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リマインドメールとは?送り方やタイミングなどのマナーを例文で確認

リマインドメールは、日常生活からビジネスの場において、物事や日程の確認・通知のために用いられます。忘れや勘違いなどのミスを事前に防げる反面、文章の体裁や送信のタイミングによっては、相手に不信感や違和感を与えてしまう恐れも否めません。 そこで本記事では、ビジネス場面でのリマインドメールの送信マナーや内容、例文などを紹介します。 先方にリマインドメールを送りたいけど自信がない方、リマインドメールの対処法を知りたい方は、ぜひ最後まで目を通してください。

リマインドメールとは

リマインドメールとは、英単語の「remind」から生まれたように、「何かを思い出させる・思い起こさせる」ためのメッセージのことです。

重要な内容を相手に直接的に通知するだけでなく、連想させるという間接的なサポートとしての役割も含みます。

プライベートのコミュニケーションでも使われますが、ビジネスシーンでもGmaiやOutookから面接の事前確認を目的に送ることもあれば、セミナーや研修などのお知らせをEメール配信ツールSMS送信サービスで個別、一斉配信することはとても大切なので一つずつ確認していきましょう。


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ビジネス場面におけるリマインド

ビジネスの場においては、会議や商談などの大事な要件を忘れないために、取引先や同僚など社内外で幅広く用いられます。リマインドメールで過去の取り決め内容を再通知することで、スケジュールの確認漏れや要件忘れを防止可能です。


リマインドと催促の違い

リマインドと催促は、相手に何かを思い出させるという点では似ているものの、ニュアンスが異なります。

催促は相手に約束や取り決めなどの物事を、「早く実行するように要求する」という、強い意味合いを持ちます。例えば、支払いの催促とは、料金を期日までに支払わない人に対し、1日でも早い支払いを求めるものです。


リマインドの手段

リマインドの手段はメールだけではありません。

口頭や電話・伝言・付箋メモ・カレンダーのスケジュール機能などがあります。

最近では、社内のネットワークやチャットツールに備わった、自動一斉リマインド機能や飲食業や医療サービスに特化したCRMにSMS配信API連携し、予約の前日などにSMSを自動送信するなどなどもあります。

さまざまな業種でリマインドが取り入れらているので、各プロセスで必要に応じて手段を選択するとよいでしょう。


リマインドメールを送る場面

では、実際に仕事場でリマインドメールを送るのは、どのような場面でしょうか。


社内会議のリマインド

社内会議や社内イベントが行われる前には、参加者に対して日程や場所を知らせるほか、出欠確認をするため、リマインドメールを送るケースが多いです。

スケジュール忘れの防止や、場所や時間を再度調べる手間を省く目的があります。

あくまで社内連絡であるため、通常のEメールに限らず、コミュニケーションツールを用いたり、対象者にメンションを飛ばしたりすることも可能です。


顧客へのリマインド

打ち合わせや商談などの重要なアポイントメントの前には、顧客や取引先に対し、日時と場所または約束自体を再確認する意図でリマインドメールを送信します。

予期せぬ勘違いやトラブルを防ぎ、ビジネスをスムーズに遂行するために重要です。

社外連絡であるため、原則Eメールでリマインドします。相手の信用を失わないためにも、言葉遣いや送信のタイミングに気をつけなければなりません。


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業務に関するリマインド

提出物の期日を知らせたり、業務のスケジュールを管理するためにも、リマインドメールが用いられます。業務が滞るのを防ぐほか、未提出の人への催促の意味を含む場合もあります。

一斉リマインドの際は、対象者にメンションを飛ばして気づいてもらう工夫をしたり、文中に明確に期日や注意事項を記載したりするのが効果的です。

CM.comが提供するMailSMSを利用することで、普段の業務で使用しているOutlookやGmailからメール形式でSMSを送信できるため、より効率的にリマインドを行えます。


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リマインドメールを送信する方法

リマインドメールを送信する方法として、主にコミュニケーションツールやメール、SMSが挙げられます。それぞれの特徴やメリット・デメリットを見ていきましょう。


コミュニケーションツール

社内でリマインドメールを送信する際は、ビジネスチャットやグループウェアなどのコミュニケーションツールも使えます。

ビジネスチャットには、簡易リアクションやメッセージのタスク化、既読・未読通知など、リマインドメールをそのまま応用するような機能が備わっています。

また、グループウェアにもチャット機能だけでなく、掲示板やスケジュール・プロジェクト管理、設備予約、申請・手続きなどの簡易ワークフロー機能などが備わっており、意思疎通と業務の効率化を図れます。

ただし、社外にリマインドメールを送信する際は、同じコミュニケーションツールを相手も導入していなければなりません。


Eメール

Eメールはリマインドの最も基本的な方法です。

メールアドレスさえ知っていれば、社内外の誰にでも送信できます。

また、送信可能データや容量の制限があまりないため、長文になる場合やファイルを添付したい場合も問題ありません。

ただし、あくまでメッセージの送受信のみが前提とされているため、返信やリアクションに戸惑うケースが見られます。また、複数のメールの中に埋もれてしまったり、SPAMフィルタリングに引っかかって迷惑フォルダに振り分けられてしまったりすると、気づかない恐れもあります。


SMS

SMSとはShort Message Serviceの略で、スマートフォンの携帯電話番号に基づいて送受信されるメッセージのことです。メールアドレスを必要としません。

体裁はチャットと似ており、ややカジュアルな印象となります。

一般的に、SMSは受信量が多くないため、他のメッセージに埋もれにくく、気づきやすく読まれやすい傾向が見られます。連絡先の変更も少ないため、メッセージの到着率も高いです。

ただし、一度に送信可能な文字数に制限があり、写真や動画などのデータファイルを添付できません。また、文字数に応じて送信料がかかります。


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リマインドメールを送る時期

リマインドメールの効果を高めるためには、適切なタイミングを図ることが肝心です。


期日から2~3日前

社内会議や顧客・取引先との打ち合わせ、業務に関するリマインドは、期日の2〜3日前に送るのが有効です。当日や前日ではメッセージに気づかず、読まれない可能性が考えられます。

また、万が一スケジュールのダブルブッキングや急用が発生していた場合、再度日程調整が難しくなります。

業務や提出物の準備時間を踏まえ、少し余裕を持たせてリマインドしましょう。


期日超過しても連絡がない場合

リマインドメールは、場合によっては「催促」の意味合いを持たせて送ることもあります。

例えば、資料の提出や手続きが未完了であることを社員に気づかせたり、取引先や顧客に支払い期限を通知したりします。


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リマインドメールを作成する時のポイント

リマインドメールを作成する際は、再確認や通知の効果を発揮するために、注意すべきポイントがあります。


件名を工夫する

件名はより具体的に表記することで、読んでもらいやすくなります。

「〇月〇日の〇〇の出欠のご確認」や「〇〇に関するご確認」など、一目で内容が分かるようにします。

また、受け手が不快な思いをしないように、「リマインド」「リマインドメール」など、催促と捉えられる直接的な表現は避けましょう。


初めと終わりに挨拶を入れる

文章の構成が明確になるように、本題とは別でメールの初めと終わりに挨拶を入れます。

冒頭の挨拶とともに所属と氏名を名乗り、最後には「何卒よろしくお願い申し上げます」

と一言添えましょう。


重要な確認してほしい内容を入れる

本題には重要な確認事項を入れます。

過不足なく分かりやすく伝えるためには、5W1Hを意識することが肝心です。

「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」が表現されていれば、伝えるべき情報の主旨が明確になります。


相手を気遣う内容を含める

リマインドメールでは、終始相手を気遣う姿勢が必要です。

「お忙しい中恐れ入ります」「行き違いの際はご容赦ください」などの表現を取り入れると、催促のニュアンスが省かれ、丁寧な印象になります。

特に、顧客とのやり取りでは、言葉遣いやメールの体裁にビジネスマナーが現れ、会社の信用度にも繋がります。

リマインドメールの返信で注意すべき点

リマインドメールの中でも、機械的に一斉送信されたものや「noreply」表記があるものは返信が不要です。

ただし、個人宛に送られたものや重要度の高いものは、返信するのが常識です。


リマインドメールの返信は可能な限り早めに

受信したリマインドメールは、可能な限り早く返信しましょう。

送信元はメールが正しく届いたか、内容が確認されたかを気にしています。

読んだ後すぐに返信することによって、未対応を防ぎ、送信元を安心させられます。

リマインド内容を把握している場合でも返信はする

リマインド内容をすでに把握している場合でも、返信するのがマナーです。

返信の際は件名を変えずに「Re:」を残したまま送りましょう。


リマインドメールの返信が遅れた場合は一言添える

リマインドメールの返信が遅れた場合や、期日の再通知の連絡に対しては、謝罪の一言を添えましょう。また、リマインドに関する感謝の表現も含むと、送信元への配慮がさらに伝わります。

リマインドメールの例文「メール編」

では実際に、ビジネスにおける3つのシチュエーション別に、リマインドメールの例文をチェックしていきましょう。


社内食事会開催のリマインドメール

社内食事会開催のリマインドメールは、以下のような文章で、開催の2〜3日前に送ります。

件名:社内食事会のご確認
 
お疲れさまです。〇〇課の△△です。
以前ご案内しました、社内食事会に関して再度ご連絡いたします。
 
日時:〇月〇日(×曜日)□□時~
会場:●●(添付地図をご覧ください)
予約者名:△△
参加費:〇〇円
参加人数:現在、〇人参加予定
当日の連絡先:090-1234-5678(△△の携帯)
 
万が一、都合が悪くなり参加できない場合は、お早めに△△までご連絡お願いいたします。
明日以降のキャンセルは会費のお支払いが必要となります。
 
会場は下記のURLからご確認いただけます。
URL:
 
有意義な時間となるように努めますので、当日は何卒よろしくお願いいたします。


社内食事会やイベントについて知らせる際は、日時や場所・費用や留意事項を過不足なく記載します。場所の地図やURLを添付するといった配慮があると、なお親切な印象です。


社外の人も出席する会議のリマインドメール

社外の人も出席する会議のリマインドメールは、以下のような文章で、開催の2〜3日前に送ります。


件名:株式会社〇〇会議開催のご確認
 
平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。
ご多忙中にメールにて失礼いたします。
 
先日ご案内しました、弊社の会議が3日後となりました。
つきましては、改めて詳細をご案内させていただきます。
 
日時:〇月〇日(×曜日)□□時~
場所:弊社2階中会議室
議題:新商品の説明及びお見積り
 
当日は、私と弊社〇〇課課長▲▲が出席いたします。
ご多忙中とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
 
会社連絡先:


会議のリマインドメールでは、日時や場所に加えて議題を記載することで、相手の確認の手間を減らせます。また、相手を配慮する挨拶が必要です。


顧客へのリマインドメール

顧客へのリマインドメールは、以下のような文章で、期日の1週間〜3日前に送ります。

件名:〇〇に関しまして
 
平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇社の△△です。
ご多忙中にメールにて失礼いたします。
 
以前よりお願いして参りました、〇〇に関して、ご尽力いただき誠に感謝申し上げます。
いよいよ今週〇日に先方に提案予定ですが、何かお困りごとやご不明点などございませんでしょうか。
私どもでできることがございましたら、些細なことから何なりとお申し付けください。
 
ご多忙中恐れ入りますが、ご協力何卒よろしくお願いいたします。
 
会社連絡先:


期日を再確認してもらうためのリマインドメールであるものの、催促のニュアンスが入らないように言葉遣いや表現に注意しなければなりません。


リマインドメールの例文「SMS編」

SMSでビジネスにおける3つのシチュエーション別に、どのように役立てられているのかリマインドメールの例文をチェックしていきましょう。

病院やクリニックのリマインド通知

患者さんへのリマインド通知は、以下のような文章で、予約完了後に送ります。


○○様
○○クリニックです。
 
▼予約番号 000000
▼次回の予約日時
 2022年10月3日(月)14:00
 
当日はお待ちしております。


病院やクリニックの予約状況や通院の予約通知に活用できます。

予約日時を患者さんに対してSMSで通知することで、予約状況を再確認することができキャンセル防止につながります。


保険のリマインド通知

お客様へのリマインド通知は、以下のような文章で、書類送付後に送ります。

○○保険【証明書送付済み】
 
今年度の支払い証明書を郵送で送付しております。
 
年末調整や確定申告の際にご活用ください。
 
再発行につきましては、フリーダイヤルにご連絡ください。
0120-000-000


保険料金の支払い通知のリマインドに活用いただくことで、お客様の入金漏れや未払い防止につながります。


不動産管理会社のリマインド通知

お客様へのリマインド通知は、以下のような文章で、期日前に送ります。

〇月度 家賃引き落とし日のご連絡
 
○○様
〇月度の家賃引き落とし日は25日となります。
指定口座にて、残高の確認をお願いいたします。


毎月の家賃支払いの期日リマインドを行い催促することができ、お客様の残高不足や未払い防止につながります。

リマインドメールでSMSを活用しよう

いかがでしたでしょうか。

今回はビジネスシーンで見られるリマインドメールの役割や、送信方法・作成のポイントや例文などを紹介しました。

リマインドメールは業務や取引のスムーズな進行に欠かせません。

相手に不快な思いをさせず、要件を再確認してもらうためには、言葉遣いやリアクションへの配慮が必要です。

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Takuya Hashimoto
Takuya Hashimoto,
Digital Marketing Manager in Japan

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