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La signature électronique a de nombreux avantages. Dans un cadre sécurisé et juridiquement valable, un logiciel de e-signature offre un gain de temps et d'argent, améliore l’expérience client et participe au respect de l’environnement.
Voici les principaux arguments en faveur de la signature électronique et les solutions apportées aux entreprises.
11 avantages d'un outil de signature électronique :
- Gain de temps
- Réduction des coûts
- Gain de productivité
- Sécurité accrue et diminution des risques
- Plus grand confort d'utilisation
- Meilleure expérience utilisateur et fidélisation
- Mobilité accrue
- Économie des ressources
- Suivi de l’avancement des dossiers
- Gain d’espace
- Cadre juridiquement valable
1. Gain de temps
La signature électronique permet avant tout de gagner du temps. Plutôt que d’organiser la signature de documents en personne ou d’envoyer beaucoup de courrier, l'envoi d'un simple lien électronique permet d'accélérer le temps de traitement des documents.
De plus, les documents papier égarés nécessitent de recommencer le processus de zéro et peuvent engendrer des problèmes juridiques. À l'inverse, les demandes d'e-signatures peuvent être jointes à un contrat ou à une proposition par mail et être retournées en quelques secondes. Cela donne aux entreprises plus de flexibilité dans la prévision de clôture des projets.
Bon à savoir : Les entreprises réduisent leur temps de signature d'environ 7 jours grâce à Sign.
2. Réduction des coûts
Gains de temps et d'argent vont de pair. Toutes les entreprises cherchent à réduire leurs coûts et la digitalisation des process est un moyen simple d’y parvenir tout en augmentant le ROI. Éliminer les coûts d'impression, d'emballage et d'expédition permet de faire des économies supplémentaires et d’obtenir de meilleurs résultats.
3. Gain de productivité
Les employés dédiés à des tâches complexes plutôt qu’à des tâches routinières et répétitives se déclarent plus satisfaits et productifs.
La technologie d'e-signature permet aux entreprises d’alléger la charge de travail de leurs employés.
4. Sécurité accrue et diminution des risques
Les signatures électroniques offrent un haut niveau de sécurité :
- Plus sûres que les signatures manuscrites, elles offrent un cadre juridiquement contraignant et sont très difficiles à falsifier.
- Les e-signatures sont souvent accompagnées d’un certificat numérique composé d'e-mails, de documents signés et de copies de contrats. Leur authenticité est donc facile à vérifier.
- Il est possible de détecter les moindres changements sur les documents e-signés, contrairement aux documents signés manuellement, qui sont facilement falsifiables.
- Les documents papier peuvent être perdus, volés voire endommagés.
- Il est impossible d’oublier une signature sur un document électronique.
- Aucun tiers ne peut accéder aux documents électroniques sans autorisation.
- L'identité du signataire, son emplacement et l'heure de la signature sont visibles sur chaque document électronique.
- Les signatures électroniques peuvent être protégées avec des méthodes d'authentification biométrique et des codes d'accès.
5. Plus grand confort d'utilisation
Les plateformes de signature électronique comme Sign sont pratiques et faciles d'accès même pour les utilisateurs sans compétences techniques. Le processus de signature est simple et intuitif pour les expéditeurs comme pour les destinataires. Une adresse e-mail et quelques clics font l’affaire.
6. Meilleure expérience utilisateur et fidélisation
Les clients ont accès aux documents en temps réel et peuvent les signer n’importe où et à partir de n’importe quel dispositif (smartphone, PC, tablette etc.). L’usage de la signature électronique ne nécessite ni imprimante ni scanner et accélère le délai de traitement des documents. Elle contribue à fidéliser les clients et à les transformer en porte-paroles de la marque.
7. Mobilité accrue
Vous travaillez beaucoup sur mobile ? Envoyer des documents par voie électronique n'importe où et à n'importe quel moment permet d'accroître votre portée. De plus, recevoir et signer des documents via des appareils mobiles réduit le temps de réponse et accroît la satisfaction des clients.
8. Économies des ressources
La signature traditionnelle exige que chaque partie imprime et scanne plusieurs pages en plusieurs exemplaires à l’aide de ressources comme l'encre et le papier. Les entreprises qui limitent l'usage de ces ressources rendent service à l'environnement tout en réduisant leurs coûts en fournitures.
9. Suivi de l’avancement des dossiers
Utiliser un logiciel de signature électronique permet de suivre à tout moment le statut des documents envoyés. Quelques clics permettent de savoir instantanément si ces derniers sont complétés, signés ou approuvés.
10. Gain d’espace
Les documents papier archivés occupent un espace précieux dans les bureaux d’une entreprise. Si ces derniers doivent être conservés pendant une durée spécifique, les documents signés numériquement ne nécessitent aucun espace de rangement physique. Un coup de pouce supplémentaire pour un bureau mieux organisé.
11. Cadre juridiquement valable
Toutes les échanges de documents professionnels doivent répondre à des règles de conformité. Assurer le suivi de documents papier pour respecter la loi peut poser problème en cas d'audit. Afin d'éviter les risques d'amendes et de poursuites judiciaires, il est important de s'assurer que ces documents demeurent intacts et authentiques. La technologie de chiffrement des signatures électroniques permet de protéger les documents et d'assurer leur conformité.
Les 3 niveaux de sécurité de la signature électronique
Il existe trois niveaux de sécurité pour les e-signatures : standard, avancé et qualifié.
1. La signature électronique standard
La signature électronique standard ne ressemble pas à une signature manuscrite et peut se présenter comme une simple case à cocher (« Je ne suis pas un robot »). Cette solution est très accessible, mais elle est particulièrement facile à contester devant la justice. Le risque de fraude est donc plus élevé.
2. La signature électronique avancée
La signature électronique avancée - utilisée par la plateforme Sign - est une option fiable dans la plupart des situations car l’identité du signataire est liée au document (coordonnées bancaires, numéro de téléphone…). Le chiffrement et les e-signatures protègent également les données de potentielles modifications.
3. La signature électronique qualifiée
La création d'une signature électronique qualifiée requiert une technologie spécifique. Cette méthode d'e-signature, qui nécessite que chaque utilisateur s'identifie via un fournisseur de services spécifique, est hautement sécurisée. Plus onéreuse que les autres, elle est aussi compliquée à mettre en pratique. Par conséquent, les signatures électroniques qualifiées conviennent aux accords de grande valeur et à haut risque, comme par exemple l’achat ou le transfert de biens immobiliers.
Pourquoi choisir la signature électronique ?
Sign, l'outil de signature électronique de CM.com, se démarque de ses concurrents par bien des aspects :
- Hébergement privé : Sign est hébergé sur un serveur privé, alors que la plupart des autres fournisseurs de signature électronique utilisent des clouds publics.
- Utilisateurs et API illimités : De nombreux concurrents facturent des frais pour les utilisateurs supplémentaires.
- Signatures multiples : Le prix par document reste le même, et ce, peu importe le nombre de signataires.
- Disponible partout : Aucun logiciel ou matériel spécial n'est requis.
- Pas de signature, pas de facturation : Les clients ne paient que pour les documentssignés par tous leurs destinataires.
- Choix du canal : Possibilité d'envoyer des demandes de contrat par SMS, e-mail ou WhatsApp Business.
- Service client disponible 24h /24 et 7j /7 : Assistance à tout moment.
- Méthodes de vérification additionnelles : Possibilité de recevoir un code OTP (mode de passe à usage unique) par SMS.
- Authentification certifiée : Chaque document signé est accompagné d'un certificat d’authenticité.
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