previous icon Volver al blog
Apr 15, 2020
5 minutos leer

4 razones para adoptar la firma electrónica

¿Quién no ha firmado alguna vez un presupuesto o contrato con firma manuscrita, luego lo ha escaneado y lo ha enviado por correo electrónico al destinatario? Estas acciones no solo requieren mucho tiempo y son costosas, sino que tampoco son muy seguras. En un mundo cada vez más conectado, ¿no hay otra alternativa?

La firma electrónica ha sido oficialmente reconocida en Europa desde 1999 (según la Directiva 1999/93/CE sobre firmas electrónicas). Es un mecanismo para garantizar la integridad de un documento electrónico y para autenticar al autor. La firma electrónica no se puede cancelar ni reproducir en otro documento, por lo tanto, no es falsificable. Desde el 1 de julio de 2016, fecha de entrada en vigor de la regulación eIDAS (identificación electrónica y servicios de confianza), su valor legal mínimo ha sido idéntico en toda la Unión Europea. Esta regulación específica que la firma electrónica cualificada tiene el mismo estatus y los mismos efectos legales que su equivalente escrita a mano.

Desde 2016, la firma electrónica ha sido uno de los procesos más avanzados. Hoy se está volviendo cada vez más esencial en las diversas transacciones comerciales.

 

Aquí están los 4 principales problemas resueltos por las empresas gracias a la firma electrónica.


1 - Eficiencia y ahorro de tiempo

En comparación con la firma tradicional, la firma electrónica permite un considerable ahorro de tiempo ya que es posible transmitir instantáneamente un documento para ser firmado a uno o más interlocutores en unos pocos clics.

En muchos sectores, como la banca y los seguros, las firmas electrónicas se utilizan para hacer ventas fuera del horario comercial o para suscribir a ofertas en línea los 7 días de la semana. Un contrato electrónico siempre estará listo para la firma en unos segundos, lo que también acorta el tiempo de procesamiento de los archivos. Un cliente o socio puede firmar un documento a través de cualquier dispositivo (móvil, tablea, PC, etc.) sin tener que regresar a la oficina o tener un escáner para enviarlo. Esto facilita las relaciones con los clientes y mejora la tasa de conversión.

Además, para recursos humanos, la firma electrónica hace posible que se firme un contrato de trabajo rápidamente y de forma remota cuando sea necesario.


2 - Reducir costes

Según un estudio realizado por CM.com, la firma electrónica reduciría los costes operativos 68.600 € durante un año si se usa a través de la aplicación web o 75.500 € gracias a la integración API (estimación basada en 500 documentos firmados al mes con dos firmantes por documento). De hecho, la gestión en papel de los contratos y documentos para firmar es más costosa en comparación con la firma electrónica (en términos de costes de envío, uso de papel, etc.)


3 - Monitorizar el progreso de los archivos

La firma electrónica permite monitorizar en tiempo real el estado de los archivos, así como de los contratos. Gracias a un certificado digital, es particularmente posible rastrear cada modificación o acción realizada en el documento original.

La herramienta de seguimiento integrada en la mayoría de las soluciones de firma electrónica también permite rastrear el progreso de las firmas y enviar un recordatorio automático a los destinatarios que no han firmado el documento. Por lo tanto, esta herramienta sirve como un indicador que informa a las partes interesadas del estado de cada documento en el bucle de firma.


4 - Acceso seguro e identidad del firmante

Es posible elegir un nivel de seguridad adaptado a necesidades específicas y establecer uno de los tres grados de confiabilidad de la firma electrónica. De acuerdo con la regulación eIDAS, el uso de la firma electrónica proporciona tres niveles de seguridad: estándar (una casilla a marcar), avanzado (la identidad del firmante está vinculada a la firma) y cualificado (cada firmante debe primero identificarse con el proveedor de servicios de confianza (FSC)).

De hecho, el simple hecho de marcar una casilla, poner su nombre o "de acuerdo" en un sitio web se considera una firma electrónica. La gran ventaja de la firma estándar es que sigue siendo muy accesible para el firmante. Sin embargo, este tipo de firma es fácil de refutar. Por otro lado, las firmas electrónicas avanzadas y cualificadas tienen un mayor valor legal y pueden aplicarse plenamente a los acuerdos de muy alto valor y alto riesgo potencial, por ejemplo, la transferencia de la propiedad de bienes inmuebles. Estas categorías de firmas permiten garantizar con certeza la identidad del firmante al mismo tiempo que cumplen con la normativa europea sobre protección de datos (RGPD), que apunta a una mayor transparencia y responsabilidad de los actores económicos.

De acuerdo con la regulación eIDAS (2016), todos los estados miembros de la UE deben cumplir con los mismos estándares para las firmas electrónicas. Es posible crear un certificado de firma y una firma a través de cualquier dispositivo gracias a las soluciones de firma electrónica en modo SaaS.


En resumen, la digitalización de servicios y procesos promueve la aceleración del comercio en España y Europa en muchos sectores. Diariamente, la firma electrónica facilita las interacciones entre empresas, personas y organizaciones públicas. Poder elegir el nivel de seguridad adaptado a las necesidades de las empresas también permite repensar y modernizar la forma en que la información y los documentos son accesibles, administrados y protegidos dentro de las organizaciones.

Continúa tu negocio desde casa

¿Te gustó este artículo? ¡Compártelo!

Artículos relacionados

Agentic AI vs Generative AI
May 27, 2025 • CM.com

Agentic AI vs Non Agentic AI

Las necesidades de tu negocio marcarán la elección empresarial entre agentic AI o non agentic AI. Pero ¿Cuál es la mejor para mi negocio? Desde CM.com te ofrecemos una comparativa entre ambas tecnologías para facilitar esta elección y encontrar la solución más adaptada a tus necesidades.

blog-ai-for-the-future
May 12, 2025 • CM.com

Cómo construir IA para el futuro

Empiezas con un agente y, antes de que te des cuenta, tendrás toda una fuerza laboral agencial. Anticípate y prepara tu estrategia de IA para el futuro con integraciones fluidas y control monitorizado.

pablo-interview-blog-featured-03
Apr 09, 2025 • Experiencia del cliente

Entrevista | Agentes de IA, impacto real de HALO y visión de futuro en el eCommerce

Hoy entrevistamos a Pablo de Mier Prieto, Country Manager de CM.com en España, para profundizar en el impacto real de la inteligencia artificial, y en concreto de los agentes de IA, en un sector tan competitivo como el eCommerce.

blog-interview-halo-customer-service
Apr 08, 2025 • Chatbots

El nuevo rol de la IA en la experiencia del cliente | CM.com

Las innovaciones en inteligencia artificial aplicada al servicio al cliente están evolucionando más rápido que nunca, especialmente con la llegada de la Agentic AI y sus AI Agents. Hablamos con Roel Jansen, Head of Commerce de la Engagement Platform de CM.com, sobre cómo estos avances están transformando la forma en que las empresas interactúan con sus clientes y mejorando la experiencia en cada paso. Gracias a la visión y experiencia de Roel, exploramos el futuro del customer service y lo que implica para los negocios de hoy. Ya seas un entusiasta de la IA o simplemente sientas curiosidad por lo que viene, no querrás perderte estas ideas reveladoras.

fraud-and-simplify-verification-processes-hero
Mar 13, 2025 • Seguridad

Evita el Fraude en Mensajes de Texto y Simplifica los Procesos de Verificación con Number Verify

La mensajería de texto se ha convertido en una parte fundamental de la comunicación empresarial. Sin embargo, en los últimos años, los ciberdelincuentes han aprendido a aprovechar los SMS para estafar tanto a empresas como a clientes, robando datos y dinero. Pero no te preocupes, existe un nuevo método de verificación rápido, seguro y eficiente para proteger tus cuentas online: Number Verify.

halo
Feb 06, 2025 • CM.com

Agentes de Agentic AI: Tu aliado para hacer Más en menos tiempo

¿Buscas un asistente inteligente y eficiente que nunca duerme? ¿Un ayudante que se encargue de todas esas tareas repetitivas y te haga la vida más fácil? ¿Uno que aprenda y mejore constantemente para brindarte siempre el mejor apoyo? Puede sonar como un sueño inalcanzable, pero está mucho más cerca de la realidad de lo que imaginas. Descubre Agentic AI, un agente IA que usa la inteligencia artificial y cómo puede transformar tu negocio.

SMS Customer Service
Dec 18, 2024 • SMS

Optimiza la Experiencia del Cliente con Información Valiosa y Soporte Online a través de SMS

Añade SMS a tu centro de contacto y ayuda a tus agentes a conectarse con los clientes en el canal más fiable. Gestiona más conversaciones al mismo tiempo sin perder ese toque personal tan importante, y obtén información clave con encuestas de retroalimentación optimizadas para mejorar los índices de satisfacción del cliente.

multi-channel-vs-omni-channel
Dec 17, 2024 • Messaging

Multicanal, Omnicanal, Cross-Channel y Canal Único: ¿Cuál es la diferencia?

Sicuramente, tutti abbiamo sentito parlare dei termini multicanale e omnicanale, a volte anche cross-channel o canale unico. Questi termini vengono spesso usati in modo intercambiabile, rendendo difficile capire cosa significhi ciascuno. Tuttavia, è fondamentale conoscere le differenze quando si parla di comunicazione con i clienti, poiché questo può essere decisivo per offrire un’esperienza cliente eccezionale.

mobile-identity-service-hero
Dec 12, 2024 • Authentication

Servicios de Identidad Móvil: Conoce a tus usuarios

Verificar usuarios y cuentas en línea se ha vuelto indispensable en el panorama empresarial actual. Saber quién accede a tus servicios y datos en línea no solo es una buena práctica, sino que, en muchos casos, es un requisito legal. Ya sea para proteger a tus clientes y tu negocio o para cumplir con las normativas locales, identificar a la persona al otro lado de internet es crucial.

Is this region a better fit for you?
Go
close icon