Chatbot integrati nella base di conoscenza interna: come migliorare le operazioni aziendali

Nelle aziende di oggi c’è spazio per i chatbot integrati in una base di conoscenza interna? Si tratta di una soluzione praticabile? Questo sistema può fare davvero la differenza per le operazioni aziendali? In questo articolo rispondiamo ad alcune di queste domande.

Perché utilizzare una base di conoscenza interna?

Una base di conoscenza interna è un hub centralizzato che contiene le informazioni aziendali, dai dati sui clienti, ai prezzi, a tutto ciò che sta nel mezzo. I vantaggi di conservare questi dati fondamentali in un unico luogo sono svariati, non ultimo il fatto che l’intero team può accedere alle medesime informazioni in qualsiasi momento. Questo database dinamico aggiorna immediatamente tutti gli utilizzatori quando vengono apportate modifiche, consentendo loro di lavorare con un’unica fonte di informazioni.

Che tu gestisca una grande organizzazione o un’impresa più piccola con un team da remoto, senza dubbio la possibilità di accedere agli stessi dati contemporaneamente ti dà una veste molto professionale.

Cos’è un chatbot integrato nella base di conoscenza interna?

Quando pensiamo ai chatbot, immaginiamo automaticamente quelli utilizzati per le comunicazioni front-end, che stanno tra il cliente e il call center e si occupano di coltivare nuovi contatti quando il team di assistenza non è operativo. Tuttavia, gli stessi processi si possono applicare anche internamente: tutto il team può accedere a qualsiasi informazione o avvalersi di sistemi automatici intelligenti facendo domande a un amichevole chatbot “che sa tutto”.

Anche se non è un requisito obbligatorio, molte aziende hanno scelto di programmare il proprio chatbot in modo che “gli piaccia chattare”. Infatti, un chatbot con una “personalità” amichevole, arguta e coinvolgente piace ai dipendenti e rende ogni interazione molto più gradevole. Un esempio? Rose, la chatbot amichevole e sbarazzina del Cosmopolitan Hotel a Las Vegas, che è riuscita a incoraggiare gli ospiti a spendere oltre il 37% in più!

Come puoi migliorare i processi aziendali con un chatbot integrato nella base di conoscenza interna?

L’incremento di velocità ed efficienza è uno dei principali fattori che contribuiscono alla crescita e al miglioramento aziendale, una funzione che i chatbot integrati nelle basi di conoscenza offrono in abbondanza.

Considera i seguenti aspetti:

Formazione dei dipendenti

L’assunzione di nuovo personale richiede molto tempo e fatica per aiutare i dipendenti ad adattarsi al nuovo ruolo e formarli a sufficienza. Di solito, i ruoli del servizio clienti sono interessati da un tasso di abbandono più alto rispetto ad altri settori, quindi ha senso dare la priorità alla loro formazione e ridurre il carico di lavoro del personale senior, perché si dedichi ad attività maggiormente incentrate sui clienti. In questo senso, un chatbot integrato nella base di conoscenza interna può guidare i nuovi assunti nell’utilizzo di processi e procedure, nell’individuazione delle informazioni e nell’uso dei nuovi sistemi.

Semplificazione dei sistemi

Quando è integrato nella tua base di conoscenza interna, un chatbot odierno lavora al pari di due assistenti personali estremamente efficienti per aiutare tutti i membri della tua organizzazione. Questi chatbot sono in grado di gestire calendari, ricordare le riunioni alle persone e ai team, nonché individuare e organizzare la documentazione. In più, è possibile programmarli in modo che funzionino all’interno di un reparto di risorse umane complesso.

Per quanto sia efficiente il tuo team di assistenza, è impossibile che una sola persona sappia tutto. Quindi, lascia che il tuo chatbot faccia un passo avanti e fornisca a chiunque le richieda le informazioni più aggiornate su prodotti, prezzi, sedi, clienti, normative e molto altro.

Servizio clienti

Naturalmente, nel mutevole mondo aziendale di oggi, è fondamentale avere un servizio clienti eccellente. Pertanto, una funzionalità che fornisca a ogni dipendente le stesse risposte e poi spieghi loro come usare questi dati ai sensi delle normative aziendali consente di mostrare ai clienti un fronte unito e altamente qualificato. Inoltre, è possibile usare i chatbot per rispondere alle richieste sullo stato degli ordini, nonché per fornire dettagli sul tracciamento, aggiornamenti sui progetti e comunicazioni di follow-up.

Tuttavia, per quanto un chatbot possa essere utile e intelligente, la sua qualità è legata a quella delle informazioni che fornisce. Perciò, se viene abbinato a una base di conoscenza interna affidabile, è in grado di arricchire, migliorare e aggiornare le informazioni aziendali in base alle sue interazioni con i clienti. I chatbot possono diventare dei “mostri di bravura” nella raccolta dei dati, assorbendo informazioni come il comportamento di acquisto dei clienti, i problemi più comuni e i messaggi di marketing più efficaci.

Alleggerire il carico di lavoro

I chatbot basati sull’IA alleggeriscono il carico di lavoro del servizio clienti rispondendo alle domande più comuni, senza la necessità di ricorrere a interazioni umane. Una risposta rapida e immediata alle FAQ mantiene i clienti soddisfatti e permette al tuo team di non “affogare” nelle richieste. In più, consente allo staff di entrare meglio nel ruolo di addetto all’assistenza per risolvere problemi più complessi e dedicarsi ad attività aziendali innovative.

Collaborazione interfunzionale

Sappiamo bene che una struttura organizzativa a compartimenti stagni o frammentata può essere deleteria per il flusso operativo. Perciò molti titolari di aziende smart fanno uso di chatbot integrati nella base di conoscenza interna per la collaborazione fra team. In questo modo, ogni reparto può condividere e aggiornare facilmente le informazioni, portando a una migliore comprensione e a una maggiore efficienza fra i team.

Operatività 24/7

Quando gestisci un team da remoto o il tuo staff si trova in fusi orari diversi, la funzionalità chatbot risulta davvero utile. Il tuo chatbot è sempre attivo, in continuo aggiornamento e comunica costantemente allegria. In più, è pronto e disposto a lavorare in qualsiasi momento, anche in orari poco ortodossi.

Un milione di volte più di un chatbot

Se stai considerando la possibilità di implementare un chatbot basato sull’IA, che sia per i tuoi clienti o le tue operazioni interne, possiamo assicurarti che sei sulla strada giusta. Offrire al tuo staff, a prescindere da dove si trova, un accesso accurato e in tempo reale a informazioni, dati, normative e sistemi coerenti è sempre una scelta azzeccata. Migliorare ulteriormente la situazione grazie a un assistente virtuale che comunica allegria diventa una specie di “superpotere”.