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学校の連絡網・緊急連絡メールはSMS?OutlookやGmailからショートメールを送信

学校から保護者へ連絡を行う際は、電話やメールが一般的でしたが、緊急連絡にはSMSのニーズが高まりつつあります。 今回はOutlookやGmail、メール配信システムなどからSMSを一斉配信できるMailSMSを紹介します。 利用する学校や教育機関での活用方法やそのメリットを紹介していきます。

学校教育機関の緊急連絡網にSMS?

従来の連絡手段である電話は相手の状況によって出てもらえないことがあったり、メールで全員に連絡したとしても開封までに時間がかかってしまうなど、緊急度の高い連絡には向いていません。

特にコロナ渦では休講や休暇の延長、授業時間の変更などがあるため、確実に読まれるSMSが良いのでは?と検討されています。

既に企業がメルマガ配信や集客を増やすために利用される一斉メール配信システムの利用が学校においても緊急連絡や連絡網などとして使われることが多くなってきました。

しかし、近年では個人メールアドレスの提供を拒む保護者も増えてきているため、緊急連絡先で取得済みの携帯電話番号宛にメッセージが送信できるSMSの導入検討が進んでいます。


学校の緊急連絡網をメール配信システムで送るメリット

学校から生徒の保護者への緊急連絡にメール配信システムを利用すると、業務が効率化するだけでなく、セキュリティの強化にも役立ちます。


業務効率化

メール配信システムを利用する最大のメリットは、業務の効率化ができることです。災害発生時などの緊急連絡をするときに、一人ひとり連絡をしていたら手間がかかります。

連絡網を使えばひとりの負担は減りますが、時間がかかってしまいます。メール配信システムであれば、1回の送信操作で全員に送ることができます。

また、メール配信システムを利用すると、登録している宛先データの中から特定条件で絞り込んだグループにメールを一斉送信をすることもできます。

エクセルやリストで1件ずつ「送る・送らない」と振り分ける作業も省けます。


セキュリティ強化

一斉メール配信を行う際に最も注意すべきことは個人情報の漏洩ですが、メール配信システムを利用すれば誤送信を防ぐことができます。

「BCCで送るはずだったメールをCCで送ってしまった」というようなケアレスミスを防ぐことができ、セキュリティ性の高いメール配信を行うことが可能です。


学校の緊急連絡はメールよりSMSが適している理由

学校の連絡をメール一斉配信できれば楽ですが、緊急性の高い連絡の際、「メールはすぐに読まれない」という懸念があります。

また、メールでの連絡は、見られなかったり埋もれてしまったりする可能性もあります。そこで、学校の緊急連絡には、携帯電話宛に確実に届くSMSを利用してみてはいかがでしょうか。

SMSが学校の緊急連絡に適している特徴は主に以下3点です。


緊急時のメール不達防止

SMSはメールと比較して、到達率が高いというメリットがあります。それは、「携帯電話番号のみで送れる」「連絡先の変更が少ない」「携帯電話の標準機能で利用できる」といったSMSの特性によるものです。

SMSは携帯電話番号宛てに短文メッセージを送れるサービスなので、電話番号がわかっている相手であればすぐに送ることができます。電話番号はメールアドレスと比較して容易に変えられるものではないため、宛先不明で戻ってくることもほぼありません。

また、スマートフォンだけでなくガラケーにも付随している機能なので、アプリのダウンロードが不要なことはもちろん、携帯の機種を気にする必要もありません。


メッセージの開封率が高い

到達率が高いだけでなく、開封率が高いこともSMSの特徴です。メールと比較してSMSの開封率が高いのは、そもそも受信数が少ないため埋もれる懸念がないことと、ポップアップ表示によって受信通知がされるからです。

メールの開封率が10%前後といわれるなかで、SMSは90%の開封率があります。

関連リンク:メールとSMS配信はどちらが効果的?開封率の違いなどを紹介

コスト面でも安い

SMSの送信は有料なのでコストを心配される方がいるかもしれません。しかし、連絡網サービスや開封率のコスパなどから考えるとコスト面においてもお得な手段です。

例えば、CM.comのSMS配信サービスは、月額費用・初期費用がかからず、1通8.19円で送れます。クラス単位であれば、1通8.19円×1クラス(30人)約250円です。

必要最小限の投資でサービスを利用できるため、緊急時のみの費用負担となります。


学校の緊急連絡メールでのSMS導入例

SMSは、学校生活のあらゆる場面で活用できます。

たとえば、緊急時、災害時の安否確認、学校行事の延期など、生徒・保護者に一斉にメール送らなければならないときに、SMSは利用できます。

いくつか利用用途があるので、内容を確認していきましょう。


災害時の安否確認

災害時の連絡には、データ通信の環境も悪くなっている可能性があるので、可能な限りデータ通信の容量を使わない連絡方法が望ましいです。そのため、メッセンジャーアプリより、SMSを通じた連絡が適しています。


緊急事態や自然災害の休校連絡

悪天候や地震など、自然災害による休校の連絡などを素早くかつ確実に伝えなければならない場面では、SMSが最適です。

SMSはメールとは異なり、電話と同じ回線交換ネットワークという通信を利用します。この通信方法にテキストメッセージのみを伝達させることで、電話より軽いデータ量で相手に届けられます。


新型コロナウィルスのような感染症の流行

新型コロナウィルスのような感染症の拡大防止対策や細かい指示の一斉配信にSMSは活用できます。

なぜなら、そのようなときは悪質なスパムメールやマルウェアが横行しやすく、メールでの連絡は危険があるためです。安全かつ高開封率のSMSは一斉通知の手段として適しています。


運動会や学校行事の延期

運動会や遠足などの学校行事の開催を当日の朝の天候で判断する場合にもSMSは便利です。

SMSであれば開催・中止の決定連絡を、迅速に確実に伝えることができます。

また、保護者の迎えが必要な行事において、行事の終了時刻が変更になりそうな場合や、PTA集会の日時が変更になった場合、遠足の持ち物連絡なども、SMSで連絡をすれば安心です。


ネット出願への対応

2022年度より、ほとんどの入試がネット出願となり、メールアドレスの誤入力やメールシステムの不具合の発生など多く予想されます。

たとえば、出願者が入力したアドレスが間違っていただき時に、電話番号宛にメールでSMSが送れれば不足の事態にも対応できます。

学校の連絡網でSMSを導入する方法

一般的なSMS配信事業者を利用する場合は、Web管理画面から生徒や保護者に一斉送信することができます。

しかし、新しいシステムの操作方法を覚えなくてはならないため、非常に面倒です。

そこでおすすめなのが、学校で通常利用しているメールソフトやメール配信システム、連絡網サービスからSMSを送れる「Mail SMS」です。


メール機能から配信できるMail SMSとは

CM.comのSMS配信サービス「Mail SMS」は、メール形式で、あらゆるメール配信機能からSMSを配信できるサービスです。

特別な設定はなにも必要ありません。職場で利用しているOutlookからでもすぐにSMSを配信できます。


利用方法

①CM.comの管理画面でアカウントを作成し、設定画面から配信したいアドレスを入力します

②ふだん利用しているメールソフト(Outlookなど)で本文に送りたいテキスト、宛先に【電話番号@mail-sms.com】を入力し、配信します。

学校の緊急連絡網のメールにはSMSが最適

学校の緊急連絡には、メールや電話より、到達率・開封率が高く、セキュリティ面でも安全なSMSが適しています。

CM.comの「Mail SMS」なら、忙しい教員でも簡単に利用でき、学年・クラス単位での連絡リストを事前に作成すれば、さらに効率よく送信できます。

月額費用・初期費用は0円ですので、ぜひ一度お試しください。

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