Geen must, geeft wel rust: bereik evenementbezoekers met mobiele communicatie

Ticketverkoop is (pas) het begin

Grote kans dat je als organisator al tickets verkoopt voor je evenement. Dat is goed nieuws, want dat betekent ook dat je (onbewust) al waardevolle data van je bezoekers verzamelt, zoals:

• de naam van de bezoeker; 
• het e-mailadres en 
• het telefoonnummer. 

Het is zonde om niks met deze data te doen. Je kunt het namelijk heel goed gebruiken voor het opzetten van een (mobiele) customer journey. Deze start namelijk al op het moment van een ticketaankoop en niet pas op het moment dat een bezoeker het evenementterrein betreedt. 

Wees echter voorzichtig met de mobiele content die je jouw bezoekers verstuurd. De moderne bezoeker verwacht namelijk relevante, directe en persoonlijke communicatie afgestemd op zijn of haar voorkeuren. 

Om dit te realiseren, centraliseer je alle gegevens van je bezoekers en creëer je 360-graden bezoekersprofielen met het Customer Data Platform (kortweg: CDP) van CM.com. Deze rijke bezoekersprofielen bestaan uit: 

• demografische / opgevraagde gegevens (favoriete artiest, favoriete drankje, contactgegevens etc.) en 
• gegevens op basis van interacties en gedrag (pre-registratie, moment van ticketaankoop / ticketscan, profielscore o.b.v. betrokkenheid etc.).

Aan de hand van deze bezoekersprofielen kun je relevante segmenten bouwen om doelgerichte communicatie via mobiele messaging kanalen te versturen. Door gebruik te maken van de Mobile Marketing Cloud automatiseer je deze communicatie door middel van workflows. Hierdoor werk je een stuk efficiënter en bespaar je tijd zonder in te boeten op de persoonlijke beleving van de bezoeker. Twee vliegen in één klap dus. 

Geen must, geeft wel rust 

De meest relevante communicatie rondom evenementen in 2021 is corona-gerelateerd. Naar aanleiding van de Fieldlab Evenementen is het advies om tijdens de organisatie van je evenement te zorgen voor 1-op-1 communicatie met je bezoekers. Zo kun je ze op de hoogte stellen van relevante ontwikkelingen via updates.

Ondanks dat dit niet verplicht is, ontzorgt het je als organisator wel. Wanneer je bepaalde ontwikkelingen al van tevoren duidelijk met je bezoekers communiceert, ben je er zeker van dat iedereen hiervan op de hoogte is en verhoog je de veiligheid. Denk bijvoorbeeld aan: 

• Ontwikkelingen & instructies: houdt je bezoekers op de hoogte van de spelregels op het evenement. Denk hierbij aan bepaalde looproutes, verplicht handen wassen of het dragen van een mondkapje in afgesloten ruimtes. Door bezoekers van tevoren te informeren, manage je de verwachtingen en verklein je de kans op teleurstellingen.
• Herinneringen: het handig is om je bezoekers van tevoren te herinneren aan de maatregelen die van kracht zijn en de acties die zij hierdoor moeten ondernemen. Het is belangrijk dat je de updates naar het juiste segment verstuurd. Bijvoorbeeld een herinnering om een coronatest in te plannen naar het segment dat nog geen vaccinatie heeft gehad. Of stuur de start van een tijdslot naar alle bezoekers die zich hiervoor hebben ingeschreven.  
• Crowd control: gebruik communicatie om gedurende je evenement drukke plekken te voorkomen en het publiek te spreiden. Dit kun je bijvoorbeeld doen door de aandacht te vestigen op een rustige bar door het aanbieden van een happy hour. Hierdoor blijf je met bezoekers in contact gedurende het evenement en verhoog je de klantbeleving. 
• Flexibel communiceren in nood: er kunnen zich altijd onvoorziene (nood)situaties voordoen. Wanneer je de contactgegevens van je bezoekers hebt, kun je snel schakelen en een bericht sturen naar bepaalde segmenten of het volledige publiek. Deze flexibiliteit is ook in aanloop naar je evenement handig gezien de telkens veranderende maatregelen. 

Deze communicatie verstuur je heel eenvoudig vanuit het platform van CM.com. Inventariseer van tevoren wat het favoriete communicatiekanaal van je bezoeker is en sla dit op in het CDP, zodat je dat je hen op de juiste plek bereikt. Zowel e-mail, WhatsApp, als SMS kunnen allemaal vanuit één dashboard worden gebruikt. Hier heb je geen ingewikkelde integraties voor nodig, dus je kunt bij CM.com gelijk aan de slag!

Never waste a good crisis

Door de coronapandemie zijn organisatoren zich bewust geworden van het belang van communicatie met bezoekers. Deze bewustwording is echter vooral gericht op communicatie over stappen die bezoekers moeten nemen om een evenement veilig te bezoeken.

Desalniettemin is de eerste stap gezet naar een toekomst met meer mobiele 1-op-1 communicatie. Want waarom zou je deze mobiele communicatie niet optimaal benutten? 

Ga een stap verder door bezoekers niet alleen te informeren maar ook te betrekken en te verassen tijdens hun mobiele customer journey. Gebruik hiervoor ook rijke content, zoals foto’s en video’s voor bijvoorbeeld de volgende communicatie: 

• Stuur communicatie op basis van bepaalde acties. Bijvoorbeeld na de aankoop van het ticket, bij het scannen van een ticket of bij het opgeven van persoonlijke voorkeuren. Door in te spelen op het gedrag van je bezoekers verras je ze op het juiste moment. 
• Stuur communicatie op basis van tijd, oftewel gerelateerd aan een bepaald moment. 

Voorbeelden van communicatie op basis van tijd zijn:

• Berichten in de aanloop naar het evenement om je bezoekers in de stemming te brengen. Denk hierbij aan berichten met de line-up, een kijkje achter de schermen of een countdown. Maak een plan met content voor een week van tevoren, een dag van tevoren tot een uur van tevoren. 
• Berichten gedurende het evenement gericht op het verbeteren van de offline- en online evenementbeleving. Denk hierbij aan de aankondiging van een happy hour van het favoriete drankje van je bezoeker of het optreden van zijn of haar favoriete artiest. 
• Berichten na afloop van het evenement om in contact te blijven met je bezoekers. Bijvoorbeeld een enquête, pre-registratie voor volgend jaar of de officiële aftermovie van je evenement. Maak ook hier een plan voor om gedurende het hele jaar relevant te blijven.

Benieuwd hoe dit eruit kan zien? Wij hebben een voorbeeld flow voor je gebouwd.

CM.com to the rescue

CM.com heeft een breed productportfolio gericht op conversational commerce. Als we het over mobile messaging hebben, weten we dus waar we het over hebben. Ticketing is het vertrekpunt en de Mobile Marketing Cloud is een logische toevoeging wanneer je wilt communiceren met je bezoekers. Maar ook als je geen Ticketing bij ons afneemt, helpen we je graag verder.

Doordat je alles bij ons kunt afnemen, ervaar je als evenementenorganisator veel voordelen. Je kunt namelijk alles van het begin tot het einde via hetzelfde platform doen wat je (online) organisatie een stuk eenvoudiger maakt. Waar wacht je nog op?