Ticketing

7 C’s om je voor te bereiden op een Coronaproof evenement

Er schijnt (led-)verlichting aan het einde van de tunnel, veel signalen wijzen erop dat vanaf deze zomer evenementen weer door mogen gaan. Desalniettemin, blijft het onzeker en is er een grote kans dat er meerdere maatregelen van kracht zullen zijn. De twijfel slaat bij veel organisatoren toe, wachten op groen licht of niet? Wij delen graag 7 tips om met behulp van CM.com’s software onder voorbehoud van start te gaan met de voorbereidingen voor een coronaproof event.

ticketing-7-c's

C-tip 1: Customization & Online Tickets

De eerste stap voor een veilig evenement, groot of klein, is het online vooraf verkopen van tickets. Afgelopen jaren maakte nog veel evenementen gebruik van deurverkoop. Naast dat dit minder efficiënt is, verhoogt het ook het aantal contactmomenten. Dit kan je oplossen door een self-service ticketshop voordelig en eenvoudig te starten.

De CM.com ticketshop kan ingesteld worden zodat tickets gepersonaliseerd moeten worden. Net als bij een vliegticket zijn deze tickets dan gekoppeld aan een persoon. Op deze manier heb je van iedere bezoeker gegevens en kan je iedereen op de hoogte houden van (corona) updates (zie C-tip 3: Communicatie). Om real-time inzichten te ontvangen welke bezoekers daadwerkelijk aanwezig waren op je evenement bieden we bij CM.com gratis scan software (iOS/Android) aan. Dit kan waardevol zijn voor follow-up communicatie.


C-tip 2: Creatief Aanbetalen

Doordat het nog niet zeker is dat evenementen deze zomer zullen doorgaan, zijn veel bezoekers huiverig om de volle pond voor een ticket te betalen. Een manier om dit op te lossen is door het gebruik van aanbetalingstickets. Bij aanbetalingstickets vraag je een X bedrag van de reguliere ticketprijs als voorschot en het overige bedrag bij definitieve goedkeuring. Deze betalingsconstructie handmatig uitvoeren is een tijdrovend proces, maar kan door middel van onze Mobile Marketing Cloud volledig geautomatiseerd worden.

Het werkt als volgt; bij de aanbetaling worden alle bezoekers geregistreerd in het Customer Data Platform (CDP). Vanaf het moment dat er een officiële GO voor jouw evenement is, wordt er een automatische campagne in gang gezet die naar alle bezoekers een bericht verstuurd (e-mail, SMS) met een landingspagina inclusief een betaallink voor het resterende bedrag. Wanneer een bezoeker deze betaling na een bepaalde periode niet heeft afgerond wordt er een herinnering verstuurd. Mocht in het slechtste geval jouw evenement toch niet doorgaan, kan je ook via een landingspagina de keuze geven voor terugstorten van het bedrag, een voucher voor volgend jaar of een donatie. 


C-tip 3: Communicatie

Wanneer je de knoop hebt doorgehakt, en je online ticketshop online staat, is het tijd je evenement te promoten. Als jouw evenement al vaker heeft plaatsgevonden is de kans groot dat je beschikt over bezoekersdata. Deze informatie kan eenvoudig worden gecentraliseerd in een CDP. Vanuit hier kan je doelgerichte communicatie (e-mail, SMS, WhatsApp) automatiseren door middel van de Mobile Marketing Cloud – in dit geval met de aankondiging van je evenement.

Naast het promoten kan je mobiele communicatie ook inzetten voor het delen van belangrijke updates voor, tijdens en na het evenement. Relevante voorbeelden in deze tijd zijn onder andere:

  • Herinnering voor aanmelding coronatest
  • Overzicht maatregelen (extra toiletten, hand sanitizers & barren, geen afsloten tenten, etc.)
  • Informatie waar bezoekers kunnen parkeren of welke ingang ze moeten gebruiken
  • Looproutes om publieksstromen te sturen
  • Enquête over de coronaproof ervaring

rich profile ticketing

C-tip 4: Chatbot

Om communicatie met je bezoekers efficiënt te laten verlopen kan je gebruik maken van een scripted chatbot. Dat is een chatbot bijvoorbeeld in WhatsApp, met standaard vragen en antwoorden. Twee voorbeelden waar dit voor ingezet kan worden zijn; FAQ’s & een health check. Doordat je evenement waarschijnlijk op een andere manier zal plaatsvinden dan voorheen, zullen sommige bezoekers vooraf vragen hebben. Grote kans dat veel bezoekers dezelfde vraag hebben. Door de bezoekers d.m.v. een chatbot door een keuzemenu te leiden komen ze bij de juiste vraag en antwoord uit. Daarnaast kan je de scripted chatbot ook inzetten voor de healthcheck door bezoekers vooraf vragen voor te leggen om te bepalen of ze gezond zijn. 


C-tip 4: Covid-check

Momenteel is de verwachting dat bij elk evenement deze zomer een corona toegangsbewijs nodig is (vaccinatiebewijs of negatief testbewijs). Afgelopen periode hebben er meerdere testevenementen bewezen dat dit een positief effect heeft op het tegengaan van verspreiding. Een geldig bewijs kan worden aangetoond door middel van een groen vinkje in de CoronaCheckApp. Door onze ervaring met de “Back to Live” Fieldlab Evenementen helpt ons Customer Success team je met een passende oplossing om het entree proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Daarnaast bieden we scan hardware aan die gekoppeld kan worden aan de CoronaCheckApp voor snelle controle. 


C-tip 6: Crowd Control

Door het inzetten van slimme technologieën kun je eenvoudig bezoekersstromen managen. Dit start al bij het ontvangst. Door middel van Ticketing Timeslots voorkom je drukte bij de ingang. Bezoekers kiezen bij het kopen van hun ticket een gewenst tijdslot en bevestigen deze bij check-out. Op het ticket komt een QR-code te staan welke kan worden gescand bij ontvangst op het gekozen tijdstip. Door middel van mobiele communicatie kan je de bezoekers herinneren dat hun ticket enkel geldig is op het gekozen tijdstip, om alsnog piekmomenten te voorkomen.

Ook gedurende het evenement is crowd control belangrijk om drukke plekken te vermijden. Een efficiënte oplossing hiervoor is om met behulp van de Mobile Marketing Cloud te communiceren met je bezoekers en aandacht te vestigen op rustige plekken (bijvoorbeeld: tweede drankje gratis bij bar X). Hierdoor houd je ook interactie gedurende het evenement en verhoog je de klantbeleving. 


C-tip 7: Cashloos Betalen

Om de contactmomenten zo veel mogelijk te beperken gedurende het evenement, is cashloos betalen een oplossing, of in het geval van evenementen “muntloos”. Dit kan heel eenvoudig zonder het aanschaffen van elektronische hardware (bv. oplaadbare passen) door middel van Mobile Order. Vaak hebben de bezoekers hun mobiel bij zich, dus waarom hen niet via hun mobiel laten bestellen?

Bezoekers komen in de bestelomgeving door middel van een QR-code, link of integratie in de evenement-app. Hier bestellen ze hun drankjes en hapjes en rekenen ze meteen af. Nadat de bestelling is geplaatst, kan de bestelling op het aangegeven moment worden opgehaald of door personeel worden uitgeserveerd. Buiten dat het contactmomenten minimaliseert zijn er nog andere voordelen voor zowel organisator en bezoeker. Lees hier hoe het vorig jaar is ingezet bij De Tuin van 2020. 

ticketing mobile order

CM.com to the rescue

De regelgeving vanuit de overheid rondom evenementen verandert constant. Hierdoor weten veel organisatoren niet waar ze moeten beginnnen met de voorbereidingen voor hun evenement. Bij CM.com hebben we flexibele techniek klaar staan dat inspeelt op deze constante verandering. Hiermee willen we organisatoren helpen om een veilig evenement te realiseren. We begrijpen dat elk evenement om een andere oplossing vraagt en denken graag me je. Ons ervaren sales-team gaat graag met je in gesprek om te bekijken welke mogelijkheden er voor jou zijn.

Ben jij benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Neem contact met ons op!

Spreek een expert
Spreek een expert

Laatste artikelen

Is this region a better fit for you?

Go