Customer Story - Zorggroep Zorroo.

Zorroo houdt grip op communicatie tijdens corona.

Over CM.com Customer Stories Zorggroep Zorroo

Vaccinatie huisartsen topprioriteit

Het vaccineren van huisartsen en zorgmedewerkers is in februari 2021 van start gegaan. Zorggroep Zorroo (Zorggroep Regio Oosterhout & Omstreken) is een regionaal samenwerkingsverband van ongeveer 75 huisartsen en is samen met andere zorggroepen in West-Brabant begonnen met het vaccineren van ruim 500 huisartsen met het COVID-vaccin. “De uitdaging ligt bij het tijdig informeren van de huisartsen over hun vaccinatie, het in de greep houden van de doorstroomsnelheid en het vergaren van informatie en het achteraf goed registreren, zodat we dit kunnen melden aan het RIVM,” zegt directeur van Zorroo, Daan Kerklaan.

Vaccinaties

Weg met wachtrijen en volle wachtkamers

Eind februari werd nog een grote groep gevaccineerd, zijnde de mensen in de leeftijd van 63 en 64 jaar, mensen met obesitas of een BMI boven de 40 en mensen met het syndroom van Down, totaal 2600 mensen, ook hiervoor heeft Zorroo CM.com ingezet, waarmee goede communicatie en tijdslots ook van grote toegevoegde waarde waren.

Het vaccineren van de huisartsen met het COVID-vaccin, kan in deze tijd niet meer op dezelfde manier als het vaccineren van patiënten met de griepprik. Om wachtrijen en volle wachtkamers te voorkomen zal er gewerkt worden met het tijdslotsysteem en Mobile Marketing Cloud van CM.com. “Voor de pandemie vaccineerden we ongeveer 500 patiënten in twee uur, nu zijn dat er ongeveer 500 per dag. Corona en het feit dat er 15 minuten na de prik nog gewacht moet worden voor eventuele complicaties maakt dat de doorstroomsnelheid beperkt is en dat er met tijdsloten gewerkt moet worden vertelt Kerklaan. 

Grip op communicatie

“Belangrijk is dat we zicht hebben en houden op de doelgroep die we moeten vaccineren. Deze doelgroep kan behoorlijk divers zijn, met name qua locatie,” zegt de directeur. Door gebruik te maken van de Mobile Marketing Cloud van CM.com is het voor praktijken nu heel makkelijk om op een snelle manier informatie te vergaren en de verschillende doelgroepen te informeren. Zorroo gebruikt naast de tijdslotoplossing, de e-mail en SMS-services van CM.com.

Tijdsloten

Tijdig en volledig informeren patiënten

Door weersomstandigheden moesten de huisartsen in het eerste weekend worden geïnformeerd dat er zondag niet meer geprikt werd, maar alles op de zaterdag geprikt zou worden.

“Een tijd geleden hebben we hier toevallig brand gehad. Destijds konden we de patiënten die een afspraak hadden voor de volgende dag, hierover nog niet snel informeren via bijvoorbeeld een WhatsAppje. Toen moesten we mensen een voor een bellen om de afspraak af te zeggen. Nu werken we met het systeem van CM.com en zouden we de patiënten veel sneller kunnen informeren mede door het snel kunnen samenstellen van een doelgroep. Dit betekent echter wel dat er meer integratie zal moeten komen met het huisartsinformatiesysteem.

De ervaringen in het eerste vaccinatieweekend zijn in ieder geval goed. Iedereen die de SMS ontving, vond het erg handig. Er heeft ook niemand teruggebeld met vragen,” licht Kerklaan toe. 

Professionele vaccinatie uitnodiging

De zorggroep speelt nu al in op het vaccinatiespreekuur in de huisartsenpraktijken in tijden van COVID-19 die dit najaar zal plaatsvinden voor het reguliere griepvaccin. De afgelopen jaren is er al veel veranderd. “Vroeger kreeg je een uitnodiging voor een bepaalde dag en dan moest je maar zien wanneer je aan de beurt was en hoe lang je moest wachten. Later kwam daar een tijd bij. En soms plaatsten we een oproep in de krant ‘We zijn open voor de griepprik’, stond erin” zegt Kerklaan. “Het is nu wel een stuk professioneler. Mensen ontvangen een uitnodiging met een barcode op de brief die wij scannen. Zo staat iemand meteen in het systeem en is de informatie makkelijker te verwerken,” licht de directeur verder toe. De uitbreiding met de tijdsloten en communicatieoplossingen is de volgende stap in professionalisering. 

Snel schakelen en handelen in de zorg

De uitzonderlijke omstandigheden waarin huisartspraktijken tegenwoordig moeten werken verreist een hoop flexibiliteit. Snel schakelen en handelen in de zorg is geen uitzondering. Dit wordt nu doorgetrokken naar communicatie met patiënten. “De tijdslotstool werkt intuïtief en makkelijk. Huisartsen zijn over het algemeen niet de meest tech-savy mensen, maar het maken en versturen van een bericht is heel simpel” vertelt Kerklaan. “We hebben huisartsen uitgenodigd voor de COVID-vaccinatie via dit systeem. Het reserveren van een tijdslot en het printen van het ticket of opslaan op hun mobiele telefoon is heel eenvoudig. We hebben er bijna geen reacties op gekregen,” voegt de directeur toe.

Zorroo stelt de wens van patiënt, maar ook die van de overheid voorop wat betreft de verwerking van persoonsgegevens. De zorgorganisatie houdt zich aan de eisen die de Nederlandse en Europese privacywetgeving hieraan stelt en wordt hierin ondersteund door de tools van CM.com. 

Succesvolle kickstart dankzij support

Zorroo is tijdens de implementatieperiode bijgestaan door de customer succes managers van CM.com. “We hebben veel ondersteuning gehad. Ik vond het prettig dat men direct beschikbaar was voor vragen. Er is goed uitgelegd waar ik welke informatie terug kan vinden. Het systeem is vrij uitgebreid en er zijn mogelijkheden om tal van e-mail en SMS-campagnes op te zetten. Het is fijn om te weten dat er altijd iemand is die je bijstuurt en ondersteuning biedt. Zoals bij het inrichten van velden bij het opzetten van een mailingen SMS of het inzetten van de scanners om de barcode te scannen.”

fffff

Vaccinatiemarathon nog niet gelopen

Binnen de zorgsector is CM.com geen vreemde. Op aanraden van huisartsen en zorggroepen maken zorgprofessionals steeds vaker gebruik van tijdsloten en effectieve patiëntcommunicatie via CM.com. “Ik wist van jullie bestaan, maar had me nooit verdiept in jullie producten. Een collega wees me echter op het belang van jullie producten, maar een directe behoefte was er niet. Pas toen we begonnen met het vaccineren van huisartsen hebben we ons ingelezen en direct doorgepakt,” zegt Kerklaan. Hij wijst op maatwerk voor de sector en ziet dit toenemen zodra meer zorgpartijen zich aansluiten bij CM.com. “Ook voor communicatie tussen huisartsen is dit een goed product. Intern kunnen we dit prima inzetten. Ook zijn er tal van ziekenhuizen en zorggroepen die de service van CM.com overwegen. Er moeten namelijk nog heel veel zorgmedewerkers en Nederlanders gevaccineerd worden,” zegt Kerklaan.  

Meer informatie

Wil je meer informatie over de tijdsloten en communicatieoplossingen? Neem contact op met ons of bekijk de pagina met meer informatie.

ContactMeer informatie

Is this region a better fit for you?

Go