Pourquoi et comment adopter la signature électronique ?

Quel est l’intérêt d’opter pour la signature électronique ?

La signature électronique n’est pas une simple signature manuscrite numérisée. En effet, la signature électronique est nettement plus fiable et technologiquement sophistiquée.

Elle garantit l'intégrité d'un document. En effet, il n'a pas été modifié entre le moment où l'auteur l'a signé et le moment où il est consulté. De plus, elle authentifie l'auteur au passage. La falsification est rendue quasi impossible.

Les atouts légaux de la signature électronique

1. La signature électronique est réellement authentique et infalsifiable.

2. L'identité du signataire se retrouve immanquablement, l’usurpation d’identité n’est pas possible.

3. Nul ne peut se faire passer pour le signataire, car elle garantit l'intégrité du document, celui-ci une fois signé, ne peut plus être modifié. Il faudra émettre une nouvelle version si des modifications sont nécessaires après signature. L'horodatage et l’archivage identifient toutes les modifications à chaque seconde.

4. Enfin, elle est irrévocable. Le signataire ne peut pas revenir en arrière : c’est la garantie de « non-répudiation ».

La signature électronique adapté à la vie du monde d’après

Rapide, pratique, écologique, la signature électronique respecte aussi les normes sanitaires.

• Saine : Il n’y a pas de contact physique avec un terminal, une feuille, un échange de stylos ou de poignée de mains, puisque chaque personne peut signer avec son propre matériel. La signature électronique est donc adaptée aux situations de confinement imposées par le Covid-19 ou aux distances géographiques. Vous pourrez envisager votre champ d’action au territoire national ou international grâce à la signature électronique.

• Ecologique et économique : la signature électronique permet de signer un document sans se déplacer, ni envoyer de courrier papier (c’est bien le principe). En effet, elle annule l’usage de la voiture et de carburant, les commandes de papier et d’encre, les coûts d’affranchissement, ce qui confère un répit significatif pour l’environnement. Elle permet la dématérialisation des documents et des gains de place dans les locaux. Les émissions de CO2 liées à cette banale activité se limitent à l’usage du numérique.

• Simple : tout se passe par email via le partage d’un lien accessible pour le client signataire par mobile, tablette, ordinateur.

• Rapide : grâce à la signature électronique, les entreprises accélèrent le rythme des transactions. Il est pratique de rédiger un document, de le télécharger, puis d’envoyer un lien à tous les signataires qui peuvent réagir rapidement si tous les éléments contractuels sont validés. Quelques heures suffisent pour signer au lieu des 15 jours minimum observés en version papier.

• Gain de temps considérable pour les Dirigeants, Directions financières et administratives, les Commerciaux, les RH, les clients, les futurs collaborateurs. Bref tous les acteurs de la vie économique dans son ensemble.

"Notre marque de bijoux ne signe pas de grands volumes de documents, le détaillants avec lesquels nous travaillons est limité. Cependant le processus de signature des contrats était insupportable et la recherche d'alternatives impérative." affirme Jacco TAS, CEO de Buddha Joaillerie

Quelle technologie? L’API se connecte à votre informatique

Oubliez stylos et clés USB ! Pour envoyer un document à faire signer, il suffit d’utiliser son mobile, tablette ou ordinateur. Pour engager un signataire dans la signature d’un contrat en ligne, il faut que la fonction téléchargement de contrats ou de documents numériques se fassent au format .pdf

Mais surtout, vérifiez que votre système de signature soit :

• un logiciel de signature électronique qui se connecte à votre système informatique par API. Grâce à ce système vous pourrez proposer des documents à signer depuis n’importe où.

• un outil d'authentification de l’identité numérique qui vérifie par un certificat électronique, l'auteur comme le destinataire. Ce Certificat peut être dit simple ou qualifié, selon le niveau de sécurité recherché standard, avancé, pro.

• La signature électronique correspond à une suite de caractères chiffrés, bien qu'ils soient cachés par un paraphe. C’est ce qu’on appelle la cryptographie asymétrique, c’est ce qui la rend quasiment infalsifiable.