Dept Festival & WhatsApp Business

De bezoekers van Dept Festival ontvingen programma-updates op hun mobiele telefoon via WhatsApp zodat ze niets zouden missen.

Digital agency heeft primeur WhatsApp programma updates

Als je ooit een event hebt bezocht herken je dit ongetwijfeld. Er is zoveel te doen en te zien, dus de tijd vliegt. Zo snel, dat je helemaal vergeet op tijd naar jouw favoriete optreden of talk te lopen. En bij welke stage moest je ook al weer precies zijn? En waar is toch die flyer met het programma? Voor bezoekers van Dept Festival zal dit geen bekend probleem zijn. Via WhatsApp kregen zij programma updates zodat ze niets zouden missen van deze bomvolle dag. Wij spraken met Richelle Rondel, Creative Brand Manager bij Dept over deze WhatsApp usecase. 

Meer over Dept Festival
dept festival

Digital verandert de wereld

Richelle: “Dept is een full service digital bureau dat is ontstaan uit zo’n 20 gespecialiseerde bedrijven in de digital sector, en telt inmiddels ruim 1300 medewerkers wereldwijd. Met zoveel specialisten in dienst, is er natuurlijk veel kennis te delen. Met deze gedachte ontstond 4 jaar geleden het Dept festival. Medewerkers worden van over de hele wereld ingevlogen voor een crash course in de laatste digitale innovaties.”

Digital verandert de wereld. Het verandert de manier waarop mensen met elkaar leven, en hoe producten en diensten ontworpen, gemaakt en geleverd worden. Digital biedt mogelijkheden die mensen en bedrijven op innovatieve manieren met elkaar in contact brengen. En dat is precies wat Dept tijdens het festival laat zien. “Tijdens Dept Festival praten medewerkers elkaar bij met inspirerende presentaties en worden externe (internationale) sprekers uitgenodigd hun kennis te delen. En dan is het natuurlijk zonde als we dit niet met onze klanten delen. Dus nodigen we klanten en zakenrelaties uit om deze dag met ons te delen.” 

No more fear of missing out

Dit jaar was het Dept Festival de grootste editie tot nu toe. “Zo waren er dit jaar - naast onze 1000+ medewerkers - bijna 2000 klanten aanwezig. Bovendien is het programma uitgebreid. Langer, met meer talks en nieuwe experiences. Merken waarmee we samenwerken, werden onderdeel van deze experiences. Zo stond Tesla er, met de netwerk-speeddate. Iemand stapt links in, iemand rechts. Op het dashboardscherm kwamen stellingen om het gesprek op gang te brengen. Maar ook veel gekke dingen zoals een graffiti artist en futuristische AR-experiences maakten de dag compleet. 

De ideale oplossing

Het moge duidelijk zijn, Dept Festival is een event dat je niet wil missen. En waar je niets wil missen! Dit jaar heeft Dept daar de ideale oplossing voor geïntroduceerd. Richelle: “Net als voorheen hadden we al wel de festivalkrant met het programma, maar op het festival werd nog niet echt mobiel gecommuniceerd. Zo’n krantje raak je kwijt. Maar de mobiele telefoon heeft iedereen natuurlijk de hele dag in zijn hand. Dus sturen we nu de hele dag programma-updates naar je mobiel! Want we zijn natuurlijk wel digital, toch?” 

WhatsApp updates

Dept is via één van onze WhatsApp partners bij ons terecht gekomen. Als klant van SaySimple kan Dept de WhatsApp Business solution vanaf ons platform ontsluiten. In aanloop naar het festival is een kleine marketingcampagne gestart om de WhatsApp dienst onder de aandacht te brengen. “Zo werd het meegenomen in onze newsletter die iedereen krijgt die zich heeft aangemeld voor Dept Festival. We hadden een landingspagina opgesteld waarop je je gemakkelijk kon aanmelden door je mobiele nummer in te vullen. Ook hadden we op de dag zelf nog een flyer, met daarop een QR code om je on the spot nog aan te melden.”

whatsapp updates

Message Templates

Bij deze WhatsApp opt-in werd duidelijk vermeld dat het alleen ging om updates op de dag zelf, dus zeker geen spam of reclame.

Voor de programma updates maakt Dept gebruik van de Message Templates. Samen met SaySimple hebben ze hiervoor eigen templates opgesteld. Deze werden gedurende de dag naar de bezoekers gestuurd. Zo werden deelnemers niet alleen actief geïnformeerd, maar de updates droegen ook bij aan de echte Dept Festival experience. 

• Hi {{1}}, thanks for signing up for our Dept Festival WhatsApp updates! Now you don't need to worry about a single thing on September the 6th. We've got you covered. 🙋🏻‍♀ If you have any questions, let us know.

• Update: Welcome to ‘Big Tech’: from China to Mars in The Circus, two awesome stories on Tech for Good in the Warehouse 🌍 or join some live hacking in The Dome. After this block, it’s time to eat! Make sure you try out our delicious burgers from Beyond Meat! 🍔 When everyone’s satisfied and full, we’ll meet you at The Beach to close the day with our friends from Justdiggit: be prepared for a little rain dancing with The Flexican. 🌧 And, of course, we hope to see you at 7PM, when it’s time to unwind and dance in The Circus with Sojuju and Rough&Maximoes! 🥳

• Update: It’s lunchtime! 🍽 Check out the Tesla Speeddate experience or get active and join the Dundu workshop on Puppet Thinking 👩‍🎨in The Dome. And while you’re at it, stop by our nostalgic arcade games corner which also includes futuristic AR experiences. 🎮

Customer Care Window

Zoals je kan zien, bood Dept ook de mogelijkheid om te reageren op deze WhatsApp updates. Hierdoor werd een Customer Care Window geopend. Achter de schermen zat iemand om eventuele inkomende vragen te beantwoorden. “We hadden rekening gehouden met veel inkomende vragen, maar uiteindelijk kwamen de meeste reacties op de laatste update,” vertelt Richelle.

Last but not least update: It’s a wrap! We hope you enjoyed Dept Festival 2019, got inspired and are headed home with some new contacts and a million new ideas.

“We kregen vooral enthousiaste reacties op de WhatsApp updates. Niet alleen via WhatsApp, maar ook face-to-face. Kennelijk hebben we goed actief geïnformeerd, zodat er verder geen vragen waren. En we stelden natuurlijk zelf ook niet echt vragen in de berichten, waardoor er niet veel conversaties waren. Maar we waren er in ieder geval op voorbereid.” 

Positieve reacties

Uiteindelijk heeft zo’n 10% van de bezoekers zich aangemeld voor de WhatsApp updates. “Dit was natuurlijk de eerste keer dat we WhatsApp op deze manier hebben ingezet. Dus het was een beetje het wiel uitvinden. En ook voor onze bezoekers was de dienst nieuw. Gezien de positieve reacties op dit stukje service, kan het goed dat we WhatsApp updates volgend jaar weer inzetten! En dan kunnen we natuurlijk de learnings uit dit jaar meenemen, maar ook de marketingcampagne uitbreiden.” Wij kijken in ieder geval al uit naar de 2.0 versie op de lustrum-editie van het Dept Festival. 

Ontdek de kracht van WhatsApp Business

Wil je weten hoe jij de WhatsApp Business solution kan inzetten? Neem dan nu vrijblijvend contact met ons op!  

Neem contact met ons op Meer over WhatsApp

Choose a different country or region if you want to see the content for your location.

Go