Wie können personalisierte SMS-Nachrichten mit Excel verschickt werden?

Forschungen, die in The Small BIG von Robert Cialdini, Steve Martin und Noah Goldstein zitiert wurden, haben gezeigt, dass damit die No-Show-Rate um bis zu 43 % reduziert werden kann. Eine Textnachricht wird einfach um den Vornamen des Empfängers ergänzt, und schon ist umso wahrscheinlicher, dassauf die Nachricht reagiert wird. Auch unsere eigenen Erfahrungen haben gezeigt, dass sich auf diese Weise die No-Show-Raten im Gesundheitswesen reduzieren lassen.. 

Wie kann eine SMS direkt aus einer Excel-Datei verschickt werden?

Mit der CM-Plattform haben Sie die Möglichkeit, eine Microsoft Excel-Datei mit Telefonnummern hochzuladen und eine SMS-Nachricht an diese Nummern zu verschicken. Dafür klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Aus Excel senden" auf Ihrer Seite „Nachrichten schicken". 

Sie können außerdem den Text der tatsächlichen Nachricht in die Excel-Datei schreiben und so jedem Empfänger eine andere Nachricht schicken. Auf diese Weise können Sie die Informationen personalisieren. Dafür wählen wir im zweiten Schritt des Importvorgangs die Spalte mit dem Nachrichten-Text aus. Zusätzliche Hintergrundinformationen zum Versand aus Excel-Dateien finden Sie in unserer Online-Hilfe.

Heute beginnt eine neue Phase der Personalisierung, indem wir Namen, das Geschlecht und manchmal auch Ihren CRM in den Nachrichtentext einbauen, damit jede Kundin und jeder Kunde eine vollständig personalisierte Nachricht erhält. 

Vorbereiten der Nachrichtenliste in Excel zum Versand von vollständig personalisierten SMS

In diesem Teil geht es um ein paar raffinierte Excel-Tricks, die Ihnen dabei helfen, persönliche Informationen in Ihren Nachrichtentext einzubauen. Nehmen wir an, Sie arbeiten als persönlicher Finanzberater und wollen die Termine mit Ihren Kunden bestätigen. Ihre Kunden erwarten eine persönliche Ansprache und die Angabe von Ort und Zeit des mit Ihnen vereinbarten Termins. 

Wir beginnen also mit den grundlegenden Informationen in Ihrer Excel-Datei. Wahrscheinlich handelt es sich ohnehin um einen Export aus Ihrem CRM-Programm.

Und jetzt beteht unsere Auffabe darin, den Empfängern in dieser Datei die folgende Nachricht zu schicken.

„Lieber Herr Max Mustermann, wir haben mit Ihnen einen Termin für den 1. November 2015 um 11:00 Uhr vereinbart. Mit freundlichen Grüßen, Cas Personal Finance"

Unser erster Schritt ist das Hinzufügen einer zusätzlichen Spalte, in der wir den Nachrichtentext verfassen. Diese Spalte laden wir anschließend auf die CM-Plattform hoch.

Dazu nutzen wir die Verknüpfen-Funktion von Excel

Das ist zugleich auch die wichtigste Excel-Funktion, die wir hier brauchen, die Verknüpfung. Im Wesentlichen erlaubt die Funktion Verknüpfen, verschiedene Textelemente miteinander zu verbinden, so dass eine Personalisierung möglich wird.

Aus der Formel entsteht also:

der Text „Hallo Max". Sorgen Sie dafür, dass Excel die Textelemente als solche erkennt, indem Sie Anführungsstriche (" ") am Anfang und am Ende der Textelemente verwenden. Außerdem sollten Sie an die Leerzeichen denken, weil Excel diese nicht automatisch hinzufügt.

Das Tolle an der ganzen Sache ist, dass auch die Werte aus zwei Zellen verbunden werden können. Wenn ich also "Hallo" ins Feld A1 eintrage und im Feld A2 "Max" steht, dann kann ich mit folgender Formel:

den Text „hallomax" entstehen lassen. Offensichtlich haben wir die Leerzeichen vergessen :) ...wenn wir diese hinzufügen, sieht es gleich viel besser aus:

Die Formel sorgt dafür, dass Excel den Inhalt aus Zelle A1 nimmt (Anführungsstriche markieren ein Textelement, und der einzige Inhalt in diesem Textelement ist das Leerzeichen, d.h. " ") und ihr den Inhalt aus Zelle A2 hinzufügt, damit dann „hallo Max" entsteht.

Datenzusammenführung für professionelle Anwender - Personalisierung total

Als nächstes wollen wir auch die nächste Stufe gemeinsam in den Griff bekommen. Wenn wir alles, was wir bisher gemacht haben, zusammenfügen, können wir das Grundgerüst für unsere Nachricht erstellen.

Das sieht jetzt zwar wie eine unglaublich komplexe Formel aus, aber wenn Sie sich die verschiedenen Teile anschauen, dann ist es nichts anderes, als das, was wir vorher schon gemacht haben: Die Kombination von verschiedenen Zellinhalten, denen unveränderliche Textelemente (und Leerzeichen!!) hinzugefügt wurden.

Den richtigen Zeitpunkt erwischen

Jetzt müssen wir noch ein paar Layout-Dinge berücksichtigen, Datum und Zeit werden nämlich aktuell noch als nummerischer Wert dargestellt. Excel nutzt ein eigenes Darstellungsformat, um Daten und Uhrzeiten wiederzugeben.

Daten in Excel werden als Zahl wiedergegeben, die der Anzahl Tage seit dem 1. Januar 1900 entspricht. Folglich ist der 3. November 2015 der Tag 42311 nach dem Beginn des 20. Jahrhunderts.

Für Uhrzeiten gilt das Gleiche. Wenn „1" für einen ganzen Tag (d.h. 24 Stunden) steht, dann steht „0,5" für 12 Stunden und jede Stunde entspricht 0,041666667 (1/24). Ist doch logisch, oder?

Also müssen wir dafür sorgen, dass Excel eine für den Menschen lesbare Version für die Anzeige von Datum und Uhrzeit verwendet. Dafür können wir die Formel TEXT verwenden:

Hiermit sorgen wir dafür, dass Excel den Datenwert aus Zelle D2 übernimmt und in dem von uns gewünschten Format wiedergibt. „mmmm" sorgt dafür, dass der Name des Monats voll ausgeschrieben wird (d.h. „November" anstatt „11"). „d" sorgt dafür, dass der Tag erscheint und „yyyy" sorgt dafür, dass die Jahreszahl vollständig ausgeschrieben wird (d.h. „2015" anstatt „15").

Und das gleiche können wir auch für Uhrzeiten festlegen:

Und wenn wir die schon vorhandene Formel entsprechend ergänzen, sieht das Ergebnis so aus:

Eine anständige Begrüßung: Herr oder Frau in Excel

Fast geschafft! Als letztes müssen wir noch dafür sorgen, dass aus dem „m" oder dem „w" entweder „Hr." oder „Fr." wird. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wir haben uns für die WENN-Formel entschieden. Die WENN-Formel funktioniert folgendermaßen:

Damit können wir dem Programm sagen: Wenn der Wert in Spalte C ein „w" ist, dann wähle „Fr.", wenn diese Aussage nicht zutrifft, dann wähle „Hr.".

Und auf diese Weise vervollständigen wir unsere vollständig personalisierte Nachricht mit einer anständigen Begrüßung und gut aussehenden Angaben für Datum und Uhrzeit.

Diese Formel setzen Sie jetzt in alle Felder ein, indem Sie die Funktion Automatisch ausfüllen verwenden..

Es gibt Nachrichtenprogramme, in denen die Funktion „Tags zusammenführen” unterstützt wird, so dass es Ihnen möglich ist, die SMS-Nachricht im Web-Interface zu schreiben. Dafür müssen Sie die Bezeichnungen der Spalten in der Excel-Datei mit Hilfe von bestimmten Tags wie z.B. |*Geschlecht*| oder |*Name*| in die Nachricht einbauen..

Wir bekommen von unseren Nutzern sehr viele Rückmeldungen zu dieser Funktion. Vielen fällt die Benutzung schwer, die Fehleranfälligkeit ist hoch, und der Text muss im richtigen Format (d.h. für Geschlecht und Daten) hochgeladen werden. Damit wird es oft nötig, die Datei mit den Daten erneut hochzuladen und Beispielnachrichten an das eigene Mobiltelefon zu schicken.

Sind Sie bereit, Ihren Kunden vollständig personalisierte SMS-Nachrichten zu schicken?

Indem die tatsächliche Nachricht in der eigentlichen Excel-Datei geschrieben wird, ist der Aufbau der eigenen Nachricht viel einfacher, und das Ergebnis wird direkt bei der Datenzusammenführung sichtbar. Zwar sieht die Formel wie eine echte Herausforderung aus, aber wenn sie in Teile aufgespaltet wird, ist der Vorgang erstaunlich gut verständlich. Ihre Kunden werden begeistert sein!