Organisez le suivi des prélèvements automatiques qui ont échoué avec AutoCollect

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AutoCollect: Paiements mobiles

Que vous soyez un entrepreneur qui débute ou un administrateur de comptes financiers expérimenté, vous avez probablement déjà été confronté à des erreurs de prélèvements automatiques. Le problème, c’est que le suivi des paiements qui ont échoué est bien souvent source de transactions inutiles et de pertes de temps. Que faire quand on est confronté à ces codes d’erreur et existe-il une manière de résoudre automatiquement ces problèmes?

Nous expliquons ci-dessous ce que les codes d’erreur les plus communs signifient et nous vous offrons quelques conseils qui vous permettront de savoir comment réagir face à ces erreurs de prélèvements. Comme vous le verrez, ces codes d’erreur demandent souvent un ajustement manuel, ce qui implique que le recouvrement de créances se révèle souvent chronophage, en plus de vous coûter de l’argent.

Les codes d’erreur qui indiquent l’échec de prélèvements automatiques:

  • Equilibre AM04 insuffisant: si le débiteur ne dispose pas d’assez de fonds, ce qui est un problème récurrent chez les entrepreneurs B2C, vous pouvez réitérer le prélèvement. En général, il y a une grande probabilité que l’erreur arrive au début du mois, peu de temps après que les salariés aient été payés.
  • Autorisation incorrecte MD01 et MD02: L’autorisation n’est pas enregistrée, ou bien le débiteur a annulé l’autorisation. Si vous êtes dans cette situation, vous devez contacter le débiteur pour que l’autorisation soit correctement enregistrée. Il est aussi possible que le débiteur ait paramétré l’autorisation pour un montant maximum inférieur à celui de la dette (code SL01). Si c’est le cas, vous devez lui demander d’augmenter ce plafond.
  • Erreur non spécifiée MS03: L’échec du prélèvement peut aussi être causé par une erreur administrative. Vérifier d’abord si les données encodées, comme le nom et le numéro IBAN par exemple, sont justes. Si il s’agit d’une erreur administrative, vous pouvez la corriger et renvoyer l’ordre de prélèvement direct. A l’inverse, si les données sont correctes, l’origine de l’erreur doit se trouver ailleurs. Il est par exemple possible que le débiteur soit décédé ou que le prélèvement ait été refusé. Si c’est le cas, contactez la banque ou votre client pour obtenir plus d’informations et connaitre les étapes à suivre pour régler la situation.

Il existe encore d’autres types de codes d’erreur auxquels vous pourriez être confrontés pour les prélèvements direct. Toutes sont différentes mais elles partagent le même défaut: elles vous font perdre du temps à cause des démarches administratives que vous devez effectuer pour faire en sorte que la facture soit payée. Un bon suivi de l’échec de payements n’est pas seulement important pour obtenir la réception du payement, c’est aussi une démarche essentielle à effectuer pour maintenir des bonnes relations avec vos clients.

Choisir la bonne intonation, le bon canal de communication, le bon timing et la bonne méthode de payement sont des éléments qui peuvent transformer cette expérience a priori négative en une opportunité de contact positif avec votre client. Les traitement administratifs et la perte de temps engendrés par une erreur de prélèvement peuvent tous deux être contournés par l’automatisation du processus de recouvrement de dettes et du suivi des prélèvements qui ont échoué. De cette manière, vous pouvez toujours réagir de manière adéquate, sans que cela nécessite beaucoup de travail supplémentaire.

Le prélèvement automatique avec AutoCollect:

AutoCollect est un produit développé par CM qui reconnait les codes d’erreurs et tente automatiquement d’effectuer un prélèvement si le premier à échoué. Si cela ne marche pas, un suivi sera automatiquement envoyé par SMS ou par e-mail, avec un lien de payement inclus. De cette manière, le débiteur peut facilement effectuer le payement.Le tableau de bord d’AutoCollect offre une vue d’ensemble des payements qui ont échoué et de ceux qui sont parvenus à bon port. Le débiteur peut être contacté via l’option de contact présente sur le tableau de bord. Ces rapports sont aussi enregistrés sur AutoCollect, ce qui simplifie votre administration qui est reste alors à jour.

Vous désirez en savoir plus sur AutoCollect et les possibilités d’automatiser vos procédures de prélèvements pour sauver du temps et de l’argent ? Contactez Xander de Jong pour obtenir gratuitement des conseils sur les services que nous pouvons offrir à votre entreprise.

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Charlotte van Raak

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