La digitalizzazione ha avuto un profondo impatto su così tanti aspetti nel mondo (aziendale), dal reclutamento al marketing e tutto il resto.Quasi tutto.Molte aziende continuano a ottenere firme con lo stesso vecchio processo che seguono da secoli.Sebbene quasi tutti lavorino online in questo periodo, molte aziende continuano ad avere a che fare con stampanti, penne, carta e scanner per firmare documenti.
L'uso di firme fisiche o "cartacee" continua, anche se la tecnologia per firmare elettronicamente un documento è disponibile da diversi anni.Inoltre, continuando a utilizzare le firme tradizionali, le aziende stanno perdendo diversi vantaggi.Infatti, le aziende che adottano soluzioni di firma elettronica possono ridurre le spese di gestione dei documenti dell'85%.
Cos'è una firma cartacea?
Il metodo tradizionale per firmare un documento, ovvero mettere fisicamente la penna sulla carta, è anche noto come firma cartacea.Molte aziende faticano a passare dalle firme cartacee a quelle elettroniche, principalmente a causa della mancanza di consapevolezza.
Cos'è una firma elettronica?
Una "firma elettronica" è una forma che non è basata sull'inchiostro.Uno dei tipi più comuni di firma elettronica è quella basata su software.Si tratta di un modo legalmente vincolante per ottenere l'approvazione su documenti o moduli elettronici tramite un software per generare e applicare elettronicamente una firma.
I vantaggi delle firme elettroniche
I vantaggi delle firme elettroniche sono che sono facili da usare e fanno risparmiare tempo e denaro alle aziende rispetto alle firme cartacee.
Le firme elettroniche offrono anche una migliore esperienza del firmatario. Mentre alcune aziende continuano a costringere i loro firmatari a firmare un documento fisico alla vecchia maniera, le aziende moderne dovrebbero cercare di rimuovere gli ostacoli sul percorso del cliente o dei dipendenti consentendo ai firmatari di utilizzare il proprio telefono cellulare, tablet, laptop o qualsiasi altro dispositivo.Se le aziende non facilitano questo, i loro concorrenti lo faranno sicuramente.
Ci sono anche rischi per la sicurezza associati alle firme cartacee che non si presentano quando si utilizzano le firme elettroniche.Con i tradizionali contratti con carta e penna, i documenti devono essere salvati localmente, in archivi fisici o qualcosa di simile.C'è il rischio di perdere questi documenti fisici, che è facilmente evitabile quando i file sono archiviati e accessibili digitalmente.
Come adottare le firme elettroniche
Le aziende possono persistere con firme cartacee semplicemente perché non sono sicure di come digitalizzare il loro processo di firma cartacea esistente. Tuttavia, il processo di digitalizzazione delle firme non potrebbe essere più semplice. Il software di firma elettronica, accessibile tramite un portale Web o incorporato in un'app interna, può essere facilmente integrato negli strumenti digitali esistenti per automatizzare i flussi di lavoro.
Quando si considera l'adozione di firme elettroniche, le aziende dovrebbero prima familiarizzarsi con le diverse versioni disponibili, tra cui:
Una versione scansionata della firma cartacea di un individuo
Una firma disegnata direttamente su un tablet o un altro dispositivo touchscreen
Una piattaforma basata sul Web che scrive il nome dei firmatari in un "carattere scritto a mano"
E per chiunque si chieda se le firme elettroniche possono essere digitate, la risposta è "sì".Se le aziende hanno un modo per dimostrare che l'individuo che aggiunge il proprio nome a un documento è chi dice di essere, un nome digitato costituisce una firma legalmente vincolante.
È ora di passare al digitale
Sempre più aziende stanno iniziando ad apprezzare i vantaggi offerti dalle firme elettroniche.Oltre ai risparmi sui costi, le firme elettroniche possono offrire enormi vantaggi in termini di flusso di lavoro. Inoltre, possono semplificare e persino automatizzare l'intero processo contrattuale. Secondo ricerche recenti, il 65% delle aziende con sede negli Stati Uniti che utilizzano carta e penna per raccogliere firme, aggiunge un'intera giornata al proprio processo di lavoro.
Un altro vantaggio dell'adozione delle firme elettroniche è una riduzione dei danni ambientali dovuti allo spreco di una minore quantità di carta, che può fornire un enorme impulso alla sostenibilità.Le firme elettroniche possono anche ridurre il numero di errori umani all'interno del processo contrattuale e aumentare l'efficienza.
Più di una semplice firma
Quando valutano la firma elettronica rispetto alla firma fisica, le aziende dovrebbero ricordare che le firme elettroniche fanno parte di un'evoluzione in corso nel mondo della firma dei documenti.Consentono alle aziende di accelerare ogni fase del processo di firma, ridurre i costi, ridurre l'impatto ambientale e completare gli accordi più velocemente che mai, il tutto nel rispetto dei più recenti requisiti normativi.È difficile ottenere tutto questo con carta e penna.
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