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Las firmas electrónicas tienen muchas ventajas. Además de las funciones mejoradas de seguridad y cumplimiento, el software de firma electrónica te ahorra tiempo y dinero, mejora la experiencia del cliente y es bueno para el medioambiente.
Aquí te explicamos 11 ventajas que te da el software de firma electrónica y los desafíos empresariales que resuelven.
11 ventajas del software de firma electrónica
- Ahorra tiempo
- Ahorra dinero
- Aumenta la productividad
- Aumenta la seguridad y reduce el riesgo
- Mejora la practicidad
- Mejora la experiencia del cliente y su lealtad con la marca
- Aumenta la movilidad
- Ahorra recursos
- Realiza un seguimiento de los flujos de trabajo
- Vacía los archivos
- Garantiza el cumplimiento normativo
1. Ahorra tiempo
Una de las ventajas más obvias de las herramientas de firma electrónica es que te ahorras tiempo con ella. En lugar de tener que organizar la firma de documentos en persona o enviar varios correos electrónicos, puedes enviar un enlace electrónico que agiliza el tiempo de entrega de los documentos.
Los documentos en papel que se extravían hacen que el proceso de firma se vuelva a comenzar, lo cual aumenta la probabilidad de incumplir las normas. Las firmas electrónicas pueden adjuntarse electrónicamente a un contrato o una propuesta y devolverse en segundos. Esto le da a tu empresa más flexibilidad para pronosticar la finalización de proyectos.
Dato interesante: En promedio, las empresas que usan Sign reducen el tiempo de firma a siete días.
2. Ahorra dinero
Ahorrar tiempo y dinero van de la mano. Toda empresa exitosa se esfuerza por reducir costes, por lo que la automatización de procesos es una manera fácil de ahorrar en costes y aumentar el ROI. Además, al eliminar los costes de impresión, embalaje y envío, se generan más ahorros que mejoran los resultados.
3. Aumenta la productividad
Cuando los empleados pueden usar su tiempo para encargarse de tareas complejas en lugar de las tareas rutinarias y repetitivas, la productividad y la satisfacción de los empleados se disparan.
La tecnología de firma electrónica le permite a tu empresa eliminar tareas que se realizan mejor de forma electrónica.
4. Aumenta la seguridad y reduce el riesgo
¿Son seguras las firmas electrónicas? Sí, lo son por los siguientes motivos:
- Las firmas electrónicas tienen validez legal y son difíciles de falsificar, por lo cual son más seguras que las firmas manuscritas.
- Las firmas electrónicas suelen ir acompañadas de una pista de auditoría digital compuesta por correos electrónicos, firma de documentos y copias de contratos, lo que facilita su verificación.
- Los productos de firma electrónica pueden detectar incluso alteraciones y ajustes menores, lo que los hace más seguros que las firmas manuscritas que se manipulan fácilmente.
- Los documentos en papel corren el riesgo de que se extravíen o se roben; además, también pueden sufrir daños físicos.
- Las firmas electrónicas garantizan que no faltan las firmas necesarias.
- Ningún tercero puede acceder a documentos electrónicos sin autorización.
- Los documentos firmados electrónicamente se etiquetan con información como la identidad del firmante, su ubicación y la hora de la firma.
- Las firmas electrónicas se pueden proteger con métodos de autenticación biométrica y códigos de acceso para obtener una mayor seguridad.
5. Mejora la practicidad
Las plataformas de firma electrónica como Sign son prácticas y de fácil acceso, incluso para aquellos usuarios que no son expertos en tecnología. Sin importar si envías o recibes un documento, los procesos de firma son intuitivos y sencillos. Para firmar electrónicamente basta con saber usar el correo electrónico y hacer clic en algunos botones.
6. Mejora la experiencia del cliente y su lealtad con la marca
Firma documentos en cualquier lugar y momento. Ya sea que el usuario firme documentos con su móvil u ordenador y esté en la oficina o en la playa, la firma electrónica brinda acceso en tiempo real a los documentos, con lo que se agilizan las transacciones sin necesidad de imprimir ni escanear. Los clientes satisfechos son clientes leales que apoyan y promueven el negocio.
7. Aumenta la movilidad
¿Tu fuerza laboral es predominantemente móvil? Enviar documentos electrónicamente desde cualquier lugar y en cualquier momento facilita su recepción. Además, recibir y firmar documentos en dispositivos móviles acelera el tiempo de respuesta y la comodidad del cliente.
8. Ahorra recursos
Al usar firmas manuscritas, tanto los remitentes como los destinatarios deben imprimir y escanear documentos varias veces, y utilizan montones de papel y tinta de impresora costosa. Las oficinas sin papel son buenas para el medioambiente y los presupuestos de material de oficina.
9. Realiza un seguimiento de los flujos de trabajo
¿Tu documento ha sido recibido, firmado en línea o aprobado? El seguimiento de los flujos de trabajo te permite identificar el estado de los documentos con tan solo algunos clics.
10. Vacía los archivos
¿Aún tienes un almacén de documentos en papel que ocupan un espacio valioso en la oficina? Si bien debes almacenar documentos en papel durante determinados períodos, los documentos nuevos firmados electrónicamente no ocupan espacio físico. Así ya no necesitarás archivadores ni pilas de papel.
11. Garantiza el cumplimiento normativo
Es importante seguir las reglas de cumplimiento normativo en todas las transacciones comerciales. El seguimiento de los documentos en papel para cumplir con la normativa puede plantearte problemas si te hacen una auditoría. Asegurarse de que los documentos estén intactos y sin alteraciones es fundamental para evitar demandas y multas. La tecnología de cifrado de firma electrónica protege los documentos y los mantiene de conformidad con la ley.
3 niveles de firma electrónica
Recapitulemos los tres tipos de firma electrónica: básica, avanzada y calificada.
1. Firma electrónica básica
Las firmas electrónicas básicas (por ejemplo, “No soy un robot”) no tienen que ser como las firmas manuscritas. Sin embargo, son baratas, fáciles de usar y fáciles de disputar en los tribunales, lo que aumenta el riesgo de fraude.
2. Firma electrónica avanzada
Sign utiliza firmas electrónicas avanzadas, que son el mejor tipo de firma en línea para la mayoría de los casos de uso. Requieren que la identidad de la firma del firmante sea única (por ejemplo, acceso a una cuenta bancaria o número de teléfono específico). Además, se usa la tecnología de cifrado y las firmas digitales para proteger los datos contra cambios futuros.
3. Firma electrónica calificada
Las firmas electrónicas calificadas requieren tecnología específica para crearlas. Además, cada firmante debe identificarse con un proveedor de servicios específico. Este método de firma electrónica es muy seguro pero bastante costoso, lo que lo hace poco práctico para muchas empresas. Por lo tanto, las firmas electrónicas calificadas se aplican mejor a los acuerdos de alto valor o riesgo, como la propiedad o la transferencia de propiedades inmobiliarias.
¿Tienes todo a punto para adoptar las firmas electrónicas? Te presentamos Sign de CM.com
Sign tiene muchas funciones que lo distinguen de otros productos de firma electrónica:
- Alojada de forma privada: A diferencia de la mayoría de los proveedores de firmas electrónicas que utilizan nubes públicas, la plataforma Sign está alojada en un entorno operado de forma privada.
- API y usuarios ilimitados: Muchos competidores cobran una tarifa por añadir usuarios.
- Varias firmas: No importa cuántas personas firmen un documento, el precio por documento es el mismo.
- Disponible en todas partes: No se requiere ningún software ni hardware especial.
- Si no se firma, no se cobra: Los clientes solo pagan por los documentos totalmente firmados.
- Elige tu canal: Envía solicitudes de contrato a través de SMS, correo electrónico o la solución de WhatsApp Business.
- Identificación de dos factores: Integra la autenticación de dos factores a través de SMS o voz.
- Disponible 24/7: La asistencia siempre está disponible.
- Añadir métodos de verificación: Elige opciones como OTP vía SMS.
- La autenticidad está certificada: Cada documento firmado tiene adjunto un certificado único que demuestra la autenticidad de cualquier documento firmado.
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