La firma digitale è personale o aziendale?

La domanda non è banale. Spesso imprenditori, manager e dipendenti si trovano a dover firmare documenti per conto dell’azienda e sorge spontaneo chiedersi chi sia il vero titolare della firma: è la persona fisica o è la società che la persona rappresenta?

La confusione nasce dal fatto che, nel linguaggio comune, tendiamo a sovrapporre il concetto di identità con quello di ruolo. Tuttavia, la normativa europea eIDAS e il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) italiano tracciano confini molto precisi. Comprendere quali sono le differenze tra firma digitale e aziendale è fondamentale non solo per l’efficienza operativa, ma soprattutto per la tutela legale e la corretta gestione delle responsabilità.

Differenza tra firma digitale personale e aziendale

Per rispondere alla domanda principale dobbiamo partire da un presupposto normativo inderogabile: in senso stretto, la Firma Digitale (intesa come Firma Elettronica Qualificata) è legata indissolubilmente alla persona fisica.

Tuttavia il mercato e la prassi hanno sviluppato soluzioni che permettono di qualificare questa firma in base all’uso che se ne fa. Possiamo quindi distinguere tra una firma utilizzata a titolo personale e una firma che, pur appartenendo a una persona, ne certifica anche il ruolo all’interno di una organizzazione.

Firma digitale personale

La firma digitale è personale? La risposta breve è: sì. Il certificato di firma qualificato è sempre rilasciato a un individuo (es: Mario Rossi).

Quando parliamo di firma digitale personale ci riferiamo al certificato standard che attesta l’identità del cittadino. In questo certificato sono presenti i dati anagrafici del titolare come nome, cognome e codice fiscale, ma non vi è alcun riferimento alla sua appartenenza lavorativa o aziendale.

Questa tipologia di firma è utilizzata per tutti gli atti che riguardano la sfera privata del cittadino o del libero professionista in quanto tale. Parliamo per esempio di:

• firmare contratti di utente domestiche

• partecipare a concorsi pubblici

• firmare atti di compravendita immobiliare personali

• dialogare con la Pubblica Amministrazione per questioni personali

In questo caso, il titolare è l’unico responsabile dell’utilizzo del dispositivo di firma (smart card, token o firma remota che sia) e della custodia delle credenziali. Qualsiasi documento firmato con questo certificato ha valore legale di piena prova fino a querela di falso e impegna direttamente la persona fisica.

Firma digitale aziendale

Se la firma è della persona, cosa si intende allora per firma digitale aziendale?

Esistono certificati che, oltrei ai dati anagrafici della persona fisica, contengono informazioni relative al suo ruolo o ai suoi poteri di rappresentanza all’interno di una organizzazione (es: Mario Rossi, Amministratore Delegato di Azienda spa).

Inoltre, il termine aziendale viene spesso usato impropriamente per indicare il Sigillo Elettronico (eSeal), che è l’unico strumento che può essere rilasciato direttamente a una persona giuridica.

I vantaggi per le imprese nell’uso di firme digitali (con ruolo o sigillo) sono enormi:

• automazione: possibilità di firmare massivamente fatture, ordini e documenti senza richiedere l’intervento manuale continuo del legale rappresentante

• certezza del potere di firma: quando un terzo riceve un documento firmato con un certificato che specifica il ruolo, ha l’immediata garanzia che chi ha firmato aveva il potere di farlo per conto dell’azienda

• velocità: eliminazione dei tempi di stampa, spedizione e archiviazione fisica

Un esempio pratico può essere rappresentato dal caso di un’azienda di logistica che deve firmare centinaia di bolle di accompagnamento. Utilizzare una firma manuale sarebbe impossibile, per cui l’azienda può utilizzare un sistema di firma automatica basata su un certificato di ruolo o un Sigillo Elettronico intestato all’azienda stessa e integrato via API nei suoi sistemi gestionali.

Aspetti legali della firma digitale nelle imprese

Dal punto di vista normativo, è cruciale comprendere che la firma digitale può essere rilasciata a nome di una società solamente sotto forma di Sigillo Elettronico Qualificato.

La differenza legale è sostanziale:

• Firma Elettronica Qualificata: esprime la volontà e il consenso di una persona. Ha valore di firma autografa. Se il certificato include il ruolo, la firma impegna l’azienda perchè la persona agisce con i poteri conferiti.

• Sigillo Elettronico: garantisce l’origine e l’integrità di un documento, ma non esprime necessariamente la volontà di una persona fisica specifica, bensì dell’ente.

Ma nel caso di firma digitale con ruolo, chi è il titolare? Anche se l’azienda paga il servizio e fornisce i dispositivi necessari al dipendente, il titolare del certificato di firma resta sempre il dipendente o l’amministratore (persona fisica). Questo comporta una responsabilità condivisa:

• il dipendente è responsabile della custodia delle credenziali e non deve cederle a terzi

• l’azienda ha la responsabilità di revocare il certificato o i poteri di firma nel momento in cui il dipendente lascia l’azienda o cambia ruolo. In caso contrario, rischia di essere vincolata da nuovi contratti firmati da ex-dipendenti che tecnicamente possedevano ancora un certificato di firma valido.

Firma personale o con ruolo: identità vs poteri

Un dubbio molto comune, a questo punto, riguarda la validità della firma apposta da dirigenti o manager utilizzando la propria firma digitale personale, intesa come priva dell’indicazione specifica del ruolo aziendale nel certificato.

È possibile firmare contratti aziendali con una firma personale? La risposta è sì. Dal punto di vista tecnico e giuridico, la firma è valida perchè garantisce l’identità del sottoscrittore. Tuttavia sorge una questione fondamentale legata alla rappresentanza: la firma prova chi sei, ma non che poteri hai.

Se firmassi un contratto di fornitura utilizzando la tua firma personale priva di ruolo:

• la firma sarebbe valida: il documento è integro e riconducibile a te.

• la prova dei poteri dovrebbe essere esterna: la controparte, avendo a disposizione solamente la tua identità, non avrebbe la garanzia immediata che tu abbia il potere di impegnare l’azienda per quell’attività oggetto di contratto. Per cui, per rendere il contratto inattaccabile, è prassi allegare alla firma digitale un documento che attesti i tuoi poteri (si tratta solitamente di una Visura Camerale o di una Procura Notarile).

Dunque è strettamente necessario utilizzare una firma con ruolo? Da un punto di vista strettamente giuridico no: non è obbligatorio, ma rende superfluo allegare documenti giustificativi e offre una tutela immediata alla controparte.

Può essere tuttavia consigliabile dotarsi di una firma con ruolo per i seguenti casi:

• bandi di gara pubblici (appalti): spesso le stazioni appaltanti richiedono esplicitamente che l’offerta sia firmata dal legale rappresentate e che il potere emerga dal certificato o sia immediatamente verificabile senza dover incrociare documenti esterni complessi.

• automazione dei processi: se l’azienda vuole automatizzare la verifica delle firme in entrata, può impiegare un software per leggere automaticamente il ruolo all’interno del certificato, ma non può invece incrociare i dati con eventuali PDF esterni.

forte tutela del terzo: in settori ad alto rischio, come quello finanziario o assicurativo, la controparte potrebbe pretendere la firma con ruolo per evitare di dover fare due diligence sui poteri del firmatario ad ogni occorrenza.

Chi può essere titolare di una firma digitale?

Per fare ordine tra le varie casistiche possiamo affrontare la seguente domanda: la firma digitale può essere rilasciata a nome di una società, di un ente o di un soggetto giuridico?

La risposta richiede una distinzione netta prevista dal Regolamento eIDAS:

1. Persone Fisiche:

   • possono richiedere la firma elettronica qualificata (altrimenti conosciuta come firma digitale)

   • possono essere privati cittadini, professionisti, dipendenti pubblici o privati

   • sono gli unici che possono appora una firma che equivale legalmente alla forma autografa

1. Persone Giuridiche (società, enti, pubblica amministrazione):

   • non possono essere titolai di una firma digitale intesa come atto di sottoscrizione umana

   • possono essere titolari di un Sigillo Elettronico (il cosiddetto Electronic Seal)

   • il sigillo prova che un documento è stato emesso da quella specifica persona giuridica, garantendone l’autenticità e l’integrità. È fondamentale per la fatturazione elettronica, la marcatura di documenti ufficiali e le transazioni automatizzate tra macchine.

In termini pratici questo significa che se un contratto richiede la firma dell’Amministratore Delegato, servirà la firma digitale della persona fisica che ricopre quel ruolo. Se invece si deve emettere una ricevuta automatica, si utilizzerà il Sigillo Elettronico della società.

I requisiti per ottenere una firma digitale: differenza tra persone e imprese

I requisiti variano a seconda del tipo di certificato richiesto.

Per la firma personale la procedura è standardizzata. Il richiedente, solitamente attraverso il fornitore del servizio di firma scelto, deve presentare a un Prestatore di Servizi Fiduciari Qualificato (QTSP):

• un documento d’identità valido (carta d’identità, passaporto, patente)

• il codice fiscale (tessera sanitaria)

• un indirizzo email e un numero di telefono cellulare

• è necessario effettuare il riconoscimento della persona de visu o online tramite webcam/SPID

Per la firma con ruolo aziendale, utilizzata nei casi particolari in cui sono richiesti poteri di firma (come nel caso degli Amministratori Delegati), solitamente si richiede:

• visura camerale aggiornata della società

• eventuale procura notarile o verbale di nomina che conferisce i poteri

• documento di identità del legale rappresentante che autorizza il rialscio (se diverso dal richiedente)

Da ultimo, per il Sigillo Elettronico, la richiesta deve essere presentata dal legale rappresentante dell’ente, fornendo tutta la documentazione necessaria attestante l’esistenza giuridica dell’azienda (visura, statuto, etc) ed i poteri di rappresentanza del richiedente.

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