¿Por qué la firma electrónica móvil es una solución ante una emergencia sanitaria?

Desde la entrada en vigor del Reglamento europeo eIDAS en julio de 2016, una firma electrónica puede ser "simple", "avanzada" o "calificada" y goza de la misma condición y los mismos efectos jurídicos que su equivalente manuscrito.

Ahorra tiempo, mejora la seguridad de tus documentos y aumenta la productividad de las empresas. Sin embargo, la firma electrónica lucha por convencer a los profesionales. Según una encuesta de OpinionWay realizada en abril de 2020, menos de la mitad de las empresas con 500 empleados utilizan esta tecnología y sólo el 8% de los gerentes la utilizan, aunque el 87% de ellos tienen que firmar documentos administrativos y comerciales varias veces a la semana.

A pesar de sus innegables cualidades, las soluciones de firma electrónica de primera generación sólo funcionaban en computadoras con software específico. Pero la situación ha cambiado y una nueva generación de soluciones nos permiten firmar desde un terminal tan universal como el smartphone, pero también a través de soluciones de mensajería instantánea.

La solución empresarial en el teletrabajo

Con la crisis sanitaria causada por la Covid-19, decenas de millones de personas fueron confinados a sus casas durante dos meses, y la introducción del teletrabajo - que continuó durante los largos meses de desconfinamiento – en ocasiones ha desorganizado la gestión habitual de las empresas. Con el confinamiento, los ejecutivos no podían firmar ningún documento en papel: ya sea una modesta cuenta de gastos o la renovación de un contrato estratégico con su mayor cliente.

Afortunadamente, la tecnología aplicada a la firma electrónica móvil permite asegurar los intercambios entre los altos ejecutivos de una empresa, pero también entre los ejecutivos y sus empleados, por no hablar de los intercambios entre estos empleados y los clientes de la empresa.

Y lo que todos estos empleados tienen en común, ya sea aquellos que estuvieron confinados en sus casas, segundas casas u oficinas, es que estaban equipados con un teléfono móvil, que les permitía ver un documento, ser autenticados, firmarlo o incluso recibir un simple mensaje de texto como recordatorio. Los archivos o contratos, a veces almacenados en una caja fuerte digital, cuentan con un sello de tiempo certificado y, por lo tanto, son perfectamente únicos y válidos.

Una solución para asegurar tu relación con el cliente

Si las empresas pueden comprender los beneficios de una solución de firma electrónica móvil en su relación con sus empleados, también pueden convertirla en un activo para su relación con los clientes, en particular poniendo de relieve su dimensión sanitaria.

Ya sea simple, avanzada o cualificada, la firma electrónica móvil es por definición una medida de "barrera", ya que no circulan documentos de papel potencialmente portadores de virus. Y, contrariamente a lo que a veces exigen algunos repartidores, al pedir una firma manuscrita en la pantalla táctil de su tableta, la firma electrónica móvil no requiere una firma manuscrita y se realiza en la pantalla del propio teléfono inteligente, con lo que se reducen las interacciones sociales.

Seguridad en la firma, integridad de los datos, trazabilidad de los intercambios: la firma electrónica cuenta con muchas ventajas. Pero en la “nueva normalidad" con millones de empleados y consumidores todavía confinados, la firma electrónica móvil es la única que puede combinar la universalidad y el cumplimiento de las normas de salud, y por lo tanto podría convertirse en indispensable para las empresas que deseen sobrevivir a la Covid-19 y sus consecuencias.