Kolibri
Dans un marché immobilier hyperactif, les agents immobiliers doivent assister les vendeurs et acheteurs rapidement. Kolibri et CM.com unissent leurs forces pour accélérer les process et offrir une meilleure expérience client. Avec l’intégration de Sign à la solution Kolibri, les agents peuvent créer des documents juridiques en un clin d’œil, les envoyer à leurs clients et obtenir une e-signature instantanément. Sam Thieme, responsable des ventes et partenariats chez Kolibri, témoigne : « Utiliser Sign est un jeu d'enfant. La solution n'a pas de coûts cachés et les clients sont facturés pour chaque document signé».
Bart-Jan Mutters, co-gérant de l'agence immobilière Mutters Makelaars aux Pays-Bas acquiesce : “Les autres solutions de signature électronique imposent souvent l'achat d'un forfait mensuel. Le montant à payer ne correspond pas toujours à l’usage que nous aurons de l’outil. De plus, les signatures électroniques via Sign sont juridiquement valables et ne nécessitent pas de discussions de dernière minute avec un notaire. Elles permettent d’agir rapidement. »
L'agence Mutters Makelaars est située au centre du pays et se compose de trois agents immobiliers et d’un assistant administratif. Son co-gérant Bar-Jan Mutters était auparavant spécialisé dans l'automatisation chez Pararius, une agence de location adepte des logiciels de Kolibri : « Nous utilisions le package complet de Kolibri et l'intégration de Sign a été très bien reçue ».
Sam Thieme ajoute : « Notre équipe technique a procédé à l'intégration de l'API fin 2020 et Sign est disponible dans notre solution depuis janvier 2021. Dès sa mise en ligne, Mutters Makelaars a souhaité intégrer Sign au package de son agence ».
Bar-Jan Mutters indique : « Ces deux derniers mois, nous avons eu recours à Sign pratiquement tous les jours. Sa plus-value est évidente. » La signature électronique réduit considérablement le temps moyen de signature et même si la tendance n’est pas nouvelle, elle s'est renforcée durant la pandémie en raison de la difficulté à rassembler tous les signataires autour d’une même table.
Bar-Jan Mutters précise : « Kolibri propose un package de bureautique complet pour les agents immobiliers. Durant la pandémie, il était préférable d'éviter les contacts physiques et les agents immobiliers apprécient l'efficacité de la signature électronique. Nous proposons ainsi différents packages et options pour nous adapter à leurs besoins. L’API Sign offre aussi une interface soignée, fluide et user-friendly. Avant cela, nous utilisions un autre programme de signature électronique non intégré à Kolibri qui limitait l’automatisation totale des process. »
Bar-Jan Mutters souligne l'importance d'une intégration complète : « L’absence d’une solution intégrée ralentit considérablement la préparation des contrats immobiliers. »
« Je suis en charge de répondre aux questions techniques de mes collègues et cela me prend aussi beaucoup de temps. Le choix de l’automatisation totale des process exige que chaque employé soit formé à l’utilisation des outils. La simplicité d’utilisation de Sign nous a donc séduits. »
Sam Thieme ajoute : « Préparer un document avec Kolibri permet de rester dans le même environnement du début à la fin. Tout le process se passe dans un environnement familier et intuitif. Le document envoyé est clair et édité selon la charte graphique de l'entreprise, ce qui crée un climat de confiance. »
Un autre avantage est que les documents envoyés via Sign n’arrivent jamais dans les spams des destinataires. Un plus pour accélérer la signature des contrats et leur réexpédition.
Bar-Jan Mutters indique : « Un contrat envoyé avec Sign la semaine dernière a reçu toutes ses signatures dans l'heure, dont deux via téléphone portable. Nul besoin de se connecter à sa boîte mail ou de parcourir ses messages indésirables pour vérifier la réception d'un document signé. Kolibri offre une vue d’ensemble mise à jour, permet de faire des changements rapides et de clôturer des transactions en une journée. » La tendance montre que la nouvelle génération d’acheteurs immobiliers souhaite désormais faire des recherches, acheter et signer en ligne.
La digitalisation de l'immobilier s'accélère et l'entreprise Mutters Makelaars a rejoint le mouvement grâce à la collaboration entre CM.com et Kolibri. Cette transition rapide du secteur immobilier n'est pas passée inaperçue pour Sam Thieme. « Lors de l’achat de notre première maison, ma compagne et moi sommes allés chez l'agent immobilier pour signer le contrat. Il ne s'agissait que d’une formalité mais nous l'avons tout de même célébré avec une coupe de champagne. L'achat de notre nouvelle maison a été une expérience très différente. J'ai signé le contrat avec mon smartphone dans ma voiture tandis que ma compagne l’a signé depuis la maison. Ce n'était pas une expérience festive ou romantique, mais ça s'est avéré très efficace. De nos jours, il est préférable de clôturer l'achat et la vente d'une maison aussi vite que possible. »
Sam Thieme ajoute : « La documentation de l'API est claire et simple, et nos clients peuvent donc se servir de Sign facilement. La solution de signature électronique Sign est aussi un ajout intéressant pour les fournisseurs de logiciels. Il est toutefois nécessaire d'avoir un CRM compatible pour envisager une intégration complète et optimale ».
Bar-Jan Mutters conclut : « Sign peut faire gagner beaucoup de temps aux agents immobiliers et c'est aussi un choix intelligent pour l'avenir. Les nouvelles générations souhaitent désormais pouvoir signer à tout moment sur n'importe quel dispositif connecté. Par ailleurs, les agents immobiliers doivent toujours se tenir prêts à assister les futurs clients et la signature électronique intégrée à Kolibri constitue une aide précieuse pour la médiation immobilière. Elle permet notamment d’envoyer une offre et d’obtenir sa signature instantanément. Cela évite de se rendre à chaque rendez-vous avec une pile de documents et de devoir tout réexpédier par voie postale. »
Enfin, le responsable des ventes et partenariats chez Kolibri souligne le gain de temps et d'argent ainsi que l’amélioration de l’expérience client. « Pouvoir créer et faire signer un document presque instantanément est une preuve de professionnalisme. Tous les contrats et documents ont la même charte graphique et tous les employés suivent un process précis ».
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