Mejora la experiencia de cliente con la firma electrónica

Hay muchos aspectos de los negocios actuales que presentan retos, pero la firma de documentos no tiene por qué ser uno ellos.

Todo el mundo alguna vez ha recibido un correo electrónico en el que se redirige a un proceso de firma complejo o mal indicado que en el mejor de los casos provoca una hora de molestias y, en el peor, el abandono de la empresa. 

Como uno de los puntos de contacto cruciales que el cliente tiene contigo, es de vital importancia que la experiencia sea fluida, segura y ágil. El cliente ha elegido tu marca; ahora es el momento de empezar a crear la lealtad, que es de suma importancia.

Nunca se debe echar la culpa al cliente del problema del proceso de firma. Asimismo, en ningún momento la firma debe incomodar, molestar o demorar al cliente. 

Te explicamos por qué la firma tradicional afecta a tu negocio y cómo puedes solucionarlo. Sigue leyendo para descubrir cuál es la solución de firma ideal.

La firma tradicional afecta a tu negocio

A continuación, te explicamos algunos de los problemas más comunes de los procesos de firma tradicionales, y por qué los procesos de firma digitales son lo mejor para aquellos negocios ambiciosos y que se centran en el cliente.

Mala experiencia del proceso de firma

Negociar y firmar un contrato es una de las primeras interacciones importantes que tiene un cliente con tu marca. Lo ideal es que este sea un proceso ágil, profesional, fluido, seguro, legal y conveniente. 

Los procesos de firma largos y confusos tienden a desencadenar una reacción muy negativa y pueden hacer que los firmantes se lleven la impresión de que a la empresa no le importa ofrecer una buena experiencia de cliente. 

Muy a menudo, las empresas no explican las opciones o los procesos de firma digital a los firmantes. Si los firmantes los descubren, normalmente deben instalar o comprar software, imprimir los documentos, firmarlos, escanearlos y enviarlos. 

Este enfoque exige mucho trabajo por parte de los firmantes: que cuenten con una impresora, tinta, papel y un escáner. También da por sentado que están dispuestos a pagar por el envío postal de los documentos y dedicar tiempo a desplazarse a una oficina que ofrezca dicho servicio. 

Además, si el proceso no es práctico para los clientes o si no se les ofrece una opción, como firmar a través de diversos canales, se llevarán la impresión de que la empresa no los valora o que no respeta su tiempo. 

Esto genera varios obstáculos innecesarios y molestos que consumen mucho tiempo y provocan insatisfacción y confusión en los firmantes, los cuales pueden decidir no firmar al final. Cuando ese sucede, los competidores aprovechan la oportunidad… 

Experiencia de cliente de primera calidad

Las marcas necesitan que la experiencia de cliente sea positiva al máximo en todos los puntos de contacto.

Digitalizar la firma de documentos agiliza los procesos y reduce el margen de error, además, esto se lleva a cabo dentro de un portal seguro que protege los datos importantes.  Una parte íntegra de ofrecer una experiencia de cliente de primera calidad es dar opciones.

Sign, la solución de firma digital de CM.com, les permite a los clientes recibir y firmar documentos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar del mundo y a través de diversos canales, como la solución WhatsApp Business, correo electrónico y mensajes SMS.

Además de ser un medio muy práctico para los clientes, esta solución agiliza el tiempo de respuesta y le da a tu marca una buena reputación en cuanto al uso de la tecnología y a la priorización de la practicidad y accesibilidad.

La firma electrónica da una buena imagen ante los firmantes, pues les facilita la vida y les permite dedicar más tiempo a tareas más importantes. Además, es más eficaz y seguro, y los clientes lo notan. Esta es una excelente manera de mejorar la experiencia de cliente.

Impacto medioambiental

Se espera que el consumo de pulpa y papel se duplique para 2060, por lo tanto, se espera el doble de residuos de papel. Al pedirles a los clientes que firmen contratos a mano, se cuestionan el compromiso de la empresa con el medioambiente y les causa conflicto pensar que no es innovadora ni moderna.

Lo ideal es hacer de la impresión de toneladas de documentos una cosa del pasado. Además de incumplir con las responsabilidades con el medioambiente, este enfoque puede generar toneladas de vergüenza frente a los firmantes y otras empresas.

No es nada recomendable ser una marca con la reputación de no darle importancia a la sostenibilidad. Además, se debe pensar en que no todos los clientes cuentan con una impresora en casa.

Según el análisis del sector de Quocirca, las ventas de impresoras a nivel mundial llevan tiempo ya en declive. Asimismo, una de las consecuencias que ha dejado la pandemia es que todo el mundo ahora está acostumbrado a usar herramientas digitales, con lo cual es posible que incluso las generaciones mayores también prescindan de la impresora en casa.

Sostenibilidad

Cuando llega la hora de la verdad, mostrar a los clientes que sigues una ética medioambiental rigurosa les demuestra que te importa cuidar del planeta y de sus habitantes.

Al mismo tiempo, demuestras que entiendes la importancia de la resiliencia económica a la vez que minimizas el impacto negativo que tu negocio y sus trabajadores tienen en el planeta.

Estos son valores importantes que merece la pena compartir, y te ayudarán a crear confianza y entablar una relación con los clientes.

Según Quocirca, una de las principales razones por las que los volúmenes de impresión habían disminuido era el avance hacia la adopción de tecnologías seguras de firma electrónica.

La responsabilidad social corporativa (RSC) es una parte íntegra de la forma en que los clientes experimentan una marca, y esto debería extenderse a todos los puntos de contacto de la experiencia de cliente que ofreces, incluidas las herramientas que utilizas. 

Si los clientes confían en el proceso de firma digital, ¿por qué no aumentar el compromiso con el medioambiente y cuidar del planeta con esta solución?

Seguridad y cumplimiento

Al usar Sign, los clientes no necesitan preocuparse por cumplir con sus responsabilidades legales. Sign cumple con el reglamento europeo de identificación digital eIDAS y la ley ESIGN de Estados Unidos, con lo que ofrece a los clientes una manera segura de firmar contratos y otros documentos.

Todos los procesos de Sign son totalmente seguros y jurídicamente vinculantes y, como hemos mencionado anteriormente, la experiencia de cliente que ofrece es insuperable. 

Por otro lado, cada día hay miles de paquetes y documentos que se pierden en manos de los servicios de paquetería. Por ejemplo, tan solo en 2020, Correos recibió un total de 249.842 reclamaciones, cuyo principal motivo fue el extravío y retraso en el envío de cartas y paquetes.

Imagínate tener que hacer la vergonzosa llamada telefónica a un cliente para informarle de que Correos u otro servicio de envíos ha extraviado su documento, y verás rápidamente las ventajas de minimizar el uso de estos servicios.

Al enviar archivos a través de un servidor digital seguro, no tienes que preocuparte por ningún extravío de documentos, ¡aprovecha la solución cuanto antes!

Esperamos que con la información proporcionada en este artículo puedas ver claramente las numerosas ventajas de usar Sign para tu negocio. Si necesitas un poco más para convencerte, prueba a pensar en las ventajas que tiene el proceso de la firma manuscrita, y dinos si encuentras alguna.