I motivi per utilizzare la firma elettronica semplice, qualificata e avanzata

La firma elettronica è stata ufficialmente riconosciuta in Europa dal 1999 (secondo la Direttiva 1999/93 / CE sulle firma elettronica). È un meccanismo per garantire l'integrità di un documento elettronico e per autenticare l'autore. La firma elettronica non può essere annullata o riprodotta su un altro documento, pertanto non è falsificabile. Dal 1° luglio 2016, data di entrata in vigore del regolamento eIDAS (identificazione elettronica e servizi fiduciari), il suo valore legale è lo stesso in tutta l'Unione Europea. Il presente regolamento specifica in particolare che la firma elettronica qualificata ha lo stesso valore e gli stessi effetti giuridici del suo equivalente scritto a mano.

Dal 2016, la firma elettronica è uno dei processi che si è evoluto maggiormente. Sta diventando sempre più indispensabile nei vari scambi commerciali nei settori bancario ed assicurativo, vendita al dettaglio, risorse umane ed immobiliare.

CM.com, specialista in conversazioni multicanale, illustra i primi 4 problemi risolti dalle aziende grazie alla firma elettronica e le sue tre tipologie: semplice, qualificata (Firma Elettronica Qualificata) e avanzata (FEA Firma Elettronica Avanzata).

1 - Maggiore efficacia e guadagno di tempo

Rispetto alla firma tradizionale, la firma elettronica consente di guadagnare molto tempo poiché è possibile trasmettere istantaneamente un documento da firmare a uno o più interlocutori in pochi passaggi.

In molti settori, come quello bancario e assicurativo, la firma elettronica consente di concludere vendite al di fuori dell'orario di ufficio o di sottoscrivere offerte tramite internet 7 giorni su 7 nell’arco delle 24 ore. Un contratto elettronico sarà sempre pronto per essere firmato in pochi secondi, il che riduce anche i tempi di elaborazione dei documenti. Un cliente o un collaboratore possono firmare un documento tramite qualsiasi dispositivo (telefono cellulare, tablet, calcolatore, ecc.) Senza dover tornare in ufficio o ricorrere a uno scanner per poterlo inviare. Questo approccio facilita la relazione con il cliente migliorando al contempo il tasso di trasformazione.

Nel settore delle risorse umane, la firma elettronica consente di firmare contratti di lavoro in modo rapido e da remoto ove necessario.

2 - Abbattimento dei costi

Secondo uno studio condotto da CM.com, la firma elettronica potrebbe ridurre i costi operativi su base annua di € 68.600 (se utilizzata tramite applicazione Web) o di € 75.500 (mediante integrazione API) considerando 500 documenti mensili e due firmatari. Se si considerano i costi materiali, le spese di spedizione ed i tempi di recapito, di fatto firma cartacea di documenti è molto più dispendiosa rispetto alla firma elettronica.

3 - Stato di avanzamento del processo di firma

La firma elettronica consente di seguire in tempo reale lo stato di avanzamento del processo di firma dei documenti inviati. Grazie a un certificato digitale, è possibile identificare ogni modifica o azione eseguita sul documento originale.

La funzionalità di tracciamento integrata nella la maggior parte delle soluzioni di firma elettronica può anche verificare lo stato di avanzamento delle firme ed inviare promemoria automatici ai destinatari che non hanno firmato il documento. 

4 - Accesso sicuro ed identità del firmatario

È possibile scegliere un livello di sicurezza adattato alle esigenze specifiche e impostare uno dei tre gradi di affidabilità della firma elettronica. Secondo il regolamento eIDAS, l'uso della firma elettronica offre tre livelli di sicurezza: Firma Elettronica Semplice (una casella di controllo), Firma Elettronica Avanzata (l'identità del firmatario è collegata alla firma) e Firma Elettronica Qualificata (ogni firmatario deve prima identificarsi con un prestatore di servizi qualificato).

In effetti, il semplice fatto di riempire una casella, inserire il proprio nome o "accordo" su un sito Internet è considerata una firma elettronica. Il grande vantaggio della Firma Elettronica Semplice è che rimane facilmente accessibile al firmatario, tuttavia, questo tipo di firma è facile da contestare. D'altra parte, le FEA (Firma Elettronica Avanzata) e le FEQ (Firma Elettronica Qualificata) hanno un valore legale più elevato e possono applicarsi a documenti importanti e ad alto rischio, come, ad esempio, il trasferimento di proprietà di un immobile. Essendo conformi alla normativa europea sulla protezione dei dati (RGPD), queste tipologie di firma consentono di garantire in un certo modo l'identità del firmatario.

Secondo il regolamento eIDAS, tutti gli Stati membri dell'UE sono tenuti a seguire gli stessi standard di firma elettronica. Va notato che in alcuni paesi, come il Belgio e l'Estonia, i cittadini dispongono di carte d'identità con certificati di firma elettronica. È possibile creare un certificato di firma e una firma tramite qualsiasi dispositivo grazie alle soluzioni di firma elettronica in modalità SaaS.

Riassumendo, la digitalizzazione di servizi e processi sta contribuendo ad accelerare il commercio in Europa. Su base giornaliera, la firma elettronica facilita le interazioni tra imprese, individui ed enti pubblici. Essere in grado di scegliere il livello di sicurezza adattato alle esigenze delle imprese consente anche di rinnovare e modernizzare il modo in cui le informazioni e i documenti sono accessibili, gestiti e protetti all'interno delle organizzazioni.

CM.com propone la soluzione Sign per la firma elettronica all’interno della propria piattaforma di comunicazione multicanale in modalità servizio (CPaaS), fruibile sia tramite accesso diretto online che mediante integrazione API.