11 vantaggi offerti dai software per la firma elettronica

La firma elettronica offre molti vantaggi. Oltre a disporre di funzionalità avanzate di sicurezza e conformità, i software per la firma elettronica consentono di risparmiare tempo e denaro, migliorare l'esperienza del cliente e rispettare l'ambiente.

Oggi diamo un'occhiata più approfondita a 11 vantaggi di questi software e alle sfide aziendali che aiutano ad affrontare.

11 vantaggi offerti dai software per la firma elettronica

1. Risparmia tempo
2. Risparmia denaro
3. Incrementa la produttività
4. Aumenta la sicurezza e diminuisci i rischi
5. Aumenta la comodità
6. Migliora esperienza e fidelizzazione del cliente
7. Incrementa la mobilità
8. Risparmia risorse
9. Monitora i workflow
10. Svuota gli archivi
11. Garantisci la conformità

1. Risparmia tempo

Uno dei vantaggi più ovvi degli strumenti per la firma elettronica è il risparmio di tempo. Anziché dover organizzare firme di documenti di persona o scambi continui tramite posta, puoi inviare un link elettronico che ottimizzi i tempi di risposta in un batter d'occhio.

Inoltre, se capita di perdere documenti cartacei, è necessario iniziare di nuovo il processo di firma, aumentando così le possibilità di incorrere in responsabilità legali. Le firme elettroniche, invece, possono essere allegate a un contratto o una proposta e riconsegnate in pochi secondi. Questo offre all'azienda maggiore flessibilità nel prevedere il completamento dei progetti. 

Una curiosità: grazie a Sign, le aziende riducono il tempo di firma in media di 7 giorni.

2. Risparmia denaro

Il risparmio di tempo e denaro vanno di pari passo. Tutte le aziende di successo si impegnano per ridurre i costi: l'automazione dei processi è un modo semplice per risparmiare e aumentare il ROI. In più, eliminando spese di stampa, imballaggio e spedizione puoi risparmiare ulteriormente, migliorando i profitti.

3. Incrementa la produttività

Quando i dipendenti possono sfruttare il proprio tempo per concentrarsi sugli incarichi complessi anziché su quelli di routine, le attività ripetitive, la produttività e la soddisfazione dei dipendenti si alzano di livello.

La tecnologia di firma elettronica consente alla tua azienda di ottimizzare le attività che sono più efficaci se eseguite con strumenti elettronici. 

4. Aumenta la sicurezza e diminuisci i rischi

Sono sicure le firme elettroniche? Si, lo sono per i seguenti motivi:

• Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti e difficili da contraffare. Questo le rende più sicure rispetto a quelle scritte a mano. 
• Di solito le firme elettroniche vengono accompagnate da un audit trail digitale composto da email, firma di documenti e copie di contratti, semplificandone la verifica.
• I prodotti per la firma elettronica sono in grado di rilevare piccole alterazioni e modifiche, rendendole più sicure rispetto a quelle cartacee, che sono più facili da manomettere.  
• I documenti cartacei possono essere persi o rubati e sono soggetti al rischio di danni materiali. 
• Le firme elettroniche garantiscono che non manchi nessuna firma obbligatoria. 
• Non sono presenti terze parti che possono accedere ai documenti elettronici senza consenso.
• I documenti firmati in modo elettronico sono corredati da informazioni come identità e posizione del firmatario e l'ora in cui è avvenuta la firma. 
• Le firme elettroniche possono essere protette con metodi di autenticazione biometrica e codici di accesso, per un ulteriore livello di sicurezza. 

5. Aumenta la comodità

Le piattaforme per la firma elettronica come Sign sono comode e accessibili ovunque, anche per gli utenti che non sono esperti di tecnologia. A prescindere che si tratti di inviare o ricevere, i processi di firma sono intuitivi e trasparenti. Usare le firme elettroniche è un gioco da ragazzi, basta accedere all'email e fare clic su alcuni pulsanti.

6. Migliora esperienza e fidelizzazione del cliente

Si può firmare ovunque e in qualsiasi momento! Da mobile o computer fisso, dall'ufficio o dalla spiaggia: le firme elettroniche offrono accesso in tempo reale ai documenti, accelerando le transazioni senza la necessità di stampare o scansionare. Un cliente soddisfatto è un cliente fedele, che sostiene e promuove l'azienda.

7. Incrementa la mobilità

Il tuo personale è prevalentemente mobile? Inviare documenti in modo elettronico ovunque e in qualsiasi momento ti consente di aumentare la copertura. In più, la possibilità di ricevere e firmare documenti su dispositivi mobili migliora il tempo di risposta e la comodità dei clienti. 

8. Risparmia risorse

Quando utilizzi firme fisiche o cartacee, mittenti e destinatari devono stampare e scansionare i documenti più volte, sprecando risme di carta e costose cartucce di inchiostro. Gli uffici informatizzati che non usano documenti cartacei rispettano l'ambiente e risparmiano sul budget per le forniture.

9. Monitora i workflow

Sei in grado di controllare se un documento viene ricevuto, firmato online o approvato? Il monitoraggio dei workflow ti consente di definire con precisione e in pochi clic lo stato dei documenti.

10. Svuota gli archivi

Usi ancora un archivio per i documenti cartacei che occupa spazio prezioso in ufficio? Spesso è necessario conservare alcuni documenti per un certo periodo di tempo: grazie a questo nuovo metodo, i documenti con firma elettronica non occuperanno spazio fisico. Non dovrai più usare schedari o accumulare pile di fogli, evviva!

11. Garantisci la conformità

Per effettuare transazioni aziendali, è necessario rispettare regole di conformità alle normative. Nel caso in cui venissero effettuate verifiche, controllare che i documenti cartacei rispettino questa conformità potrebbe risultare problematico. Assicurarsi che i documenti siano intatti e privi di contraffazioni è fondamentale per evitare cause legali e multe. A questo scopo, la crittografia delle firme elettroniche garantisce la sicurezza dei documenti e la conformità con leggi statali e regionali.

Tre livelli di firma elettronica

Vediamo insieme tre diversi tipi di firma elettronica: di base, avanzata e qualificata.

1. Firma elettronica semplice

Le firme elettroniche semplici (ad es. "Non sono un robot") non devono per forza assomigliare a quelle scritte a mano. Tuttavia, sono economiche, semplici da usare e facilmente contestabili in tribunale, rendendo elevato il rischio di frode.

2. Firma elettronica avanzata 

Sign consente di utilizzare la firma elettronica avanzata, che è il tipo di firma online più adatto alla maggior parte dei casi d'uso. Questo tipo di firma richiede che l'identità sia associata a un firmatario univoco (ad es. accesso a un conto corrente o numero di telefono specifico). Inoltre, comprende crittografia e firme digitali e la protezione dei dati da modifiche future.

3. Firma elettronica qualificata

La creazione di firme elettroniche qualificate richiede una tecnologia specifica. In più, ogni firmatario deve identificarsi tramite un fornitore di servizi specifico. Questo metodo di firma è molto sicuro ma piuttosto costoso, il che lo rende inattuabile per numerose aziende. Perciò le firme elettroniche qualificate sono più adatte per accordi di alto valore o con elevato livello di rischio, come la dichiarazione di proprietà o il trasferimento di beni immobili.

Vuoi iniziare a usare le firme elettroniche? Ti presentiamo Sign di CM.com.

Sign offre molte funzionalità che lo differenziano da altri prodotti per la firma elettronica:

• Host privato: Sign viene ospitato in un ambiente gestito privatamente, mentre la gran parte degli altri fornitori di servizi simili usano cloud pubblici.
• Utenti e API illimitati: molti concorrenti, invece, addebitano un costo per gli utenti aggiuntivi.
• Più firme: il prezzo per documento rimane lo stesso, indipendentemente dal numero di persone che firmano.
• Disponibile ovunque: non sono necessari software o hardware speciali.
• Nessuna firma, nessun costo: i clienti pagano solo per i documenti completamente firmati. 
• Scegli il tuo canale: invia richieste di contratto tramite SMS, email o la soluzione WhatsApp Business.
• Identificazione a due fattori: integra l'autenticazione a due fattori tramite SMS o chiamate vocali.
• Disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7: l'assistenza è sempre disponibile. 
• Aggiungi metodi di verifica: scegli opzioni come le OTP tramite SMS.
• Autenticità certificata: ogni documento all'interno di Sign dispone di un certificato univoco allegato che prova l'autenticità di qualsiasi firma.