Wie Kwaku Summer Festival und CM.com ein Cashless Festival mit 2.600 Produkten und 100.000 Tickets organisierten.
Bis vor Kurzem war Bargeld an den zahlreichen Ständen noch das gängigste Zahlungsmittel, doch Kwaku Summer Festival stellte vollständig auf PIN-only Payments um.
Da Kwaku bereits Erfahrung mit bargeldlosen Zahlungssystemen hatte, entschied sich das Festival zur weiteren Effizienzsteigerung für eine All-in-One-Partnerschaft mit CM.com für Ticketverkauf und Payments.
Der Ursprung von Kwaku Summer Festival unterscheidet sich von vielen anderen Festivals. Als Suriname 1975 unabhängig wurde, zogen viele Surinamer in die Niederlande.
„Während der Sommerferien fuhren sie nicht mit dem Zelt nach Frankreich, sondern besuchten sich gegenseitig“, erklärt Frans de Vries, Direktor-Partner von Kwaku. „Gemeinsam essen, trinken und Spiele spielen war wichtig. Aus einem Kinderfußballturnier entwickelte sich nach und nach ein Event, und irgendwann begannen Menschen, Essen aus dem Kofferraum ihres Autos zu verkaufen.“
In fast 50 Jahren hat sich das Festival zu einer großen und bekannten Veranstaltung in Amsterdam entwickelt. „Doch die kleinen Händler, die sich etwas dazuverdienen möchten, sind immer noch dabei. Wir geben uns große Mühe, die Community einzubinden. Teilnahme und Kultur stehen weiterhin im Mittelpunkt.“
Kwaku wollte mit der Umstellung auf PIN-only sicherstellen, dass der Beitrag jedes Verkäufers fair bleibt. Dadurch verschwinden Unterschiede zwischen kleinen und großen Anbietern. Außerdem wird es bei großen Events immer üblicher, ausschließlich Kartenzahlungen zu akzeptieren. Das ist praktischer und sicherer.
Die Umstellung braucht Zeit, und Frans glaubt, dass sich die Verkäufer langsam daran gewöhnen. Wichtig ist jedoch, mit einem System zu arbeiten, das für alle benutzerfreundlich ist. „CM.com hat deshalb ein nutzerfreundliches Bezahlsystem eingerichtet“, ergänzt Rick Janse. Rick ist Key Account Manager für Music, Artists & Live bei CM.com.
Um die Umstellung auf PIN-only für Kwaku zu erleichtern, ist ein verständliches Bezahlsystem für die Verkäufer entscheidend. Rick erklärt, wie CM.com das umsetzt: „Jeder Verkäufer erhält ein eigenes Kartenterminal mit einem übersichtlichen Display. Mit ihrem persönlichen Login können sie alles erledigen – von der Zahlungsabwicklung bis zur Einsicht in ihre Einnahmen. Außerdem stellen wir Einblicke bereit, welche Produkte verkauft wurden, sodass sie ihr Sortiment für das folgende Wochenende anpassen können. Es ist ein intuitives System, das sowohl für große als auch für kleine Verkäufer gut funktioniert.“
Neben dem Komfort für die Verkäufer ist auch die Verbindung zur Organisation wichtig. Die Organisation braucht Einblick in alle Zahlungsströme, aber ein Verkäufer muss nicht sehen, was sein Nachbar macht.
„Und dann gibt es noch den einen Verkäufer, der zehn Euro für eine Portion gebratene Nudeln verlangt, während ein anderer 11 oder 12 Euro dafür nimmt.“
Das stellte eine Herausforderung dar, wie Rick erklärt: „2.600 Produkte in einem Zahlungssystem zu verarbeiten, ist eine Menge. Zum Vergleich: Das sind mehr als zehnmal so viele wie beim Formula 1 Heineken Dutch Grand Prix, dem größten Event in den Niederlanden.“
Vor dem Start führten Rick und das Team von CM.com so viele Tests wie möglich durch. „Aber bei so vielen Produkten und so viel Flexibilität kann man nicht alles im Voraus vollständig testen.“ Zwischen dem 15. Juli und dem 6. August 2023 war es dann so weit. CM.com und die Organisation des Kwaku Summer Festival arbeiteten intensiv daran, alle Verkäufer zufrieden zu halten und das System weiter zu verbessern. Rick erklärt: „Nach jedem Wochenende haben wir ausgewertet, wo Verbesserungen möglich sind – und diese direkt für das nächste Wochenende umgesetzt.“
Die Zusammenarbeit beschränkt sich nicht nur auf das Bezahlsystem, sondern auch auf Tickets und alles, was dazugehört. Seit etwa fünf Jahren übernimmt CM.com das Ticketing für Kwaku. Viele Tickets werden sowohl an der Abendkasse als auch online verkauft. Dabei gibt es zusätzliche Integrationen mit Partnern wie dem Amsterdam City Pass. Deshalb ist es wichtig, die verschiedenen finanziellen Abläufe rund um das Ticketing für Besucher intuitiv zu gestalten.
Frans ergänzt: „Was ich an CM.com schätze, ist, dass sie kontinuierlich mit uns kommunizieren und Probleme schnell angehen. Wenn wir auf die letzte Ausgabe zurückblicken, haben wir viel gelernt und die Möglichkeiten während der Wochen optimal genutzt.“
Während Kwaku früher mit verschiedenen Anbietern für Ticketing und Payments arbeiten musste, ist Frans froh, dass heute alles bei CM.com gebündelt ist.
„So können wir viele Daten direkt miteinander vergleichen. Das sorgt für mehr Transparenz und eine fairere Beteiligung der Verkäufer. Gleichzeitig sehen wir auch, wie sich Besucher auf dem Gelände bewegen. Wir gewinnen Einblicke in die Besucherströme und können dadurch besser mit den Verkäufern zusammenarbeiten. Wenn wir sehen, dass es bei jemandem nicht gut läuft, sprechen wir mit dem Verkäufer und prüfen, ob ein anderer Standort besser wäre. So können wir für jede Community ein besseres Festivalerlebnis schaffen.“
Frans blickt optimistisch auf das nächste Jahr und hofft auf ein noch besseres Festival. „Vor COVID-19 hatten wir sicherlich 150.000 Besucher, aber im letzten Jahr ist die Zahl wegen vier verregneter Wochenenden gesunken.“
Rick zeigt sich ebenfalls begeistert: „Dann bringen wir eben anderthalbmal so viele Besucher! Gemeinsam werden wir weiter wachsen und dazulernen.“
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