Cómo crear fácilmente una firma electrónica en 5 pasos con Sign

Aunque el mercado de la firma electrónica sigue en crecimiento y cuenta con una impresionante tasa de crecimiento anual compuesto (CAGR) global del 33,1 %, aún hay ciertas inquietudes infundadas en torno a esta tecnología.

La realidad es que es muy fácil adoptar la tecnología de firma electrónica, que te permite firmar documentos de forma eficaz y segura en cualquier dispositivo y en cualquier momento. A continuación, te explicamos cómo funciona.

Firmas electrónicas: conceptos básicos

Si te preguntas cómo crear una firma electrónica, la buena noticia es que se trata de un proceso sencillo, que variará ligeramente según la herramienta de firma electrónica elegida y el tipo de documento que quieres firmar, pero la premisa básica es la misma.

Actualmente existen varias herramientas de firma electrónica en el mercado, pero una de ellas se sitúa por encima del resto: Sign. Sign es una herramienta rápida, segura y, sobre todo, fácil de usar. Ofrece una experiencia de firma electrónica perfecta con la que olvidarás que existía otra forma de firmar.

Cómo usar Sign en 5 sencillos pasos

Si tu empresa envía contratos u otros documentos para firmar, a continuación te presentamos una breve guía paso a paso de Sign:

1. Accede al entorno de Sign a través de la plataforma en la web o la API e inicia sesión.

2. Sube el documento como archivo PDF o Word (los archivos Word se convierten automáticamente en PDF).

3. Añade los datos de contacto del firmante.

4. Arrastra y suelta los campos pertinentes en el lugar correspondiente del documento para que el usuario los rellene.

5. Haz clic en Enviar y el destinatario recibirá el documento.

Si, en cambio, tú eres quien firma el contrato, sigue estos pasos en Sign:

1. Abre el mensaje de correo electrónico, SMS o WhatsApp desde Sign.

2. Haz clic para acceder al entorno en línea donde se encuentra el documento.

3. Introduce los datos en los campos obligatorios.

4. Añade tu firma, ya sea como un nombre escrito, una imagen de tu firma o una versión manuscrita.

5. Comprueba que todos los campos están completos y acepta los términos y condiciones. ¡Y ya está!

Las ventajas de crear firmas electrónicas con Sign

Añadir una firma electrónica no tiene por qué ser un proceso desafiante. Una de las principales ventajas es la comodidad. Por ejemplo, si has recibido un contrato que quieres firmar rápidamente, pero no estás en tu escritorio y no tienes impresora ni escáner, con Sign puedes firmar el documento desde tu smartphone.

Si estás a punto de imprimir un contrato, pero recientemente has oído historias sobre documentos físicos que se extravían y que han caído en manos equivocadas. Afortunadamente, las firmas electrónicas son más seguras: con un registro de auditoría puedes saber cuándo se enviaron, recibieron y firmaron los documentos.

Por último, las firmas electrónicas son rápidas. No tienes que esperar a que los documentos se impriman, se firmen físicamente, se escaneen ni se carguen. Sign gestiona todo ese proceso y permite a los empleados evitar tareas administrativas y concentrarse en las tareas más importantes.

No te quedes con la firma manuscrita para firmar tus documentos solo porque toda la vida se ha hecho así.