La firma electrónica ha sido oficialmente reconocida en Europa desde 1999 (según la Directiva 1999/93/CE sobre firmas electrónicas). Es un mecanismo para garantizar la integridad de un documento electrónico y para autenticar al autor. La firma electrónica no se puede cancelar ni reproducir en otro documento, por lo tanto, no es falsificable. Desde el 1 de julio de 2016, fecha de entrada en vigor de la regulación eIDAS (identificación electrónica y servicios de confianza), su valor legal mínimo ha sido idéntico en toda la Unión Europea. Esta regulación específica que la firma electrónica cualificada tiene el mismo estatus y los mismos efectos legales que su equivalente escrita a mano.
Desde 2016, la firma electrónica ha sido uno de los procesos más avanzados. Hoy se está volviendo cada vez más esencial en las diversas transacciones comerciales.
Aquí están los 4 principales problemas resueltos por las empresas gracias a la firma electrónica.
1 - Eficiencia y ahorro de tiempo
En comparación con la firma tradicional, la firma electrónica permite un considerable ahorro de tiempo ya que es posible transmitir instantáneamente un documento para ser firmado a uno o más interlocutores en unos pocos clics.
En muchos sectores, como la banca y los seguros, las firmas electrónicas se utilizan para hacer ventas fuera del horario comercial o para suscribir a ofertas en línea los 7 días de la semana. Un contrato electrónico siempre estará listo para la firma en unos segundos, lo que también acorta el tiempo de procesamiento de los archivos. Un cliente o socio puede firmar un documento a través de cualquier dispositivo (móvil, tablea, PC, etc.) sin tener que regresar a la oficina o tener un escáner para enviarlo. Esto facilita las relaciones con los clientes y mejora la tasa de conversión.
Además, para recursos humanos, la firma electrónica hace posible que se firme un contrato de trabajo rápidamente y de forma remota cuando sea necesario.
2 - Reducir costes
Según un estudio realizado por CM.com, la firma electrónica reduciría los costes operativos 68.600 € durante un año si se usa a través de la aplicación web o 75.500 € gracias a la integración API (estimación basada en 500 documentos firmados al mes con dos firmantes por documento). De hecho, la gestión en papel de los contratos y documentos para firmar es más costosa en comparación con la firma electrónica (en términos de costes de envío, uso de papel, etc.)
3 - Monitorizar el progreso de los archivos
La firma electrónica permite monitorizar en tiempo real el estado de los archivos, así como de los contratos. Gracias a un certificado digital, es particularmente posible rastrear cada modificación o acción realizada en el documento original.
La herramienta de seguimiento integrada en la mayoría de las soluciones de firma electrónica también permite rastrear el progreso de las firmas y enviar un recordatorio automático a los destinatarios que no han firmado el documento. Por lo tanto, esta herramienta sirve como un indicador que informa a las partes interesadas del estado de cada documento en el bucle de firma.
4 - Acceso seguro e identidad del firmante
Es posible elegir un nivel de seguridad adaptado a necesidades específicas y establecer uno de los tres grados de confiabilidad de la firma electrónica. De acuerdo con la regulación eIDAS, el uso de la firma electrónica proporciona tres niveles de seguridad: estándar (una casilla a marcar), avanzado (la identidad del firmante está vinculada a la firma) y cualificado (cada firmante debe primero identificarse con el proveedor de servicios de confianza (FSC)).
De hecho, el simple hecho de marcar una casilla, poner su nombre o "de acuerdo" en un sitio web se considera una firma electrónica. La gran ventaja de la firma estándar es que sigue siendo muy accesible para el firmante. Sin embargo, este tipo de firma es fácil de refutar. Por otro lado, las firmas electrónicas avanzadas y cualificadas tienen un mayor valor legal y pueden aplicarse plenamente a los acuerdos de muy alto valor y alto riesgo potencial, por ejemplo, la transferencia de la propiedad de bienes inmuebles. Estas categorías de firmas permiten garantizar con certeza la identidad del firmante al mismo tiempo que cumplen con la normativa europea sobre protección de datos (RGPD), que apunta a una mayor transparencia y responsabilidad de los actores económicos.
De acuerdo con la regulación eIDAS (2016), todos los estados miembros de la UE deben cumplir con los mismos estándares para las firmas electrónicas. Es posible crear un certificado de firma y una firma a través de cualquier dispositivo gracias a las soluciones de firma electrónica en modo SaaS.
En resumen, la digitalización de servicios y procesos promueve la aceleración del comercio en España y Europa en muchos sectores. Diariamente, la firma electrónica facilita las interacciones entre empresas, personas y organizaciones públicas. Poder elegir el nivel de seguridad adaptado a las necesidades de las empresas también permite repensar y modernizar la forma en que la información y los documentos son accesibles, administrados y protegidos dentro de las organizaciones.
