Harmony of Hardcore en 7th Sunday verbreken record ticketverkoop: de 5 learnings

Waar Harmony of Hardcore met zijn donkere kleuren de echte hardcore fans uit heel Europa aantrekt, straalt 7th Sunday met gesponsorde stages en Top 40 muziek voornamelijk vrolijkheid uit. Een groot verschil tussen twee events die maar een aantal uur na elkaar plaatsvinden, op dezelfde locatie. Toch is er een belangrijke overeenkomst. Een record in ticketverkoop!

Beide festivals waren voortijdig uitverkocht, met een record aantal verkochte tickets. Dit jaar zijn de festivals samen door maar liefst 75.000 mensen bezocht. Het vraagt innovatieve inzichten en een flinke dosis ervaring om de ticketverkoop van zulke events in goede banen te leiden. Wij spraken met Nadine van Leersum, Accountmanager bij CM.com

Onlangs zijn Harmony of Hardcore en 7th Sunday geweest. Wat kun je vertellen over de voorbereidingen in aanloop naar deze evenementen?

“De kaartverkoop voor Harmony of Hardcore en 7th Sunday startte al in januari. Het is dus belangrijk dat alle voorbereidingen zijn getroffen in de weken ervoor. Op het moment dat de kaartverkoop begint, komen hier duizenden mensen op af. Een van de belangrijke aspecten is om de kaartkoper direct al de best mogelijke ervaring te geven. Voor én uiteraard tijdens het evenement. Voor de kaartverkoop zorgen wij er samen met de organisator Par-T voor dat onder andere het thema van het evenement in elk contactmoment terugkomt. Dit geldt dus voor de ticketshop, de bevestigingsmails, de tickets en de online wachtrij. Iedere kleur en afbeelding moet kloppen. Van begin tot eind moet het in de huisstijl zijn van het evenement. Dit is onderdeel van een gestroomlijnde communicatie en service.”

Hoe verloopt de optimale kaartverkoop?

“De kaartverkoop gaat in verschillende fases. Zo is het als fan mogelijk om je te pre-registreren. Als bedankje voor je registratie krijg je eerder toegang tot de ticketshop, en kun je je kaartje met korting kopen voordat de reguliere ticketsale van start gaat. Naast de reguliere sale is er ook nog een sale in de laatste 2 weken voor het evenement.

Dit jaar zijn er ook parkeerkaarten en munten online verkocht. Zo hoeft de festivalbezoeker niet in de rij te staan om deze op locatie te kopen. Daarnaast wordt met zo’n voorverkoop het koopmoment naar voren geschoven, wat financieel gezien interessant is voor de organisator van het festival.”

Hoe verliep het scannen van de tickets tijdens de evenementen?

“Tijdens deze evenementen is gebruik gemaakt van de scansoftware van CM.com. Wij leveren de scanners aan en geven instructies over het gebruik van de scanners aan het scanpersoneel. In totaal waren er 45 poorten. Deze waren onderverdeeld in 3 categorieën. Er waren aparte poorten en scanners voor combi-tickets, regular tickets en VIP tickets.

Bij ieder ticket krijg je een andere ervaring. Zo krijgt iemand met een combi-ticket een toegangsbandje voor 2 dagen, en iemand met een VIP ticket een echte VIP ervaring met aparte toegang tot het festivalterrein. Doordat de medewerkers zich richtten op de handling van een specifieke groep wordt de wachttijd tot een minimum beperkt.

Namens CM.com zijn wij voornamelijk bij deze evenementen aanwezig om het scanpersoneel te ondersteunen. Bijvoorbeeld als iemand geen geldig entreebewijs heeft, of vragen heeft over tickets.”

 

Wat leren we van events zoals Harmony of Hardcore en 7th Sunday?

- Een optimale ervaring voor de festivalbezoeker staat centraal, en dit begint vanaf het eerste contactmoment.

- Ieder contactmoment moet in lijn staan met de look en feel van het festival. Vanaf de online wachtrij voor de kaartverkoop tot aan het scannen van de tickets. Met de ticketshop van CM.com is het mogelijk deze tot in detail in te richten.

- Een pre-sale voor de echte fans levert klantbinding op. Doordat zij eerder een kaartje met korting kunnen kopen voelen zij zich gewaardeerd en is de kans groot dat zij volgend jaar weer terug zullen komen.

- Parkeerkaarten en munten vooraf online verkopen scheelt lange wachtrijen op het terrein zelf. Daarnaast is dit financieel voordelig voor een festival organisator.

- Met de simpele scansoftware van CM.com, welke op iedere telefoon kan worden gedownload, kunnen kaarten gemakkelijk en snel worden gescand.

Na een geslaagd weekend Harmony of Hardcore en 7th Sunday 2019, is de kaartverkoop voor 2020 al van start gegaan waarbij de eerste oplage al volledig is uitverkocht. Een greep uit de komende festivals waar CM.com zich voor opmaakt zijn Mandala, WiSH Outdoor, Daydream Festival en Solar Weekend.