Firma digital

Ventajas de la firma digital vs. la firma manuscrita

Las empresas están adoptando cada vez más las firmas digitales o electrónicas para agilizar el proceso de contratación, así como reducir su huella ecológica y costes.

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La digitalización ha tenido un impacto enorme en muchos aspectos del mundo (empresarial), como los procesos de contratación y marketing. De hecho, en casi todos los procesos. Muchas empresas aún utilizan el proceso tradicional para recibir firmas que se ha seguido durante siglos. Aunque hoy en día casi todo el mundo trabaja en línea, muchas empresas continúan lidiando con impresoras, bolis, papel y escáneres para firmar documentos.

A pesar de que desde hace varios años existe la tecnología para firmar documentos electrónicamente, se siguen usando las firmas manuscritas. Asimismo, al ceñirse a las firmas tradicionales, las empresas dejan pasar varias ventajas. De hecho, las empresas que adoptan soluciones de firma electrónica pueden reducir sus gastos de gestión de documentos hasta un 85 %.

¿Qué es una firma manuscrita?

La firma manuscrita es el método tradicional para firmar un documento: papel y boli. Muchas empresas tienen dificultad para dejar de usar firmas manuscritas, principalmente porque no conocen la tecnología que les permite hacerlo.

¿Qué es una firma digital?

La firma digital es aquella que se hace sin usar tinta. Uno de los tipos más comunes de esta firma es la firma electrónica. Esta firma ofrece una forma legalmente vinculante de obtener la aprobación de documentos o formularios electrónicos mediante un software en el que se genera y aplica la firma electrónicamente.

Las ventajas de las firmas digitales

Las firmas digitales son fáciles de usar y ahorran tiempo y dinero a las empresas en comparación con las firmas manuscritas.

Estas firmas también ofrecen una mejor experiencia del firmante. Si bien algunas empresas aún obligan a sus firmantes a firmar documentos físicos a la antigua, lo mejor para las empresas modernas es que eliminen los obstáculos del recorrido del cliente o empleado permitiéndoles firmar a través de sus teléfonos móviles, tabletas, ordenadores portátiles o cualquier otro dispositivo. Si las empresas no facilitan esto, la competencia seguramente sí lo hará.

Las firmas manuscritas también presentan algunos riesgos de seguridad que no presentan las firmas electrónicas. Al usar contratos tradicionales impresos, los documentos deben guardarse de forma local, por ejemplo, en archivadores físicos. Existe el riesgo de perder dichos documentos físicos; dicho riesgo desaparece fácilmente si los archivos se almacenan y se accede a ellos de forma digital.

¿Cómo adoptar la firma electrónica?

Puede que las empresas sigan usando firmas manuscritas sencillamente porque no saben cómo digitalizar su proceso de firma manuscrita. Sin embargo, el proceso de digitalización de firmas es sumamente fácil. El software de firma electrónica, que se puede incorporar en una aplicación interna o al que se puede acceder a través de un portal web, se puede integrar fácilmente en tus herramientas digitales para automatizar los workflows.

Al pensar en adoptar las firmas digitales, las empresas primero deben conocer las distintas versiones que existen, que son las siguientes:

Una versión escaneada de la firma manuscrita de una persona

Una firma dibujada directamente en una tableta u otro dispositivo con pantalla táctil

Una plataforma basada en la web que escribe el nombre de los firmantes con un tipo de letra manuscrita

Si te preguntas si se pueden escribir firmas electrónicas, la respuesta es sí. Siempre que las empresas tengan alguna forma de demostrar que la persona que añade su nombre a un documento es quien dice ser, entonces el nombre escrito califica como una firma legalmente vinculante.

Es hora de pasarse a lo digital

Cada vez más empresas están comenzando a apreciar las ventajas que brindan las firmas digitales. Además del ahorro de costes, las firmas digitales pueden ofrecer enormes ventajas en los workflows, simplificar e incluso automatizar todo el proceso de contratación. De acuerdo con una investigación reciente, el 65 % de las empresas estadounidenses que usan la firma manuscrita añaden un día completo a su proceso de trabajo.

Otra ventaja de adoptar firmas electrónicas es que se reduce el daño medioambiental gracias a que se usa menos papel, con lo cual se puede impulsar la sostenibilidad en gran medida. Las firmas digitales también pueden reducir la cantidad de errores humanos dentro del proceso de contratación y aumentar la eficiencia.

Más que una firma

Al comparar las firmas electrónicas con las firmas manuscritas, las empresas deben recordar que las firmas electrónicas forman parte de la evolución constante del mundo de la firma de documentos. Las firmas digitales les permiten a las empresas acelerar cada paso del proceso de firma, reducir costes, disminuir su huella ecológica y finalizar contratos más rápido que nunca; todo esto además de cumplir con las exigencias normativas más recientes. Conseguir todas estas ventajas resulta difícil con papel y boli.

¿Quieres experimentar las ventajas de la firma electrónica en tu empresa? Ponte en contacto hoy mismo y te contaremos todo lo que necesitas saber sobre la firma.

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