previous icon Retour au Blog
Mar 27, 2023
6 minutes read

Chatbots de Base de Connaissances Interne : améliorez les Process de votre Entreprise

Dans une entreprise, nous sommes tous conscients de la nécessité d’une communication individuelle et personnalisée avec nos équipes et nos clients. Pourtant, nous ne disposons pas toujours du temps ou des compétences nécessaires pour y parvenir. C’est pourquoi de nombreuses entreprises optent pour la mise en place d’une base de connaissances interne performante et dotée d’une fonctionnalité chatbot intégrée.

Les chatbots de bases de connaissances internes ont-ils leur place dans les entreprises modernes ? Cette solution est-elle réaliste ? Ce système peut-il réellement améliorer les process et avoir un impact sur les performances d’une entreprise ? Penchons-nous sur cette technologie innovante et ses avantages.

Pourquoi opter pour une Base de Connaissances Interne ?

Une base de connaissances interne constitue le centre d’information de votre entreprise. Elle contient les données des clients, les tarifs de vos produits et bien plus encore. Les avantages de rassembler ces informations essentielles en un seul endroit sont nombreux : avec une base de données interne, toute votre équipe a accès aux mêmes informations à tout moment. De plus, une base de données dynamique informe instantanément tous les utilisateurs en cas de modifications et leur permet de travailler à partir d’une source unique d’informations.

Que vous soyez à la tête d’une grande entreprise ou d’une plus petite structure composée d’une équipe à distance, l’accès simultané aux mêmes informations restera toujours un gage de professionnalisme.

Qu'est-ce qu'un Chatbot de Base de Connaissances Interne ?

Les chatbots évoquent souvent un outil de communication directe avec les clients. On s’imagine qu’ils interviennent auprès des clients et qu’ils s’occupent des prospects pendant que les agents du service client ne sont pas disponibles. Ils sont pourtant bien plus que ça ! Les mêmes processus peuvent être appliqués en interne. Dans ce cas, l’ensemble de votre équipe peut accéder à n’importe quelle information et utiliser des systèmes automatisés intelligents en posant des questions à votre chatbot, un outil sympathique et toujours bien renseigné.

De nombreuses entreprises ont choisi de programmer leur chatbot pour qu’il soit "bavard". Cette pratique n’est pas indispensable pour vos activités commerciales, mais n’oubliez pas qu’un « personnage » sympathique, drôle et impliqué attire tout de suite l’attention des utilisateurs (clients comme collaborateurs) et rend chaque interaction d’autant plus agréable. Par exemple, Rose, le chatbot sympathique de l’hôtel Cosmopolitan à Las Vegas, a encouragé les clients à dépenser jusqu’à 37 % de plus.

Comment un Chatbot de Base de Connaissances Interne peut-il améliorer les Processus Métier ?

Les chatbots de base de connaissances offrent de nombreux avantages. Ils accélèrent et optimisent les activités commerciales de l’entreprise, ce qui contribue grandement à sa croissance et à son amélioration.

Nous pouvons, par exemple, évoquer les points suivants :

La formation des collaborateurs

Le recrutement demande beaucoup de temps et d’efforts. En effet, il faut familiariser les nouvelles recrues avec leur nouveau rôle et les former correctement. Les postes au sein du service client connaissent généralement un turnover plus élevé que dans d’autres équipes. Il est donc logique d’accélérer la formation et de libérer vos collaborateurs plus expérimentés pour des tâches davantage orientées client. C’est là qu’un chatbot de base de connaissances interne intervient. Il peut guider les nouvelles recrues à travers les différents processus, les diverses formalités et les aider à trouver les informations utiles pour travailler avec tous ces nouveaux systèmes.

L’unification des systèmes

Associés à votre base de connaissances interne, les chatbots actuels deviennent des assistants personnels particulièrement efficaces pour tous les membres de votre entreprise. Gestion des calendriers, rappel de réunions, recherche et archivage de documents, intégration au sein d’un service RH complexe : les chatbots sont capables de répondre à plusieurs problématiques.

Les agents de votre service client ont beau être très compétents, le savoir absolu n’est à la portée de personne. Ainsi, votre chatbot peut prendre le relais et fournir à chaque agent des informations actualisées sur les produits, les prix, les stocks, les clients, les politiques, etc.

Le service client

Il va sans dire qu’un excellent service client est essentiel dans le contexte commercial évolutif d’aujourd’hui. Une fonctionnalité qui apporte les mêmes réponses à tous les agents et qui leur indique ensuite comment exploiter ces informations conformément à la politique de l’entreprise offre une image hautement professionnelle et cohérente à vos clients. Les chatbots sont également capables de répondre aux questions relatives au statut des commandes, de fournir des renseignements de suivi, de partager des mises à jour sur l’avancée d’un projet et d’assurer une communication de suivi.

Les chatbots, aussi intelligents et utiles soient-ils, reposent uniquement sur les informations qui leur sont fournies. S’ils sont associés à une base de connaissances interne fiable, ils peuvent alimenter, enrichir et mettre à jour les informations de l’entreprise en fonction de leurs interactions avec les clients. Les chatbots sont donc de puissants outils de collecte de données (concernant, par exemple, les habitudes d’achat des clients, les problèmes fréquents et les messages marketing les plus efficaces...).

VIVID l'a fait : découvrez comment un chatbot de base de connaissances interne aide à la fois les agents et les clients de cette organisation à but non-lucratif.

L'allègement de la charge de travail

Les chatbots alimentés par l’intelligence artificielle allègent la charge de travail des agents du service client en répondant aux questions fréquentes sans nécessiter d’intervention humaine. Grâce aux réponses rapides et immédiates qu’ils envoient aux questions courantes des clients, ces derniers sont satisfaits et vos équipes sont soulagées. Votre personnel peut alors se consacrer à la résolution de problèmes plus complexes et à l’exécution de tâches commerciales évolutives.

La collaboration inter-équipes

Il est bien connu qu’une structure organisationnelle en silos ou cloisonnée empêche les collaborateurs de travailler dans de bonnes conditions, car ils n'ont pas accès à toutes les données disponibles. C’est pourquoi bon nombre d’entreprises avisées ont recours à des chatbots de bases de données internes pour unifier les données disponibles et favoriser la collaboration entre les équipes. Comme chaque service peut facilement partager et modifier des informations au sein d’une source unique, il y a une meilleure entente et une plus grande efficacité entre vos équipes.

Une disponibilité 24/7

Quand vous gérez une équipe à distance ou que votre personnel est réparti sur plusieurs fuseaux horaires, l’utilité du chatbot est encore plus évidente. Toujours disponible, toujours actualisé et toujours enthousiaste, votre chatbot est prêt à travailler dès que votre équipe le souhaite, même en cas d’horaires atypiques.

Bien plus qu’un simple Chatbot

Si vous avez déjà envisagé de mettre en œuvre un chatbot basé sur l’IA, que ce soit pour vos clients ou votre communication interne, sachez que vous êtes sur la bonne voie. Si vous offrez à vos équipes, où qu’elles se trouvent, un accès fiable et instantané aux mêmes informations, données et systèmes, vous serez toujours gagnant. D’autant plus si vous ajoutez à cela un assistant virtuel agréable et disponible 24/7.

Êtes vous prêts à optimiser vos process, améliorer votre service client et simplifier le quotidien des collaborateurs grâce à Conversational AI Cloud?

Cet article vous a plu ?
N'hésitez pas à le partager !
CM.com
Chaque jour, des milliers d'entreprises sont connectées à des millions de consommateurs sur leur mobile via les solutions de CM.com. Grâce à la plateforme innovante de CM, les entreprises peuvent utiliser ces millions de messages, d'appels téléphoniques et de paiements pour apporter de la valeur à leur business.

Articles connexes

acquisition-retention-blogimage-fr
Nov 30, 2023 • Conversational AI

Comprendre les difficultés de l'acquisition et de la rétention

Dans le domaine du marketing, les pourcentages sont ce qu'il y a de plus important. Le parcours du client, de l'acquisition à la rétention, est un chemin rempli de potentielles baisses à chaque point de contact. Une expérience déroutante ici, une communication mal chronométrée par là, et soudain, votre taux de conversion est en chute libre.

whatsapp-chatbot
Jul 25, 2023 • WhatsApp

Qu'est-ce qu'un Chatbot WhatsApp et comment en créer un sur WhatsApp Business ?

WhatsApp Business et les chatbots ont fait leur preuve en tant que canaux de communication entre les marques et les clients, sans aucun signe de ralentissement. Il y a actuellement environ 2 milliards d'utilisateurs actifs sur WhatsApp dans plus de 180 pays, et les chiffres ne cessent d’augmenter. Un chatbot WhatsApp peut considérablement améliorer la communication de votre entreprise. Dans cet article, découvrez la véritable valeur ajoutée des chatbots WhatsApp et comment en créer un.

[13:42] Céline Braems | CM.com  Etude - Quels sont les canaux de service client les plus efficaces - CM.com
Jul 24, 2023 • Mobile Service Cloud

Quels sont les Canaux de Service Client les plus efficaces ?

Tout le monde a déjà connu ce moment. Celui où vous décidez de faire une demande auprès d'un service client. Vous envoyez un message, vous attendez une réponse... Vous attendez... Pendant longtemps, parfois trop… Cela vous agace et vous amène à utiliser d’autres canaux de communication. Pensez-y pour votre entreprise afin que vos clients puissent vous joindre facilement et rapidement via leur canal préféré.

chatbot examples
Jul 20, 2023 • Chatbots

6 catégories de chatbots pour une expérience client exceptionnelle

Les entreprises utilisent les chatbots pour différentes raisons, la « productivité » étant la principale motivation. De quels types de chatbots avez-vous besoin ? Il en existe de toutes sortes et pour qu’ils soient efficaces, vous devez d’abord réfléchir à l’utilisation que vous en ferez. Dans cet article, nous vous présentons quelques exemples de chatbots les plus réussis parmi nos clients internationaux. À vous de nous dire s'ils vous inspirent pour améliorer l’expérience de vos clients.

IA générative
Jun 19, 2023 • Conversational AI

IA Générative : Les prochaines étapes pour CM.com en 2023

Le marché de l'IA générative connait une croissance significative, avec plus de 14,8 milliards de dollars de capital-risque investis dans des startups développant leurs produits sur des "Large Language Models" tels que ChatGPT d'OpenAI et d'autres outils d'IA générative. Cet univers est en plein essor, comme en témoigne le nombre élevé d'enregistrements de nouveaux noms de domaine relatifs à ce sujet chaque semaine. Le défi principal pour la plupart des entreprises est de comprendre comment leur activité va être stimulée grâce à cette innovation.

what-can-an-ai-chatbot-app-do-for-your-customer-call-centre
Mar 27, 2023 • Chatbots

Comment un Chatbot IA peut-il aider votre Centre d’Appels ?

Nos clients sont de plus en plus à l’aise avec les chatbots et ce ne sont pas les seuls. Désormais, plus personne ne s’étonne d’interagir avec un chatbot sur la plupart des canaux, de Facebook à WhatsApp en passant par les sites Web des marques et plus encore. Après tout, il s’agit d’un outil utile et efficace.

candidate journey touchpoints
Mar 27, 2023 • WhatsApp

Recrutement : 8 Interactions essentielles pour un Parcours Candidat réussi.

Pour les candidats à la recherche d’un emploi, la procédure de recrutement peut vite s’éterniser, devenir une source de confusion et leur donner l’impression de n’être qu’un parmi tant d’autres. Dans de telles conditions, pourquoi des candidats prometteurs choisiraient-ils une entreprise qui ne leur donne pas réellement le sentiment de s’intéresser à eux ?

OpenAI conversational ai cloud LLMs new
Mar 23, 2023 • Conversational AI

CM.com intègre les Large Language Models et l'IA Générative à ses Solutions

Conversational AI Cloud et Mobile Service Cloud ont connu de récentes améliorations liées aux nouveaux modèles d'intelligence artificielle d'OpenAI. Nous avons intégré l'IA générative à notre solution Conversational AI Cloud pour automatiser la génération de contenu conversationnel. Nous avons également repensé notre méthode de classification des intentions. Du côté de Mobile Service Cloud, l'IA générative permet désormais de générer des résumés des conversations, pour informer les agents plus rapidement et réduire le temps de réponse. Focus sur ces nouvelles fonctionnalités.

Is this region a better fit for you?
Go
close icon