Firma elettronica vs firma digitale: quali sono le differenze?

Per un’azienda o un professionista, comprendere questa distinzione non è solamente una questione terminologica, ma di compliance e gestione del rischio. Scegliere lo strumento sbagliato potrebbe esporre a nullità contrattuali o a difficoltà probatorie in sede di giudizio; viceversa, sovraccaricare processi semplici con strumenti troppo complessi potrebbe rallentare l’attività di business.

In questo articolo analizzeremo nel dettaglio la differenza tra firma elettronica e firma digitale, esplorando gli aspetti tecnologici, normativi e pratici per aiutarti a scegliere la soluzione più adatta alle tue esigenze.

Cos’è una firma elettronica?

La firma elettronica è definita dal regolamento europeo eIDAS come l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati o connessi ad altri dati elettronici utilizzati dal firmatario per firmare. Si tratta di un termine che racchiude al suo interno diverse tipologie di firma, con diversi livelli di sicurezza e valore legale.

Cos’è una firma digitale?

La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica basata su un sistema di crittografia a chiavi asimmetriche. Rappresenta il massimo standard di sicurezza e garantisce in modo inequivocabile l’autenticità del firmatario e l’integrità del documento.

Differenze tra firma elettronica e firma digitale

Per comprendere la differenza tra firma digitale e firma elettronica possiamo utilizzare una semplice analogia: immagina la firma elettronica come un grande contenitore che include qualsiasi metodo per sottoscrivere un documento digitale. La firma digitale, invece, è una tipologia particolare all’interno di questo contenitore, caratterizzata dai più alti standard di sicurezza e regolamentazione.

Mentre ogni firma digitale è una firma elettronica, non tutte le firme elettroniche sono firme digitali.

La distinzione risiede nel livello di sicurezza e nel valore probatorio (ovvero la forza legale) che esse conferiscono al documento. In particolare la normativa europea di riferimento, la eIDAS, distingue tre tipologie principali:

1. Firma Elettronica Semplice (FES)

2. Firma Elettronica Avanzata (FEA)

3. Firma Elettronica Qualificata (FEQ), che trova la sua massima espressione nella firma digitale

Aspetti tecnologici

La differenza tra firma elettronica e digitale è, in primo luogo, tecnologica.

Una firma elettronica generica può essere tecnologicamente elementare. Pensiamo ad esempio al click su un box Accetto in una pagina web. In questo caso non vi è alcuna garanzia che leghi in modo indissolubile l’identità del firmatario al documento, né che il documento non sia stato modificato dopo la firma. È semplicemente un dato elettronico associato ad altri dati elettronici.

Al contrario, la firma digitale si basa su una tecnologia avanzata nota come crittografia a chiavi asimmetriche (o a chiave pubblica). Questo sistema utilizza un processo algoritmico complesso che coinvolge due chiavi:

• una chiave privata, utilizzata dal firmatario per criptare l’impronta del documento, applicando la firma.

• una chiave pubblica, nota a tutti e contenuta nel certificato digitale a corredo della firma stessa, utile a decifrare l’impronta.

Inoltre, la firma digitale richiede l’intervento di una terza parte fidata, una Autorità di Certificazione, che emette il certificato qualificato già citato. Questo documento agisce come un passaporto digitale, attestando che quella specifica chiave pubblica appartiene a quella specifica persona fisica.

Grazie a questa infrastruttura, a differenza della firma elettronica semplice la tecnologia della firma digitale garantisce:

• integrità: se il documento viene modificato dopo la firma, la verifica fallisce

• autenticità: si ha la certezza matematica dell’identità del firmatario

Aspetti legali

Se la tecnologia ci dice “come” funzionano, la legge ci dice “quanto valgono”. La differenza tra firma elettronica e firma digitale sotto il profilo legale è determinante per la validità dei contratti firmati.

Il quadro normativo di riferimento è il Regolamento UE n. 910/2014 (eIDAS) e, per l’Italia, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Valgono le seguenti considerazioni:

1. Firma Elettronica Semplice: il suo valore probatorio è il più debole ed è liberamente valutabile in giudizio dal giudice. In caso di contestazione, spetta a chi ha firmato o a chi presenta il documento dimostrarne l’affidabilità.

2. Firma Elettronica Avanzata: firme di questo tipo richiedono l’identificazione del firmatario e il controllo esclusivo sullo strumento di firma, come un codice OTP via SMS o una firma grafometrica. Ha l’efficacia della scrittura privata (art. 2702 c.c.), ma in caso di disconoscimento della firma l’onere della prova può variare a seconda dell’interpretazione. È tuttavia legalmente più robusta della firma semplice.

3. Firma Digitale: per legge, è equiparata alla firma autografa. Gode della presunzione di validità: in caso di contenzioso, si verifica l’inversione dell’onere della prova. Non è dunque il firmatario a dover dimostrare di aver firmato, quanto chi contesta la firma a dover sporgere querela di falso e dimostrare che la firma è stata falsificata o utilizzata impropriamente.

La differenza tra firma digitale ed elettronica si gioca quindi sul terreno della fiducia e dell’attendibilità: la firma digitale offre la massima tutela legale possibile, mentre le altre forme offrono livelli decrescenti di garanzia.

Quando scegliere la firma digitale

La firma digitale non è sempre necessaria, ma è indispensabile in scenari ad alto rischio o regolamentati. La scelta è quasi obbligata quando si opera in settori dove la certezza dell’identità e l’inalterabilità del documento sono requisiti critici, o quando la legge lo impone esplicitamente (come per atti notarili informatici o bilanci societari).

Sicurezza e integrità

Quando la posta in gioco è alta, la sicurezza diventa il driver principale. Immagina contratti con cifre elevate, trasferimenti di proprietà intellettuale o accordi di riservatezza strategici. In questi casi, utilizzare una firma debole espone l'azienda a rischi enormi.

La firma digitale, grazie alla crittografia e ai certificati qualificati, elimina alla radice il rischio di alterazione del documento. L'integrità è garantita dal calcolo dell'hash: il documento viene "congelato" al momento della firma. Questo è fondamentale per garantire la data certa e l'opponibilità a terzi del contenuto contrattuale.

Applicazioni nel settore legale e finanziario

Il settore legale e notarile rappresenta il campo di applicazione primario della firma digitale. Gli studi legali, ad esempio, utilizzano quotidianamente la firma digitale per il deposito degli atti nel Processo Civile Telematico (PCT).

Anche nel settore finanziario, per l’apertura di mutui online o la sottoscrizione di polizze assicurative complesse, la firma digitale risulta spesso necessaria, a garanzia di entrambe le parti coinvolte.

Più in generale, però, non è il settore a guidare l’utilizzo di una o l’altra firma, quanto le esigenze aziendali specifiche ed i processi correlati.

Quando scegliere la firma elettronica

Nonostante la sicurezza della firma digitale, esistono molti scenari in cui la firma elettronica (nelle sue varianti Semplice o Avanzata) non è solo sufficiente, ma decisamente preferibile per motivi di user experience e tassi di conversione.

Da questo punto di vista, la differenza tra firma elettronica e digitale si misura anche in termini di frizione. Richiedere a un cliente di dotarsi di smart card (o altri hardware utili allo scopo) per firmare un cambio di piano tariffario telefonico porterebbe all’abbandono della transazione. Le firme elettroniche avanzate permettono di firmare ovunque, anche da smartphone, in pochi secondi.

Vantaggio di utilizzo per le PMI

Per le Piccole e Medie Imprese, la velocità è tutto. Tipicamente le PMI beneficiano enormemente dell’agilità delle firme elettroniche:

• velocità di chiusura: i contratti vengono firmati in minuti, non giorni

• riduzione dei costi: eliminazione di carta, stampa e spedizioni

• accessibilità: possibilità di firmare in mobilità

In questi casi, la firma elettronica accelera il business, mentre la firma digitale protegge gli asset critici.

Casi pratici

Quali casi possono essere gestiti efficacemente con una firma elettronica - spesso avanzata con utilizzo di OTP?

• contratti di assunzione: l’onboarding dei dipendenti è più fluido se gestito digitalmente

• ordini di acquisto e vendita: per transazioni B2B standard, una FEA è ampiamente sufficiente e legalmente tutelante

• preventivi e offerte commerciali: per una rapida accettazione d’offerta

• documenti interni: richieste ferie, note spese, approvazioni budget ed altri documenti a basso rischio

In tutti questi casi, l’identificazione tramite email o telefono (OTP) fornisce un livello di sicurezza adeguato al rischio, mantenendo il processo di firma particolarmente agile e snello.

Inizia a inviare firme elettroniche sicure con Sign

Ora che conosci la differenza tra firma elettronica e firma digitale potresti chiederti: è necessario acquistare due software diversi per gestire questi tipi di firma? La risposta è no.

Le moderne soluzioni di firma, come Sign di CM.com, sono progettate per gestire l’intero spettro di firme elettroniche, incluse quelle digitali. Sign permette di scegliere, documento per documento, quale livello di sicurezza applicare. E se il firmatario non è dotato di firma digitale e certificato qualificato, può affidarsi velocemente alla nostra app dedicata.

Ecco alcune funzionalità uniche che offre Sign:

• Numero illimitato di utenti: puoi far firmare tutti gli utenti che vuoi senza costi aggiuntivi.

• Risultati più veloci: in media, le aziende che utilizzano Sign compilano contratti, accordi e documenti con fino a 7 giorni di anticipo, senza bisogno di stampe o scansioni.

• Modello di determinazione dei prezzi unico: paghi un prezzo fisso solo quando viene compilato un documento e non quando lo invii.

• Sicuro e protetto: è uno strumento incentrato sulla flessibilità, ma senza compromettere sicurezza, conformità o riservatezza.

• Inizia subito: non servono software o app speciali, né installazioni di programmi specifici. Puoi raccogliere le firme elettroniche tramite la piattaforma online o le API basate sul web di CM.com.