Les meilleures manières de communiquer en cas d’urgence

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Sécurité de communication en cas de crise

Actuellement, il existe de nombreux outils dont vous pouvez disposer pour alerter vos employés, vos clients ou même la population en cas d’urgence. Mais quelle est la manière la plus rapide d’atteindre un grand nombre de personnes quand le temps est compté ? Voici quelques conseils qui vous permettront de communiquer de manière efficace en situation urgente.

Si vous désirez alerter un grand nombre de personnes, par exemple quand une catastrophe de grande ampleur se produit, les réseaux sociaux sont votre meilleure option. Ces plateformes sont faciles à utiliser et vous permettent d’envoyer rapidement des messages. Ces derniers se répandent rapidement, grâce aux fonctions de partage. Vous pouvez également demander aux utilisateurs de réseaux sociaux de poster des informations pertinentes sur l’évolution de leur situation. En cas d’incendie ou d’attaque par exemple, disposer de rapports et d’images de témoins des scènes vous permet de déterminer la prochaine étape à suivre pour résoudre la crise au plus vite. 

Faire passer l’information

Les réseaux sociaux sont donc des outils très efficaces pour communiquer en cas de désastre qui toucherait une large fraction de la population. Cependant, il existe aussi des cas où les organisations et les entreprises vivent des crises internes et ne désirent pas forcément diffuser l’information au monde entier. Certes, il est possible de communiquer avec son personnel via les réseaux sociaux, mais il s’agit là d’un risque puisque vous pouvez rapidement perdre le contrôle de la manière dont votre message est partagé et interprété. Ce n’est donc pas la meilleure option quand vous désirez communiquer avec un groupe spécifique d’employés.  

Par contre, vous disposez normalement des données de contact de vos employés. Vous pouvez donc alerter ces personnes directement au travers de notifications. Le processus est bien plus simple si vous avez pensé auparavant à segmenter vos données en fonction de l’emplacement de vos employés et d’autres critères pertinents. En envoyant des notifications Push au travers de l’application de votre société, vous pouvez alerter rapidement et à moindres coûts votre personnel de pannes de systèmes, de failles de sécurité ou de toute autre situation qui requiert une intervention immédiate. 

Communiquer sans avoir recours à Internet

Si vous n’avez pas d’application propre à votre entreprise ou si les personnes que vous devez contacter ne disposent pas de connexion internet, ni les réseaux sociaux, ni les notifications Push ne vous permettront de les alerter. Dans ce cas-là, la meilleure option est d’envoyer des SMS. Comme les participants d’une interview de CNN l’ont bien dit,  « l’SMS est la base de la communication par téléphone. Et parce que tous les appareils sont capables de réceptionner des SMS, vous disposez toujours d’un niveau minimum de communication ». C’est pourquoi, si vous devez atteindre une population qui ne dispose que d’un accès limité à Internet, ou si une catastrophe altère votre réseau Internet, ou encore si votre cible ne possède pas de smartphone, la meilleure option est d’envoyer des SMS. Si vous autorisez vos récepteurs à envoyer des réponses, vous pouvez disposer d’informations sur l’évolution des évènements de la part de témoins, tout comme sur les réseaux sociaux. 

Combiner plusieurs canaux de communication pour alerter de manière plus efficace 

L’SMS est donc une bonne manière de communiquer avec son audience en temps de crise. Mais il peut se révéler encore plus intéressant de disposer de plus d’un canal de communication pour lancer des alertes en cas de catastrophe. Multibel est une société qui a développé un système d’alertes et de communication de crise au travers duquel les sociétés peuvent atteindre instantanément un large groupe de personnes au travers d’une seule action. Multibel offre la possibilité de lancer des alertes via e-mail, appels téléphoniques et SMS. Ces derniers sont livrés au travers de la solution SMS Gateway de CM. 

Une autre manière de combiner les avantages de différents canaux de communication est d’utiliser la solution de Messaging Hybride de CM. Avec cette solution, vous pouvez envoyer des messages Push à toutes les personnes qui disposent de votre application et communiquer ainsi à moindres coûts. Si votre cible ne dispose pas de votre application ou d’une connexion internet, notre plateforme enverra automatiquement l’alerte via SMS. De cette façon, vous êtes sûr d’atteindre le maximum de personnes. Vous désirez en savoir plus sur le Messaging Hybride ? Par ici >

La base de tout système d’alerte

Choisissez l’outil qui correspond le plus à votre entreprise et qui répond à vos besoins spécifiques. Pensez à anticiper le type de crises qui pourrait frapper votre société, même celles qui semblent improbables. Copiez de préférence votre liste de contact dans une liste CRM pour avoir tout ce dont vous avez besoin en un clic en cas d’urgence. 

Que vous optiez pour une solution SMS, Voix (appels téléphoniques), E-mail, ou de Messaging Hybride, les mêmes principes de base s’appliquent. Soyez concis et expliquez clairement ce que vous attendez du destinataire. Faites part de la situation (ex : « incendie »), expliquez les étapes à suivre (ex : « Fermez les portes et les fenêtres, restez calme »,...)  et dites où votre audience peut trouver plus d’informations 

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Charlotte van Raak

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