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Firma digital

Cómo ofrecer una buena experiencia a los candidatos sin obstáculos (digitales)

Durante la última década, muchas organizaciones se han propuesto la tarea de priorizar al cliente. Sin embargo, a pesar de la batalla por nuevos talentos en el mercado laboral, este principio no determina la forma de pensar y actuar durante un proceso de selección. La digitalización de los procesos podría ayudar a convertir la acumulación de tareas pendientes en una ventaja.

Al final del primer trimestre, 334.000 personas estaban desempleadas en los Países Bajos, 50.000 menos que en el trimestre anterior. Esa es la mayor disminución registrada por la Oficina Central de Estadísticas (CBS) de este siglo. Al mismo tiempo, la cantidad de puestos vacantes sin cubrir ha aumentado de 26.000 a unos 245.000. Hay una guerra para conseguir talento, especialmente en sectores como el comercio, la sanidad, la educación, las TIC, la tecnología y, recientemente, la hostelería.

Los nuevos talentos no envían solicitudes de empleo

Debido a la pandemia de COVID-19, parece que la oferta de empleos ha desaparecido. Ese miedo no se ha hecho realidad (aún), pero las restricciones sanitarias han dificultado conseguir nuevos talentos. “Como empleador, uno debe permitir que los candidatos se comuniquen con la empresa fácilmente durante todo el proceso”, dice Niels Buijs, Lead Product marketing de CM.com. “Se deben usar los canales que ellos usan, ya sea WhatsApp, chat web o Facebook Messenger; las organizaciones tienen que adaptarse”.

Su compañero Ruben Balfort afirma que los talentos de hoy ya no envían solicitudes de empleo de forma tradicional. “Reciben constantemente ofertas de trabajo a través de LinkedIn, quieren informarse por su propia cuenta. Desean conocer y percibir la forma en que funciona una organización y cuál es su visión y cultura a fin de decidir si quieren formar parte de ella”.

Seleccionar

Los nuevos talentos tienden a muy orientados a la movilidad, continúa. “Quieren ponerse en contacto con las empresas de forma directa y en línea a través de los canales que prefieren para conocer más sobre esa empresa. En ese momento tiene lugar su primera selección”. 

El empleador puede mejorar la experiencia del candidato con un software de gestión del proceso de selección (ATS). Este tipo de sistema garantiza que el proceso de selección será bueno. Los candidatos conocen con claridad los pasos del proceso y el seguimiento después de las entrevistas es adecuado. Un buen workflow que se centre en la experiencia del candidato puede incluso convertir un rechazo en una experiencia positiva. “Las empresas que utilizan ATS son empresas ganadoras”, afirma Buijs. 


cm-nielsNiels Buijs - Lead Product Marketing
Considera usar un chatbot en el proceso de incorporación.

Firmar documentos digitalmente

En la guerra para conseguir talento, los candidatos deben encontrar la menor cantidad de obstáculos posible, también durante el proceso de firma de un contrato. “Especialmente durante la pandemia de COVID-19, muchas interacciones se realizan en línea a través de Zoom o Microsoft Teams, y no en persona. No resulta coherente pedirle al candidato después imprimir y enviar por correo postal un contrato físico firmado”.

Eso señala Buijs y añade lo siguiente: “Firmar documentos en papel es algo obsoleto, caro y requiere mucho tiempo. Firmar documentos digitalmente es sumamente fácil y todo es legalmente vinculante. Puede marcar una verdadera diferencia a la hora de que el candidato elige una oferta si ha recibido dos ofertas: una en un entorno totalmente digital y otra que debe imprimirse y enviarse por correo postal”.

Nueve horas en lugar de doce días

Además de contratos laborales, la firma digital es ideal para muchos otros documentos, por ejemplo, contratos de alquiler de coches, contratos de préstamo para ordenadores portátiles, formularios de deducciones fiscales sobre la nómina o acuerdos de formación. Las ventajas como el ahorro de tiempo son evidentes. “En la práctica se ha demostrado que la firma digital ahorra 10 minutos por documento”, dice Buijs.

Un aspecto aún más importante es el tiempo de espera para recibir un documento firmado. “La media de 12 días se ha reducido a menos de 9 horas. En muchos sectores, por ejemplo, el sector sanitario, el tiempo es esencial. Además, reduce la posibilidad de que los talentos cambien de opinión antes de firmar”.

cm-rubenRuben Balfoort - Product Marketer Sign
Ahorrar costes es un motivo decisivo para adoptar la firma digital.


Imagen

Maandag, la agencia de comisión de servicio que opera en el sector público utiliza únicamente la firma digital desde diciembre de 2020. Según la experiencia de Kirsten Soester, refuerza la imagen o la organización. “A los profesionales les gusta firmar y enviar contratos de forma digital. Y, al mismo tiempo, se reduce el uso de papel”.

Además de ahorrar espacio, la firma digital tiene otra ventaja: menos errores. Cada página contiene una inicial y los documentos no se extravían ni terminan en el archivo incorrecto. Además de eso, según Balfoort, los costes definitivamente ayudarán a tomar la decisión, y recuerda los costes de papel, impresión, sobres, franqueo y mano de obra. “Si se trabaja de manera completamente digital y se utiliza el software adecuado, se puede ahorrar hasta tres cuartas partes de los costes originales”.

Un amigo digital

El siguiente paso es el tiempo que transcurre entre la firma del contrato y el primer día de trabajo. “Muchas personas viven ese período como una brecha”, dice Buijs. “Muchas organizaciones podrían mejorar su proceso de incorporación, por ejemplo, con un chatbot, una especie de amigo digital. Este permite familiarizar a los nuevos empleados con la empresa antes de su primer día de trabajo. Se puede encargar de explicar aspectos prácticos como dónde recoger un coche de alquiler, indicar dónde aparcar, explicar qué entrada se puede utilizar y organizar las primeras reuniones. Pero también podría usarse para mostrar un vídeo de bienvenida del supervisor”.

El consejo final de Buijs es usar las herramientas adecuadas. “De preferencia, contar con un solo sistema que proporciona todo lo necesario en lugar de varios sistemas es lo más eficaz”.

Este artículo se redactó en colaboración con pwnet.nl.

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