Waarom eventorganisatoren hun eigen bezoekersdata zouden moeten bezitten en beheren.

Waarom is het een risico om alleen afhankelijk te zijn van social media en e-mailmarketing? 

Veel organisatoren van evenementen gebruiken social media om te communiceren met hun doelgroep, hen uit te nodigen voor events en om tickets of extra’s te verkopen. Deze strategie kan effectief zijn, zeker als budget geen issue is, als je veel tijd en middelen hebt en als je een team van influencers of ambassadeurs aan je zijde hebt. Maar bij de meeste organisatoren is dat niet het geval waardoor het richten van al je inspanningen op social media en e-mailmarketing een risicovolle strategie kan zijn. En dit is waarom:

1. Evenementen zijn vaak lastig te promoten; er zijn honderdduizenden evenementen en er is slechts een bepaald aantal (potentiële) bezoekers dat de mogelijkheid heeft om daadwerkelijk te komen en geld uit te geven. Door COVID-19 zal dit waarschijnlijk nog moeilijker worden omdat de evenementenkalender voller zal zijn. Daarnaast kan het gebeuren dat, als gevolg van de beperkende maatregelen, veel line-ups er min of meer hetzelfde uitzien omdat artiesten en sprekers ook te maken hebben met regels en reisverboden. Dat maakt het moeilijker voor een event om op te vallen. 
2. Het gemiddelde bereik van een bericht op social media is slechts 5.2%. Dat betekent dat ongeveer één op de 19 mensen in jouw community je mededelingen ziet. Dat is niet bepaald een goede start van je promotiecampagne. Bovendien zou het behoorlijk teleurstellend zijn als je jouw geweldige line-up niet doeltreffend kunt promoten. 
3. Het is een feit dat evenementen die worden gepromoot met betaalde advertenties een veel groter bereik hebben. Je hebt echter te maken met een overvolle markt waar iedereen met elkaar concurreert om tegelijkertijd de meeste kaartjes te verkopen aan hetzelfde publiek. Dat verhoogt de kosten per klik. 
4. Betaald adverteren kost tijd en er is een behoorlijke vaardigheid en ervaring voor nodig om campagnes op te zetten en te verbeteren. Je kunt niet gewoon je campagnes lanceren en dan maar zien hoe het gaat. Een campagne moet worden gemonitord en waar nodig, aangepast om succesvol te zijn. Als niemand in je organisatie bekend is met het beheren van betaalde advertentiecampagnes, kan je het best een professioneel online marketingbureau inschakelen. Zij kunnen je door het proces loodsen en je helpen om van jouw campagne een succes te maken.  
5. Accounts op social media en berichten kunnen geblokkeerd zijn, soms zelfs zonder kennisgeving. Terwijl de reden voor het blokkeren van Donald Trump’s Twitteraccount zeer duidelijk was, lopen bedrijven ook risico op een geblokkeerd account door bijvoorbeeld per ongeluk taal te gebruiken die niet voldoet aan de platformrichtlijnen of door muziek te gebruiken waar auteursrechten op zitten.
6. Social media platformen kunnen hun richtlijnen en beleid wijzigen zonder er veel ruchtbaarheid aan te geven. Ze kunnen ook helemaal verdwijnen. Reden te meer om je afhankelijkheid van bepaalde social media kanalen te verkleinen. 

Hoe het zelf opslaan en beheren van je event-data de promotie van je evenement op social media kan vergroten

Het promoten en managen van evenementen is hard werken. De wetenschap dat je de volledige controle hebt over je marketingdata kan dan ook veel rust geven.  

Waarom zou je, na de tijd die je hebt geïnvesteerd om data te verzamelen voor de promotie van je event, deze data niet zelf opslaan en beheren, in plaats van deze toe te vertrouwen aan een potentieel risicovolle en dure social mediastrategie? Door te kiezen voor een customer data platform, verzamel je je eigen (first party) data en ben je hier zelf eigenaar van. Dit biedt de volgende voordelen:

1. E-mailadressen en telefoonnummers verzamelen in een gecentraliseerd en veilig dataplatform dat eenvoudig te doorzoeken is. 
2. Direct communiceren met je bezoekers en fans via SMS, WhatsApp, Apple Messages for Business, e-mail, etc.
3. 360-graden klantprofielen creëren zodat je je publiek beter leert kennen. Je krijgt met behulp van profielscores waardevolle inzichten in je meest loyale en betrokken fans. Op basis daarvan kan je je meest gewaardeerde klanten prioriteren en belonen, waardoor je klantenbinding en klantbehoud weer een boost krijgen. 
4. Je gegevens segmenteren op klantprofiel, favoriet communicatiekanaal muziekvoorkeur, gedrag, betrokkenheid en andere events en acties. Dit stelt je in staat om gerichte promoties en berichten te sturen op momenten dat je publiek daar het meest voor open staat– waardoor de kans groter is dat ze converteren.
5. Klantprofielen creëren, gebaseerd op gedragingen en voorkeuren in plaats van op geanonimiseerde gegevens. Hier kan je ook waardevolle informatie uithalen voor je overige marketingactiviteiten en -kanalen. 
6. Nieuw publiek aantrekken via gerichte social media campagnes en zo weer nieuwe data opslaan en beheren.  
7. De mogelijkheden voor cross- en upselling vergroten door specifieke aanbiedingen met toegevoegde waarde naar je fans te sturen zoals merchandise van hun favoriete artiesten, vouchers voor eten/drinken of kortingen voor toekomstige evenementen. 
8. Tijd en geld besparen – en de nauwkeurigheid verbeteren – door je marketing te automatiseren en per persoon te (hyper)personaliseren. 
9. Je betalingssysteem integreren, de customer journey verbeteren, je processen vereenvoudigen en de tijd die je kwijt bent aan administratie verminderen. 
10. De voortgang van je campagne volgen en je berichtgeving en communicatie daarop aanpassen. 
11. Langdurige relaties met je fans en bezoekers opbouwen en loyaliteit en engagement vergroten door zowel vóór, tijdens als na het evenement contact te houden.

Zoals hierboven aangegeven kost evenementenmarketing veel tijd en inspanning – en het kan ook nog eens een flinke hap uit je budget betekenen. In deze tijd, die zwaar is voor de evenementenbranche, is het een groot voordeel als je zelf de controle kunt houden over je promotionele activiteiten.  

We kunnen allemaal niet wachten op het terugkeren van live-evenementen en weer samen zijn met vrienden, familie, collega’s en volstrekt onbekenden. Zorg er dus voor dat je goed voorbereid bent om je bezoekers of fans te verwelkomen met een welverdiende dosis van het oude normaal en een onvergetelijk evenement.