It seems that you are in United States. Do you want to visit our website more suitable for your region? Go to our global (English) site

Crisiscommunicatie: snelle waarschuwing via mobiele telefoons

4 minutes read

crisiscommunicatie sms

In een noodsituatie heb je meerdere communicatiemiddelen tot je beschikking om snel je medewerkers, bezoekers of zelfs hele regio’s te informeren. Maar wat is nu de snelste weg om hen te bereiken als elke seconde telt? Enkele tips voor crisiscommunicatie met de mogelijkheden van mobiel.

Zegt het voort 

Als je snel veel mensen wil bereiken, bijvoorbeeld in het geval van een nationale noodsituatie, biedt social media uitkomst. Met dit gebruiksvriendelijke en onmiddellijke platform kun je een notificatie gemakkelijk delen die zich als een olievlek over de gebruikers zal verspreiden. Belangrijke alerts zullen namelijk al snel door de gebruikers met hun netwerk gedeeld worden. Ook kun je social media-gebruikers vragen om relevante informatie over hun situatie te delen. Denk bijvoorbeeld aan een brand of een aanval. Meldingen en beelden van mensen in het getroffen gebied kunnen je helpen de juiste vervolgstap te nemen en de situatie zo snel mogelijk onder controle te krijgen.

Social media is daarom een zeer effectief middel om mensen te waarschuwen in het geval van nood. Toch kan het zijn dat organisaties, afhankelijk van de situatie, niet willen dat een bericht over een (interne) crisis wereldkundig wordt gemaakt. Met crisiscommunicatie over social media kun je al snel de controle verliezen over hoe je bericht wordt gedeeld, geïnterpreteerd en hoe erop wordt gereageerd. Dit is dan ook niet wenselijk als je bijvoorbeeld een groep medewerkers moet waarschuwen over interne situaties.

Gericht bereik voor interne crisissituaties

In het geval van een intern noodgeval kan verwacht worden dat je de contactgegevens hebt van de medewerkers die geïnformeerd moeten worden. Deze data, bij voorkeur gesegmenteerd op locatie en andere relevante criteria, stellen je in staat om notificaties te sturen naar de getroffen personen. Door snelle en kostenefficiënte Pushberichten te versturen via je bedrijfsapp, kun je medewerkers snel informeren over een stroomstoring, beveiligingsbreuk of een andere situatie die hun onmiddellijke aandacht vereist.

Sms is de meest betrouwbare oplossing.


Als je niet beschikt over een eigen app of als je ontvangers mogelijk niet over internet beschikken, zullen social media en Push berichten je niet ver brengen. In dat geval is SMS de meest betrouwbare oplossing. Zoals ook wordt besproken in dit CNN interview vormt “SMS de basis van database communicatie via telefoons. En omdat elk systeem SMS ondersteunt, kun je hier altijd op rekenen voor crisiscommunicatie.” Dus als je mensen moet bereiken in gebieden met beperkte internettoegang, als de internetverbinding mogelijk getroffen is of als je ontvanger niet beschikt over een smartphone, biedt SMS uitkomst. En net zoals met social media, kun je ook bij SMS vragen om een reactie met meer informatie of vragen als je ‘replies’ inschakelt. 

Combinatie van communicatiemiddelen in crisistijd

In plaats van te vertrouwen op één communicatiemiddel, kun je ook meerdere kanalen combineren om je doelgroep te bereiken in een crisissituatie. MultiBel is één van de bedrijven die een alarm- en crisiscommunicatietool hebben geïntegreerd waarmee in één handeling onmiddellijk grote groepen worden geïnformeerd. Hiervoor gebruikt MultiBel e-mail, telefonie (voice) én SMS via het CM platform.

Een andere mogelijkheid om de voordelen van meerdere middelen te combineren is Hybrid messaging. Met Hybrid, kun je snel kostenefficiënte Pushberichten sturen naar iedereen die jouw app heeft geïnstalleerd. Heeft de ontvanger de app niet geïnstalleerd of heeft hij geen internetverbinding? Dan wordt via ons platform automatisch een SMS alert verstuurd. Op deze manier heb je maximaal bereik tegen minimale kosten.
Meer over Hybrid Messaging>

Tips voor crisiscommunicatie

Afhankelijk van je bedrijf en verantwoordelijkheden, moet je kiezen voor het communicatiemiddel dat het beste past bij de mogelijke doelgroepen die je in een kwestie van seconden wil bereiken. Dit betekent dat je moet anticiperen op elke mogelijke crisis, inclusief die situaties die waarschijnlijk niet voor zullen komen. Zorg er bij voorkeur ook voor dat je de contactgegevens zo in je CRM hebt opgeslagen dat je ze in één druk op de knop kan waarschuwen.
Of je voor je crisiscommunicatie nu kiest voor SMS, Voice, E-mail, Push of Push met SMS fallback (Hybrid), de basisprincipes zijn hetzelfde. Wees bondig in je communicatie en vermeld duidelijk welke actie de ontvanger moet nemen. Benoem de situatie (bijvoorbeeld een brand met giftige dampen), leg de nodige stappen uit (bijvoorbeeld: 1. Sluit deuren en ramen. 2.Waarschuw anderen in je omgeving en 3. Blijf kalm) en leg uit waar ze meer informatie kunnen vinden (bijvoorbeeld zet radio of tv aan of wacht op meer informatie). Natuurlijk gaat het in dit voorbeeld om een ramp van behoorlijke omvang, maar dezelfde principes zijn van toepassing op minder kritieke situaties zoals een stroomstoring in je bedrijf.

  1. Stuur een notificatie over de situatie
  2. Leg uit welke stappen genomen moeten worden, in de juiste volgorde
  3. Verwijs ze naar de juiste bron voor meer informatie
  4. Houd je ontvangers op de hoogte

Veel organisaties, waaronder de Nederlandse overheid, maken al gebruik van ons platform voor alerts en crisiscommunicatie. Wij gebruiken onze ervaring graag om je te helpen je effectieve crisiscommunicatiestrategie op te zetten met de geschikte middelen voor je doelgroep. 

Neem contact met ons op voor meer informatie of ga direct zelf aan de slag met onze SMS en Hybrid oplossingen. 

CONTACT



Interessant? Deel het met je netwerk!

Over de auteur

Charlotte van Raak

Connect met Charlotte via

LinkedIn.