Come garantire un'esperienza del candidato senza intoppi e ostacoli (digitali)

Alla fine del primo trimestre di quest'anno, nei Paesi Bassi le persone disoccupate erano 334.000, 50.000 in meno rispetto al trimestre precedente. Si tratta del calo più grande del secolo registrato dal Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS, ufficio centrale di statistica) del Paese. Al tempo stesso, il numero di posti di lavoro vacanti è aumentato da 26.000 a 245.000. È in atto una vera e propria "guerra dei talenti", soprattutto in settori come istruzione, commercio, servizi sanitari, tecnologie dell'informazione e della comunicazione e, di recente, anche nel settore del catering. 

I nuovi talenti non si candidano

A causa della pandemia di coronavirus, si temeva che la domanda di nuovo personale calasse drasticamente. Questo timore non si è (ancora) avverato, ma le misure legate al COVID hanno reso più difficile che mai trovare nuovi talenti. Niels Buijs, Product Manager di CM.com, afferma: "In qualità di datore di lavoro, è necessario permettere ai candidati di contattarti senza problemi durante tutto il processo di assunzione. Bisogna imparare ad adattarsi, sfruttare i canali più utilizzati, che si tratti di WhatsApp, web chat o Facebook Messenger.

Il suo collega Ruben Balfoort dichiara invece che i talenti di oggi non si candidano più in modo tradizionale: "Ricevono costantemente offerte di lavoro su LinkedIn. Perciò, sentono il bisogno di approfondire. Vogliono vedere e percepire come funziona un'organizzazione e quali sono la visione e la cultura aziendale, per capire se desiderano farne parte".

Selezione

I nuovi talenti sono molto orientati al mondo mobile. "Vogliono contattare un'azienda in modo diretto e online tramite i canali che preferiscono per conoscerla meglio. È qui che avviene la prima selezione." 

Il datore di lavoro può migliorare l'esperienza del candidato utilizzando un software ATS: Applicant Tracking System. Un sistema di questo tipo garantisce un processo di selezione senza intoppi dopo il reclutamento. I passaggi della procedura sono ben chiari ai candidati e il follow-up dopo i colloqui avviene in modo adeguato. Un workflow efficiente, incentrato sul candidato, può persino trasformare un rifiuto in un'esperienza positiva. Buijs afferma: "Le aziende che usano un ATS hanno un profilo vincente". 

Niels Buijs - Lead Product Marketing

“Considera la possibilità di usare un chatbot nel processo di assunzione.”

Firma digitale dei documenti

In questa "guerra dei talenti", i candidati dovrebbero imbattersi nel minor numero di ostacoli possibile. Questo vale anche per il processo di firma dei contratti. "Oggi molte interazioni avvengono online anziché di persona tramite Zoom o Microsoft Teams, soprattutto a causa della pandemia di COVID. In questo contesto, non ha molto senso chiedere a un candidato di stampare e inviare un contratto cartaceo."

Secondo Buijs, questa procedura non è più attuale. "Firmare documenti cartacei è obsoleto, costoso e dispendioso in termini di tempo. La firma digitale è molto semplice, in più è legalmente vincolante. Può davvero fare la differenza nella scelta definitiva del candidato, soprattutto se ha ricevuto due offerte: una in un ambiente del tutto digitale e una da stampare e inviare tramite posta."

9 ore anziché 12 giorni

Oltre ai contratti di assunzione, ci sono molti altri documenti idonei alla firma digitale, ad esempio contratti di noleggio auto, contratti di finanziamento per computer, moduli di detrazione fiscale sulle retribuzioni o convenzioni di tirocinio. I vantaggi sono ovvi, a partire dal tempo risparmiato. Buijs dichiara: "Abbiamo riscontrato che la firma digitale consente di risparmiare 10 minuti per ogni documento".

Un aspetto ancora più importante è il tempo di esecuzione necessario alla firma di un contratto. "Il tempo medio di 12 giorni si è ridotto a meno di 9 ore. Per molti settori, ad esempio quello sanitario, le tempistiche sono fondamentali. In più, si limitano le possibilità che una persona cambi idea prima di firmare."

Ruben Balfoort - Product Marketer Sign

“Il risparmio in termini di costi è un argomento decisamente a favore della firma digitale."

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Maandag, un'agenzia interinale che opera nel settore pubblico, utilizza esclusivamente la firma digitale da dicembre 2020. Secondo l'esperienza di Kirsten Soester, rafforza l'immagine dell'organizzazione. "I professionisti sono ben felici di firmare e inviare contratti digitalmente. E, al tempo stesso, contribuiamo alla riduzione del consumo di carta."

Oltre a far risparmiare spazio, la firma digitale ha un altro vantaggio: ridurre la possibilità di errori. Ogni pagina ha un'iniziale e i documenti non vengono persi o inseriti nel file sbagliato. E se questo non bastasse, la riduzione dei costi aiuterà di certo a decidere in questo senso, vista la quantità di denaro necessaria per carta, stampe, buste, affrancatura e ore di lavoro. Come sottolinea Balfoort: "Se si lavora in modo del tutto digitale e si utilizza il software appropriato, si può risparmiare fino a tre quarti della spesa iniziale".

Un amico digitale

Il passaggio successivo è il periodo tra la firma del contratto e il primo giorno di lavoro. "Spesso le persone vivono questo periodo come un intervallo. Molte organizzazioni possono migliorare il processo di assunzione usando un chatbot, una specie di amico digitale. In questo modo, permetteranno ai nuovi dipendenti di familiarizzare con l'azienda prima di iniziare a lavorare. Inoltre, potranno occuparsi di aspetti pratici come il ritiro di un'auto a noleggio, l'organizzazione del parcheggio, la spiegazione dell'entrata da usare o la programmazione delle prime riunioni. Oppure potranno usarlo per mostrare un video di benvenuto del responsabile."

L'ultimo consiglio di Buijs è quello di utilizzare gli strumenti appropriati. "Preferibilmente un sistema che offra tutto ciò che ti serve, anziché sistemi diversi, altrimenti non raggiungerai la massima efficienza possibile."

Questo articolo è stato scritto in collaborazione con pwnet.nl.