Crisiscommunicatie: waarschuwingen via mobiele telefoons

3 minutes read

crisiscommunicatie veiligheid

In een crisis- of noodsituatie heb je verschillende communicatiemiddelen ter beschikking om je werknemers, bezoekers of zelfs hele populaties te bereiken. Maar wat is nu echt de snelste manier om een groep mensen te bereiken als iedere seconde telt? We geven je enkele tips voor succesvolle crisiscommunicatie met behulp van mobiel.

Verspreid het woord

Als je snel veel mensen moet bereiken, bijvoorbeeld bij een nationale noodsituatie, biedt social media veel mogelijkheden. Dankzij het gebruiksvriendelijke en onmiddellijke gebruik ervan kun je je bericht of kennisgeving gemakkelijk en snel verspreiden. Belangrijke waarschuwingen worden namelijk al snel door de gebruikers gedeeld met hun netwerk. Je kunt ook aan social media-gebruikers vragen om relevante informatie over hun situatie te delen. Denk bijvoorbeeld aan een brand of een aanval. Rapporten en beeldmateriaal van mensen in het getroffen gebied kunnen helpen om de situatie zo snel mogelijk onder controle te krijgen.

Social media is daarom een zeer effectief hulpmiddel om mensen te waarschuwen in geval van nood. Toch kan het zijn dat organisaties, afhankelijk van de situatie, niet willen dat een bericht over een (interne) crisis wereldwijd bekend wordt gemaakt. Met crisiscommunicatie via sociale media kun je snel de controle verliezen over de manier waarop het bericht wordt gedeeld, geïnterpreteerd en hoe erop wordt gereageerd. Het is duidelijk dat dit niet wenselijk is wanneer je bericht gericht is voor een geselecteerde groep werknemers.

Gericht bereik voor interne waarschuwingen

In geval van een intern noodgeval, heb je meestal de contactgegevens van alle medewerkers die geïnformeerd moeten worden. Deze gegevens, bij voorkeur gesegmenteerd op locatie en andere relevante criteria, geven je de mogelijkheid om notificaties te sturen naar de getroffen personen. Door de snelle en kosteneffectieve pushberichten te versturen via je bedrijfsapplicatie, kun je medewerkers informeren over een stroomstoring, beveiligingsbreuk of een andere situatie die hun onmiddellijke aandacht vereist.

Als je niet beschikt over een eigen applicatie of als je doelgroep mogelijk geen internetverbinding heeft, zullen social media en pushberichten niet voldoende zijn. In dat geval is SMS je meest betrouwbare optie. Zoals wordt besproken in een CNN interview vormt “SMS de basis van database communicatie via telefoons. En omdat elk systeem SMS ondersteunt, kan je hier altijd op rekenen voor crisiscommunicatie.” Als je mensen moet bereiken in gebieden met beperkte internettoegang, als de internetverbinding mogelijk getroffen is of als je ontvanger niet beschikt over een smartphone, biedt SMS uitkomst. Net als met social media, kun je bij SMS ook vragen om een reactie als je ‘replies’ inschakelt. 

Platforms combineren in tijden van crisis

In plaats van te vertrouwen op één communicatiemiddel, kun je ook meerdere kanalen combineren om je publiek effectief te bereiken in een nood- of crisissituatie. MultiBel is één van de bedrijven die een alarm- en crisiscommunicatietool heeft geïntegreerd waarmee in één handeling onmiddellijk een grote groep mensen kan worden geïnformeerd. Hiervoor gebruikt MultiBel e-mail, telefonie (voice) én SMS via het CM platform.

Een andere mogelijkheid om de voordelen van meerdere middelen te combineren is Hybrid messaging. Met Hybrid verzendt je snel kostenefficiënte Pushberichten naar iedereen die jouw app heeft geïnstalleerd. Heeft de ontvanger de app niet geïnstalleerd of heeft hij geen internetverbinding? Dan wordt via ons platform automatisch een melding via SMS verstuurd. Op deze manier heb je maximaal bereik tegen minimale kosten.

Tips voor crisiscommunicatie

Afhankelijk van je bedrijf en verantwoordelijkheden, moet je kiezen voor het communicatiemiddel dat het beste past bij de mogelijke doelgroepen die je wil bereiken. Dit betekent dat je moet anticiperen op iedere mogelijke crisis die kan optreden, inclusief situaties die waarschijnlijk nooit voor zullen komen. Zorg er ook voor dat je de contactgegevens in je CRM hebt opgeslagen zodat je met één druk op de knop iedereen kan waarschuwen.

Of je nu kiest voor SMS, Voice, E-mail, Push of Push met SMS fallback (Hybrid), de basisprincipes zijn steeds hetzelfde. Wees kort en bondig in je communicatie en vermeld duidelijk welke actie de ontvanger moet nemen. Vermeld de situatie (bijvoorbeeld brand met giftige dampen) en leg de nodige stappen uit (Sluit deuren en ramen, waarschuw anderen in je omgeving en blijf kalm). Leg uit waar ze meer informatie kunnen vinden (bijvoorbeeld zet radio of tv aan). Natuurlijk gaat het in dit voorbeeld om een ramp van behoorlijke omvang, maar dezelfde principes zijn van toepassing op minder kritieke situaties zoals een stroomstoring in je bedrijf.

  1. Stuur een notificatie over de situatie
  2. Leg uit welke stappen er genomen moeten worden, in de juiste volgorde
  3. Verwijs ze naar de juiste bron voor meer informatie
  4. Houd je ontvangers op de hoogte van de situatie

Veel organisaties maken al gebruik van ons platform voor waarschuwingen en crisiscommunicatie. Wij gebruiken onze ervaring graag om je te helpeneen effectieve crisiscommunicatiestrategie op te zetten met de juiste tools voor je doelgroep en risico’s.

Neem contact met ons op voor meer informatie of ga direct zelf aan de slag met onze SMS en Hybrid oplossingen.

CONTACT



Verder lezen

Vorige Breng je klantenservice naar een hoger niveau
Volgende Hoe optimaliseer je de customer journey van de reiziger?
Terug Terug naar nieuwsoverzicht

Interessant? Deel het met je netwerk!

Over de auteur

Charlotte van Raak

Connect met Charlotte via

LinkedIn.