mejorar la eficiencia de los procesos de trabajo y al aumento de las medidas de seguridad.

II. ¿Por qué elegir las firmas electrónicas en lugar de los documentos en papel?

En nuestro vertiginoso mundo de los negocios, se espera que las transacciones cotidianas se realicen de forma rápida, segura y eficiente. Los mejores servicios de firma electrónica se basan en la última tecnología y en los avances en materia de seguridad, lo que hace que las transacciones sean rápidas y seguras.

Durante el 2020, a causa del confinamiento general, muchas empresas encontraron en la firma electrónica la solución para seguir generando negocio.

Las industrias con mayor necesidad de seguridad confían en las firmas electrónicas para llevar a cabo sus negocios, incluyendo:

• Finanzas
• Seguros
• Agencias del gobierno local y nacional
• Contabilidad e Impuestos
• Atención médica
• Bienes raíces o inmobiliarios
• Legal

III. Beneficios del uso de los servicios de firma electrónica

• Rápido: Firmar documentos en segundos en lugar de días.
• Seguro: El papel puede ser robado o perdido. Las firmas son legales, seguras y verifican la identidad de cada firmante. 
• Escalable: Procesa múltiples documentos rápida y fácilmente.
• Se reducen los errores: Los estudios muestran que las empresas reducen los errores de procesamiento en un promedio de 90% al pasar a la modalidad electrónica.
• Flexible: Firma documentos en cualquier momento y en cualquier lugar, incluso desde dispositivos móviles.
• Fácil de usar: Cualquiera puede usar la firma electrónica, desde clientes y empleados hasta ejecutivos y equipos legales.
• Ecológico: Reducir el uso y el desperdicio de papel ayuda al medio ambiente.
• Rentable: Las firmas electrónicas ahorran dinero en gastos de envío y procesamiento.
• Aumenta la confianza de los clientes: Los clientes aprecian los negocios que usan tecnología segura y moderna.

IV. Los mejores servicios de firma electrónica: Una comparación retrospectiva

Aquí están nuestras selecciones de los mejores servicios de firma electrónica en el mercado actual.

1. CM Sign

CM Sign de CM.com es una aplicación de firma electrónica segura y rápida. CM Sign le permite cumplimentar documentos, acuerdos y contratos de forma eficiente sin necesidad de imprimir o escanear. 

CM Sign ofrece algunas características únicas que la diferencian de otros servicios de firma electrónica:

• Modelo de precios único: Paga un precio fijo solo cuando un documento se completa, no cuando lo envía. Sin firma no hay costes. 
• Usuarios ilimitados: Firma con tantos usuarios como quieras - sin cargos adicionales. 
• Resultados más rápidos: En promedio, las empresas que cambian a CM Sign completan el proceso de firma hasta siete días antes. 

Paquetes: Básico, Avanzado, Pro

Paquete Básico:

• Almacenamiento en línea
• Arrastrar y soltar el editor de documentos
• Vigilancia del estado en tiempo real
• Envío de documentos por correo electrónico
• Recordatorios y notificaciones automáticas
• Flujos de trabajo de firmas personalizadas
• Asistencia para la venta de billetes en horario de oficina

Paquete avanzado:

• Diseño: Marca y estilo personalizados
• Métodos de pago conectados
• Autenticación de dos factores (2FA) a través de SMS y voz
• Soporte de tickets, chat y teléfono en horas de oficina
• Paquete Pro: - Precio disponible bajo petición

Paquete Pro:

• Integrar sus sistemas existentes a través de la API
• 99,9% de garantía de funcionamiento
• Integración de CRM personalizada
• Utiliza tu propio servidor de correo y plantillas
• Integración personalizada con su aplicación web

¿Te gustaría probar CM Sign sin compromiso? Solicita una demostración del servicio con uno de nuestros expertos.

2. DocuSign

DocuSign es una aplicación de firma electrónica que permite enviar y recibir formularios y colaborar con otros firmantes en tiempo real:

Características básicas

• Solo un usuario
• Límite: 5 documentos / mes
• Aplicación móvil

Características Paquete Personal Plus:

• Hasta cinco usuarios en línea
• Recordatorios y notificaciones
• Marca personalizada
• Comentarios

Características Paquete Standard Plus:

• Recordatorios y notificaciones
• Recaudar los pagos
• Campos avanzados
• Apéndices del firmante
• Envío agrupado

INCONVENIENTES:

• Se debe pagar una tarifa adicional para verificar la identidad del destinatario a través de un control de identidad de la RSA o por teléfono.
• El servicio de asistencia (teléfono, chat y correo electrónico) no es gratuito.

3. HelloSign

HelloSign, es una compañía de Dropbox, ofrece una gama de servicios incluyendo formularios móviles y capacidades de fax en línea.

Características básicas:

• Tres solicitudes de firma por mes
• Un remitente
• Integrado con Google Drive
• Notificaciones de estado
• El seguimiento de la auditoría

Características paquete uno más gratis:

• Solicitudes de firma ilimitadas
• Cinco modelos
• Validación de datos

Características: Paquete "Essentials plus":

• Cinco remitentes
• Añadir la imagen de marca
• Firma personal
• Código de acceso del firmante
• Visión general de las transacciones del equipo

INCONVENIENTES:

• No hay integración con los programas de procesamiento de pagos.
• Difícil de configurar y sincronizar con las aplicaciones de Google.
• Los riesgos de seguridad de enviar documentos por correo electrónico abierto.

4. PandaDoc

PandaDoc es un software alojado en la nube que permite a los usuarios crear, entregar, compartir y hacer un seguimiento de los documentos en línea con una función integrada de firma electrónica.

Características básicas: 

• Plantillas
• Tablas de precios
• Análisis de documentos
• Editor de documentos "Drag and Drop"

Características Paquete "Essentials plus":

• Integración del CRM
• Biblioteca de contenidos
• Marca personalizada
• Flujos de trabajo con aprobación

Características Business plus:

• Soporte SSO y roles de usuario personalizados
• Un número ilimitado de equipos de trabajo
• Integración con Saleforce
• Presentación de informes sobre el rendimiento y el contenido de los usuarios

INCONVENIENTES:

• No está diseñado para equipos, solo puede trabajar una persona a la vez en el mismo documento.
• Capacidades de diseño limitadas.
• Existen pocas integraciones de aplicaciones disponibles.

Ahora que hemos comparado los mejores servicios de firma electrónica, vamos a tratar algunas preocupaciones comunes sobre ellos.

V. ¿Son seguras las firmas electrónicas?

En una palabra, sí. Las firmas físicas o " mojadas " pueden ser falsificadas, lo que conduce al robo de identidad y al fraude. Las firmas eléctrónicas en cambio, tienen capas de autenticación y seguridad incorporadas que crean un rastro característico, detallando cuando un documento fue abierto, visto y firmado.

VI. ¿Son legales las firmas electrónicas?

La firma electrónica tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita o un sello estampado. Aunque todavía hay documentos que requieren firmas manuscritas (como testamentos, documentos de divorcio y adopción y órdenes judiciales, entre otros), las firmas electrónicas son ampliamente aceptadas para muchos usos legales.

1. La firma electrónica es válida en todos los países de la Unión Europea e incluso en los Estados Unidos.
2. El firmante es quien dice ser, y su identidad y firma están autenticadas.
3. El firmante debe tener una clave privada utilizada para crear la firma electrónica.
4. La intención de la transacción es clara y el firmante acepta el proceso y el método de firma.
5. Las firmas se invalidan si se alteran o manipulan los datos que las acompañan.

VII. Envía documentos de forma rápida y segura con Sign de CM.com

¿Estás [email protected] para empezar a usar la firma electrónica? CM Sign de CM.com incluye más características básicas y ofrece un soporte técnico inigualable las 24 horas del día, los 7 días de la semana. No es necesario instalar ningún software, aplicaciones o programas especiales para empezar.

Pague solo cuando un documento esté completamente firmado, no cuando lo envíe. Las empresas que se cambian a la firma completan el proceso de firma hasta 7 días más rápido, lo que acelera el procesamiento de los documentos y reduce los costes.