It seems that you are in United States. Do you want to visit our website more suitable for your region? Go to our global (English) site

Mislukte incasso’s automatisch opvolgen met AutoCollect

AutoCollect

Of je nu net gestart bent als ondernemer of een ervaren medewerker van de financiële administratie bent; foutmeldingen op automatische incasso’s komen bij iedereen voor. De opvolging van deze mislukte incasso’s zorgt voor (onnodige) extra handelingen en daarmee voor tijdverlies. Maar wat moet je nu precies doen bij de verschillende foutcodes die je kan tegenkomen? En is er een manier om deze problemen automatisch op te lossen?

De meest voorkomende foutcodes bij mislukte incasso’s en hoe je hiermee om moet gaan, zijn hieronder uiteengezet. Zoals je zal lezen, vragen deze foutcodes veelal om handmatige aanpassingen waardoor een gemiste incasso niet alleen geld maar ook tijd kost. 

Foutcodes bij mislukte incasso’s

  • Onvoldoende saldo AM04: Als de debiteur onvoldoende saldo heeft, wat voornamelijk een veelvoorkomend probleem is voor B2C ondernemers, kun je de incasso herhalen. De hoogste slagingskans in dit geval is tegen het einde van de maand, kort nadat de salarissen (in de regel) zijn gestort.
  • Onjuiste machtiging MD01 & MD02: In dit geval is er geen juiste registratie van de machtiging, of heeft de debiteur de machtiging ingetrokken. Neem in deze situatie contact op met de debiteur om de machtiging correct te registreren. Ook kan het bijvoorbeeld zijn dat de debiteur een lager maximumbedrag heeft ingesteld dan het bedrag van de incasso (code SL01). Vraag in dat geval om het bedrag te verhogen.
  • Ongespecificeerde fout MS03: Het kan natuurlijk ook gebeuren dat er een administratieve fout in het incassoverzoek is geslopen. Controleer dan eerst gegevens zoals de naam, het IBAN-nummer en het incassotype. Verstuur de incasso bij een administratieve fout opnieuw. Kloppen de gegevens wel? Dan kan de mislukte incasso met deze foutcode een andere reden hebben, zoals een overleden debiteur of een geweigerde incasso. Neem in dit geval contact op met de bank of de klant voor meer informatie en de juiste vervolgstappen. 

Hiernaast zijn meerdere andere foutcodes mogelijk die je bij je incasso’s kan tegenkomen. Hoewel deze in oorzaak uiteenlopen, hebben ze allemaal één ding gemeen: er gaat veel tijd verloren aan de administratieve rompslomp die nodig is om de factuur betaald te krijgen. Een juiste opvolging van een mislukte incasso is bovendien niet alleen belangrijk om alsnog de betaling te ontvangen, maar ook om de relatie met de klant sterk te houden.

Kiezen voor een juiste toon, communicatiekanaal, termijn en betalingsmogelijkheid biedt zelfs een kans voor een positief contactmoment met de klant. Bovendien kunnen de administratieve afhandeling en het tijdverlies omzeild worden door het proces van incasso’s en mislukte incasso’s te automatiseren. Zo lever je altijd de juiste reactie aan de debiteur, zonder dat je daar omkijken naar hebt. 

Automatisch incasseren met AutoCollect

CM’s AutoCollect herkent deze foutcodes en zal in geval van een mislukte incasso automatisch een tweede incassopoging doen. Mocht dat ook niet werken, dan wordt automatisch een follow-up met daarin een iDEAL betaallink verstuurd per e-mail of SMS. In deze berichtgeving kan een betaling via iDEAL QR worden meegestuurd. Op deze manier kan de debiteur de betaling alsnog gemakkelijk voldoen. 

Na eenmalige inrichting van het incassoproces kost het je nauwelijks tijd of moeite om de betaling alsnog te ontvangen. In het dashboard van AutoCollect heb je een duidelijk overzicht van geslaagde en mislukte betalingen. Via contactopties kan via het dashboard desgewenst contact worden opgenomen met de debiteur. Deze contactmomenten worden in het dashboard geregistreerd waardoor je administratie altijd up-to-date is.  

Wil je meer weten over hoe je AutoCollect kan inzetten om je incassoprocedures te automatiseren en zo geld en tijd te besparen? Neem contact op met Xander de Jong voor vrijblijvend advies over de mogelijkheden voor jouw onderneming. 

CONTACT



Interessant? Deel het met je netwerk!

Over de auteur

Charlotte van Raak

Connect met Charlotte via

LinkedIn.